Obecnie korzystanie z elektronicznych narzędzi biurowych to konieczne must have każdej, nawet najmniejszej organizacji. Do najpopularniejszych i najszerzej znanych narzędzi należą aplikacje Word, Excel, Power Point oraz skrzynka Outlook. Od kilku lat firmy z całego świata coraz więcej środków inwestują w rozwiązania chmurowe, umożliwiające pracę na dowolnym urządzeniu, co również wspiera pracę w trybie zdalnym. Taką usługą jest m.in. Office 365, który jest następcą Microsoft Office. Jak szybko i sprawnie przejść z tradycyjnego oprogramowania offline do chmury pełnej nowych możliwości?
Wdrożenie Office 365 – od czego zacząć?
Wdrożenie Office 365 w firmie warto rozpocząć od skonfigurowania każdemu członkowi organizacji indywidualnego konta połączonego z adresem e-mail w firmowej domenie, skrzynką e-mailową Outlook oraz pozostałymi usługami pakietu. Dzięki tak przeprowadzonej konfiguracji za pomocą jednego logowania każdy użytkownik będzie miał dostęp do całego pakietu Office 365.
Przestrzeń dyskowa w chmurze
Office 365 oferuje każdemu użytkownikowi 1TB przestrzeni na dysku chmurowym OneDrive. Pozwala to na komfortowe przeglądanie, przechowywanie oraz współdzielenie dokumentów oraz plików w formie elektronicznej. Pakiet Office 365 umożliwia również stworzenie Intranetu, czyli wewnętrznej przestrzeni tylko do użytku przez użytkowników organizacji.
Jak używać Office 365? – korzystanie z narzędzi pakietu
Oprócz doskonale znanych z podstawowej wersji Office narzędzi Office 365 zapewnia dodatkowe funkcjonalności i narzędzia dostosowane do potrzeb biznesowych, które wspierają codzienną pracę. Narzędzie SharePoint służy do tworzenia bibliotek dokumentów, które mogą być następnie przeglądane i udostępniane członkom organizacji. Dysk OneDrive to przestrzeń wirtualna służąca do przechowywania plików w chmurze. Aplikacja Teams to zaawansowany komunikator wraz z opcją wideokonferencji i organizer firmowy w jednym. Korzystając z SharePoint jak i z Teams użytkownicy mogą korzystać z funkcjonalności tworzenia, współdzielenia i edytowania dokumentów bez konieczności wymiany wiadomości email z nową wersją załączników.
Czy Office 365 jest bezpieczny?
Korzystając z narzędzi biurowych użytkownicy muszą być pewni co do bezpieczeństwa wykorzystywanych dokumentów oraz aplikacji. W tym aspekcie niezwykle przydatne mogą okazać się programy do szyfrowania dokumentów oraz komunikacji e-mail – Rights Management Services oraz Azure Information Protection. Dzięki częstym aktualizacjom Microsoft chroni użytkowników swojego oprogramowania oraz zapewnia bezpieczeństwo.
Jak zorganizować i zaplanować wdrożenie Office 365 w firmie?
W sytuacji gdy potrzebujesz efektywnych narzędzi biurowych, ale brakuje Ci czasu lub umiejętności wdrożenia ich w swojej firmie, skorzystaj z pomocy ekspertów home.pl. Wybierz pakiet dopasowany do Twoich potrzeb i w krótkim czasie korzystaj z pełnej funkcjonalności oraz korzyści jakie daje Office 365.
Prowadząc mały lub średni biznes wybierz wersję podstawową konfiguracji, dzięki której:
- zostaną utworzone listy użytkowników oraz ich hasła
- zostaną przypisanie licencje dla użytkowników oraz nadanie im uprawnień
- Przypiszesz własną domeny
Kiedy natomiast potrzebujesz usług dodatkowych, wybierz wersję zaawansowaną, dzięki której oprócz usług z pakietu podstawowego otrzymasz:
- Migrację poczty z serwera home.pl
- Konfiguracja tzw. hybrydy czyli środowiska na serwerze home.pl i Exchange Online jednocześnie
Czy Office 365 wspiera pracę zdalną?
Aplikacje Office 365 są stworzone do pracy zdalnej. Dzięki możliwości korzystania z narzędzi Office 365 online oraz współpracy podczas edycji dokumentów w chmurze, możesz tworzyć, zapisywać i udostępniać wszystkie pliki gdziekolwiek jesteś. Na dodatkowe ułatwienia w pracy zdalnej wpływają również wbudowane w Office 365 narzędzia, których nie znajdziesz w tradycyjnym oprogramowaniu Office. Są to m.in.:
Microsoft Teams – komunikator dla biznesu
Microsoft Teams to narzędzie do czatu, rozmów audio raz wideokonferencji. Dzięki temu komunikatorowi zachowasz ciągły kontakt do współpracowników, szybko wymienisz wiadomości oraz prześlesz pliki. Z Microsoft Teams skorzystasz na komputerze, smartfonie (aplikacja jest dostępna na iOS oraz Androida) i w przeglądarce. Sprawdź, jakie funkcje Microsoft Teams są z perspektywy pracy zdalnej najważniejsze – https://blog.home.pl/2019/09/8-najlepszych-funkcji-w-komunikatorze-microsoft-teams/.
Word, Excel i PowerPoint online – twórz i dziel się dokumentami w chmurze
Office 365 to pakiet znanych narzędzi, które są aktualnie dostępne także w wersji online (w przeglądarce). Niezależnie od miejsca, wykorzystywanego sprzętu czy ilości użytkowników edytujących dokument – narzędzia Office 365 zapewniają pełen zakres funkcjonalności niezbędnych podczas pracy zdalnej. Poznaj różnice między Office 2019, a dedykowanym do pracy zdalnej Office 365:
Przestrzeń w chmurze dedykowana m.in. do pracy zdalnej – Dysk online Microsoft OneDrive
Każda licencja Office 365 daje użytkownikowi dostęp do przestrzeni wirtualnej, w której może przechowywać służbowe dokumenty, obrazy oraz pliki audio/ wideo. Microsoft zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa dla OneDrive, dzięki zastosowaniu silnego szyfrowania danych. Każdy użytkownik może swobodnie tworzyć, edytować oraz udostępniać pliki w przestrzeni dysku wirtualnego, a nawet zachowywać całe projekty. Poznaj wszystkie możliwości dysku Microsoft OneDrive: https://blog.home.pl/2014/12/jak-dziala-onedrive-prywatna-chmura/.
Poczta Outlook z skrzynką Exchange – niezawodna komunikacja email
Pakiet Office 365 udostępnia każdemu użytkownikowi polecaną do rozwiązań biznesowych pocztę Exchange oraz aplikację do wysyłania i odbierania e-maili Outlook. Obecnie jest to jedno z najpopularniejszych rozwiązań komunikacji email dla biznesu, które są wykorzystywane na polskim i europejskim rynku. Korzystając już z usług home.pl możesz dodatkowo powiązać Pocztę Exchange z pakietu Office 365 z oferowanymi przez dostawcę usługami serwerowymi.
Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy z wdrożeniem Office 365, lub masz pytania o narzędzia dedykowane pracy zdalnej, skontaktuj się z ekspertami home.pl poprzez dedykowaną infolinię: +48 91 432 55 72 lub poprzez formularz kontaktowy dostępny pod adresem https://pomoc.home.pl/formularz-kontaktowy.
