Komunikator firmowy jest niezbędny do płynnej, skoordynowanej pracy zespołów nad danym projektem. Przykładem takiego narzędzia jest aplikacja Teams w pakiecie Office 365 od Microsoft. Następca Skype’a dla firm otrzymał niedawno duży pakiet poprawek i nowych funkcji.
Czat i współpraca w nowej odsłonie Teams
Szybkie i wygodne rozmowy to podstawa współpracy i komunikacji w zespole. Microsoft dobrze o tym wie, dlatego wprowadził nowe funkcje usprawniające wyszukiwania wiadomości i rozmów oraz zarządzania powiadomieniami.
Filtrowanie czatu
Korzystając z Teams zdarzy Ci się korzystać z kilku czatów jednocześnie, co utrudnia później odszukanie kluczowej treści. Nowe funkcje filtrów dodane do chatów pomogą Ci w odszukaniu Twojej aktywności oraz zasobów tj. pracownicy, grupy, a nawet daną rozmowę z użytkownikiem. Następnie wybierając opcję Więcej dodasz więcej filtrów jak nieodczytane wiadomości. Słowa kluczowe działają dla pojedynczych użytkowników, zespołów i kanałów.
Wyciszanie czatu
Podobnie jak w czatach, możesz wyciszyć rozmowę na wybranym kanale. Dodano także opcję włączania powiadomień w pojedynczej rozmowie kanału, który został wyciszony. Dzięki temu otrzymasz informacje o nowych wiadomościach z jednej, konkretnej konwersacji.
Spotkania w Microsoft Teams
Jedną z ważniejszych funkcji Teams jest przeprowadzanie Spotkań – zdalnych, grupowych konferencji z członkami z organizacji i spoza niej. Microsoft dodał wiele funkcji, aby usprawnić proces ich organizowania i umożliwić dostosowanie ich do potrzeb użytkownika.
Spotkania bez zaproszeń
Nie wszystkie spotkania mogą być zaplanowane. Gdy pojawi się nagła potrzeba przeprowadzenia spotkania, skorzystaj z nowej opcji ad hoc. W zakładce Kalendarz, w prawym górnym rogu znajdziesz nowy przycisk „Rozpocznij spotkanie teraz”. Klikając go ominiesz proces planowania terminu i zapraszania użytkowników – przejdziesz prosto do nowego spotkania w Teams. Po rozpoczęciu dodasz właściwych użytkowników, którzy otrzymają powiadomienie i opcję dołączenia.
Dostosowanie interfejsu użytkownika
Domyślny interfejs spotkań w Teams wyświetla 4 użytkowników w widoku siatki 2×2. Najbardziej aktywni uczestnicy zostają wysunięci na front. Ten widok od teraz zmienisz samodzielnie poprzez przypięcie wyświetlanych użytkowników. Podczas spotkania wybierz danego pracownika i po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję „Przypnij”. Zmiany wprowadzana na Twoim ekranie nie mają wpływu na widok innych uczestników.
Powiadomienia o ominiętych spotkaniach
To opcja, która z pewnością przypadnie do gustu osobom z wypełnionym kalendarzem spotkań. Teams przypomni Ci teraz o pominiętych komunikatach, wyświetlając informacje w sekcji Aktywność. Jeśli spotkanie, o którym zapomniałeś, dalej trwa – dołącz do niego bezpośrednio klikając w dane powiadomienie.
Poprawione spotkania Teams w przeglądarkach
Najlepsza funkcjonalność i wydajność Teams dostępna jest w klasycznej aplikacji oraz we wspieranych przeglądarkach Chrome oraz Edge. Jednak nie każda osoba, z którą chcemy się komunikować posiada odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. W związku z tym, Microsoft wprowadził zmiany do przeglądarkowej wersji Teams, aby użytkownicy Internet Explorer 11, Firefox oraz Safari mogli sprawniej dołączać i brać udział w spotkaniach. Audio spotkań w przeglądarce przekazywane jest przez usługę Audio Conferencing.
Nowe funkcje rozmów
W aplikacji Teams pojawiły się również nowe funkcje związane z prowadzeniem rozmów audio.
Secondary Ringer
Wielu użytkowników rozmawiających przez Microsoft Teams korzysta z zestawów słuchawkowych lub zewnętrznych urządzeń do rozmów, przez co łatwo przeoczyć przychodzące połączenia. Za pomocą funkcji Secondary Ringer (ang. Dodatkowy Dzwonek) odtworzysz dźwięk przychodzącego połączenia na drugim urządzeniu, a sygnał rozmowy nie ominie rozmówcy.
Poprawki w poczcie głosowej Cloud Voicemail
W przeciągu ostatniego miesiąca Microsoft wprowadził kilka zmian do poczty głosowej Teams m.in. dotyczą one bezpośredniego przekierowania połączenia do usługi Cloud Voicemail. Po aktualizacji każdy użytkownik Teams samodzielnie zmieni ustawienia zasad odbierania połączeń, wyboru języka i zawartości wiadomości powitalnej.
Rozpoznawanie rozmówcy spoza Teams
Jesteśmy przyzwyczajeni do odbierania połączeń od osób, które znamy. Otrzymując połączenie zazwyczaj wyświetla się identyfikator lub wprowadzona przez nas nazwa rozmówcy. A co w sytuacji, gdy połączenie przychodzi od użytkownika z publicznej sieci (PSTN)?
Microsoft pomyślał również i o tym aspekcie, ponieważ używając Teams zidentyfikujesz użytkownika na bazie Azure Active Directory lub poprzez ID przekazywane przez operatora sieci. Funkcja dostępna jest już w aplikacji na komputery i wkrótce trafi na urządzenia mobilne. Jeżeli korzystasz z Google Chrome to wsparcie dla połączeń z Teams masz już dostępne.
Zastanawiasz się nad sprawdzeniem Microsoft Teams w swojej organizacji? Poznaj 8 przydatnych funkcji, które sprawią, że komunikacja w firmie będzie skuteczna.
