Od początku tygodnia Microsoft przedstawia nowości aplikacji pakietu Office 365. Tym razem Excel otrzymał kilka funkcji, które poprawią wygodę i usprawnią pracę oraz pozwolą kontrolować bezpieczeństwo dokumentów.
Zmiana danych na informacje przez zapytania w języku naturalnym
Zapamiętanie i wpisywanie skomplikowanych formuł jest uciążliwe i czasochłonne, przez co Microsoft pracuje nad nową funkcją, która pozwoli przetworzyć zapytania w języku naturalnym. Wpisywane w oknie Pomysły, umożliwi szybsze odnalezienie odpowiednich elementów i funkcji oraz ułatwi wizualizację dużych zestawów danych.
Zapytania w języku przeznaczone są dla początkujących użytkowników, którzy nie znają odpowiednich formuł oraz dla weteranów pracy z arkuszami chcących zaoszczędzić czas. Funkcja Pomysły nie jest jeszcze w pełni dostępna w języku polskim, lecz Microsoft bezustannie pracuje nad wprowadzaniem nowych rozwiązań na nowe rynki.
Szybsze wyszukiwanie danych dzięki XLOOKUP
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO (VLOOKUP) jest jedną z najlepszych funkcji, dostępnych w aplikacji Excel. Jej następca, XLOOKUP, od jakiegoś czasu jest już testowany w programie Insiders i otrzymuje bardzo pozytywne opinie. XLOOKUP znacznie rozbudowuje działanie swojego poprzednika, odblokowując jego ograniczenia i jeszcze bardziej ułatwiając wyszukiwanie istotnych danych.
Podczas konferencji Ignite Microsoft poinformował, że wciąż pracuje nad dostosowaniem działania funkcji przed jej udostępnieniem dla wszystkich użytkowników. Na podstawie komunikacji z testerami zmienione zostały pozycje argumentów funkcji. Niedawno dodany [if_not_found] trafi na czwarte miejsce, ponieważ wg. użytkowników jest on bardziej użyteczny niż [match_mode] i [search_mode]. XLOOKUP ma trafić do ogólnego użytku na przestrzeni kilku następnych miesięcy, a gigant z Redmond planuje wprowadzić kolejne zmiany na podstawie testów.
Widok arkusza pozwoli na współpracę bez zakłócania danych
Często zdarzają się sytuacje, w których jeden z użytkowników musi manipulować tabelą lub danymi aby wykonać swoje zdanie, co wprowadza zmiany dla wszystkich współpracujących na arkuszu. Rozwiązaniem tego problemu jest widok arkusza, który pozwoli użytkownikom wybrać, czy wprowadzić zmiany dla wszystkich lub tylko dla siebie. Zmiany wprowadzone tylko dla siebie można także zapisać w osobnym widoku, który także można udostępnić innym.
Tabele dynamiczne i skrypty zwiększą wydajność pracy
Excel jest bardzo elastycznym narzędziem, lecz czasami wyszukiwanie i wprowadzanie odpowiednich formuł staje się problemem. Odpowiedzią na to są tabele dynamiczne oraz skrypty. Dzięki dynamicznym elementom można wykonywać czynności m.in jak filtrowanie, sortowanie lub wyszukiwanie danych w tabeli, a wyniki automatycznie zostaną „rozlane” na sąsiednie, wolne komórki.
Skrypty natomiast pozwolą na automatyzację powtarzalnych czynności. Mniej doświadczeni użytkownicy mogą skorzystać z opcji nagrywania akcji wewnątrz aplikacji Excel, dla bardziej zaawansowanych jednak istnieje także możliwość ręcznego napisania skryptu i wgrania go przez API JavaScript.
Bezpieczeństwo wrażliwych danych w Excel
Zabezpieczenia danych są coraz ważniejszym tematem organizacjach na całym świecie. Wraz z wejściem w życie RODO, wiele firm musiało przemyśleć w jaki sposób przechowują i udostępniają dane oraz wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia. Excel oraz inne aplikacje Office 365 otrzymają nową funkcję, pozwalającą na kategoryzowanie wrażliwości danych. Dzięki oznaczeniu wrażliwości pliku, zostanie on zabezpieczony przed przypadkowym dostępem oraz kopiowaniem danych.
Microsoft przygotował kilka domyślnych kategorii, jednak nowe mogą zostać utworzone ręcznie. Odpowiednie oznaczenie pliku pozwoli na automatyczne kontrolowanie dostępu i możliwości edycji zawartości.
