Pakiet biurowy Microsoft Office w wersji pudełkowej zdobył ogromną popularność. Osoby korzystające z Worda lub Excela na co dzień wiedzą, że bez tych aplikacji każda praca biurowa byłaby o wiele trudniejsza. Z biegiem lat Microsoft zauważył jednak, że firmy poszukują coraz bardziej kompleksowych rozwiązań, które umożliwiłyby wydajną pracę zespołów oraz pracowników pracujących także zdalnie. W ten sposób narodził się pomysł stworzenia nowej wersji pakietu, czyli Office 365. Dla wielu użytkowników tradycyjnego Office’a (obecnie Office 2019) nowe rozwiązanie na pierwszy rzut oka niewiele różni się od klasycznej wersji „pudełkowej”, ponieważ zawiera identyczne programy do edycji dokumentów. Różnice w rzeczywistości są bardzo duże i poznasz je z poniższego tekstu.
Opłata za korzystanie z Office 2019 oraz Office 365
Obie wersje oprogramowania, mimo identycznego zastosowania, mają zupełnie różną formę użytkowania. Office 2019 opłacany jest raz i użytkownik korzysta z niego w kolejnych latach bez dodatkowych opłat. Office 365 z kolei jest sprzedawany w formie abonamentu za usługę (co miesiąc lub rok). W tym momencie zasadne wydaje się pytanie – po co płacić za Office 365 co miesiąc skoro można korzystać z „pudełkowej” wersji wieczyście? Warto w tym miejscu sprawdzić, co oba produkty faktycznie oferują i jak pomagają prowadzić biznes w Internecie.
Office 2019 vs Office 365 – najważniejsze różnice
Najważniejsza różnica między obiema wersjami wynika z samej specyfikacji produktu. Office 2019 to po prostu zestaw złożony z Worda, Excela i Powerpointa, który zainstalować możemy na 1 komputerze. I to w zasadzie koniec zawartości pudełka, jakie oferuje w swoim sklepie Microsoft. Jak na tle wersji 2019 wypada Office 365?
Przede wszystkim należy go potraktować jako całą platformę do obsługi dokumentów firmowych i przepływu informacji w biurze. Nie jest to wyłącznie zestaw programów, jakie znamy i cenimy w pracy biurowej. Office 365 to również:
- możliwość instalacji pakietu nawet na 5 urządzeniach,
- obsługa systemów Windows/Mac, Android oraz iOS,
- dodatkowe funkcje tj. dysk w chmurze OneDrive o rozmiarze 1TB (na użytkownika),
- obsługa poczty email Outlook,
- pełne wsparcie dla urządzeń mobilnych,
- najnowsze aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa,
- wsparcie pomocy technicznej Microsoft,
Warto również wspomnieć, że Office 365 gwarantuje dostęp do zawsze aktualnych wersji programów Word, Excel i Powerpoint, nowych funkcjonalności ułatwiających pracę nad dokumentami. Do najważniejszych korzyści płynących z użytkowania pakietu Office 365 należą także:
- aplikacje dostosowane do pracy zespołowej na jednym pliku (bez konieczności wysyłki kolejnych wersji pliku mailem),
- rozbudowane opcje wersjonowania plików (możliwość przywrócenia konkretnej wersji jednym kliknięciem),
- praca z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do sieci,
- bezpieczeństwo danych dzięki korzystaniu z chmury OneDrive, obsługującej wyłącznie szyfrowane połączenie oraz funkcje kontroli dostępu,
- dostęp do komunikatora firmowego Microsoft,
- elastyczność w użytkowaniu licencji – kupujesz abonament na konkretną liczbę użytkowników, którą w razie potrzeby zwiększysz lub zmniejszysz
- niskie koszty początkowe – Office 2019 dla 1 użytkownika kosztuje nawet kilkaset złotych. Office 365 z kolei oferuje wygodny abonament miesięczny, który w przeliczeniu na 1 użytkownika jest o wiele tańszy,
- oszczędności w zakupie dodatkowych technologii lub aplikacji – w Office 365 masz wszystko, co jest potrzebne do prowadzenia biznesu w Internecie: wirtualny dysk, komunikator do wideokonferencji, aplikacje ułatwiające kontakt z klientami (np. Bookings), organizację pracy (np. Planner) i wiele innych.
Office 365 czy Office 2019 – którą wersję pakietu wybrać?
Na taką decyzję wpływa wiele czynników tj. rozmiar firmy czy charakter działalności. Mimo klarownej strategii w rozwijaniu produktu i przenoszenia go systematycznie do chmury technologicznej, Microsoft nie zamierza tak szybko zrezygnować z klasycznej wersji pudełkowej. Z drugiej strony rozwijanie swojego biznesu, szukanie nowych sposobów na pozyskanie klientów oraz budowa profesjonalnego wizerunku wymaga od przedsiębiorcy korzystania z narzędzi, które ma zawsze przy sobie i tutaj Office 365 jest zdecydowanie lepszym wyborem.
Nowa wersja oprogramowania Microsoft to zdecydowanie więcej niż tylko biurowe aplikacje, ponieważ dba o praktycznie każdy obszar działalności, w tym również bezpieczeństwo danych. Warto na koniec wspomnieć, że dzięki Office 365 polskie firmy mogą łatwiej i szybciej dostosować swoje procedury do wymogów RODO. To również ważny argument przemawiający za wyborem Office 365.
Jeśli zastanawiasz się jaki Office do domu byłby najlepszy, sprawdź aktualną ofertę usług Microsoft 365 Family i Microsoft 365 Personal (wcześniej Office 365 Home i Office 365 Personal).
