Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że wysłana przez Ciebie wiadomość email trafiła do folderu „SPAM” (lub „Wiadomości/śmieci”) na skrzynce adresata? Skoro czytasz ten tekst to z pewnością tak! Dlaczego tak się stało i jak uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości? Zapoznaj się z naszym poradnikiem, który przybliży Ci temat skuteczności dostarczania wiadomości email.
Jakie elementy maila wpływają na dostarczenie wiadomości?
W pierwszej kolejności warto przedstawić kluczowe aspekty, przez które wiadomości email są klasyfikowane przez serwery jako spam (oraz jako prawidłowe wiadomości umieszczane w Skrzynce Odbiorczej). Na taką sytuację wpływ ma sama budowa maila oraz specyfika mechanizmu wysyłki w postaci:
- reputacji adresu IP (lub adresu hosta) serwera, który wysyła wiadomość email,
- reputacji samego adresu email, który jest autorem wysyłki,
- zawartości wiadomości email tj. temat i treść.
Każdy z tych czynników może powodować, że dana wiadomość email trafi ostatecznie do folderu SPAM na skrzynce email adresata. Czy jako użytkownik usługi hostingowej masz wpływ na to, jaką reputacją cieszy się Twój serwer lub adres email? Zdecydowanie tak, aczkolwiek warto zaznaczyć, że w niektórych przypadkach również operator hostingu powinien zadbać o prawidłowe działanie mechanizmu wysyłkowego. Zwłaszcza w momencie, gdy jesteś użytkownikiem takiej usługi od niedawna i nie miałeś jeszcze okazji do wysłania np. mailingu.
Wymieniona powyżej kolejność elementów nie jest przypadkowa. Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem poczty email, to ewentualne sprawdzenie powodów kwalifikacji Twoich wiadomości jako SPAM należy sprawdzić właśnie w ten sposób.
Jak sprawdzić czy adres IP serwera lub domena znajduje się na czarnej liście nadawców (tzw. RBL)?
Serwery pocztowe korzystają z różnych list RBL (ang. Real-time Blackhole List) na świecie, ponieważ aktualizują w ten sposób swoje filtry antyspamowe i zwiększają bezpieczeństwo poczty email. Serwisów analizujących ruch pocztowy pod kątem spamu jest na tyle dużo, że trafienie na tzw. czarną listę nadawców bywa niekiedy nieuzasadnione, a nawet przypadkowe.
Listy RBL mają również swoje zalety. Użytkownik działający wybitnie na szkodę operatora hostingu, rozsyłający spam z niebezpiecznymi linkami bardzo szybko trafi na większość list RBL i w ten sposób utraci swoją reputację oraz wydatnie obniży skuteczność dostarczania wiadomości email.
Jak sprawdzić, czy adres IP lub adres hosta z którego korzystamy jest traktowany przez zewnętrzne listy RBL neutralnie? Przygotuj najpierw niezbędne dane, które Ci to ułatwią, a więc IP i adres hosta. Zapoznaj się z prostą instrukcją jak sprawdzić IP swojego hostingu. W ten sposób uzyskasz również nazwę swojego hosta – obie informacje będą niezwykle przydatne.
Posiadasz już adres hosta oraz adres IP? Skorzystaj z dostępnych w sieci testów na obecność Twojego hostingu na listach RBL. Do najpopularniejszych serwisów tego typu należą:
- http://multirbl.valli.org/lookup
- http://www.anti-abuse.org/multi-rbl-check/
- https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
- https://www.dnswatch.info/dns/rbl-lookup
Wpisz w polu wyszukiwania adres IP lub adres hosta i poczekaj kilkadziesiąt sekund, aż narzędzie sprawdzi zewnętrzne listy RBL.
WAŻNE! Pamiętaj, że reputacja adresu IP serwera lub adresu hosta dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy wysyłasz wiadomości email z panelu pocztowego lub za pomocą aplikacji do mailingu, zainstalowanej na hostingu. Jeżeli do wysyłki wiadomości używasz zewnętrznej aplikacji pocztowej (np. Thunderbird, Outlook) to weryfikowana jest w tym momencie reputacja adresu IP dostawcy łącza internetowego.
Jak sprawdzić, jaki adres IP przydzielił operator sieci internetowej? Wystarczy skorzystać z odpowiedniej opcji w systemie operacyjnym. Na przykład w Windows 10 skorzystaj z funkcji lupy obok menu Start i wpisz „Wiersz poleceń”. Uruchom aplikację, a następnie wpisz ipconfig, aby poznać IP swojego komputera. Pamiętaj, że w przypadku najpopularniejszych operatorów Internetu ten adres IP jest zmienny i warto takie badanie wykonać raz na 1-2 tygodnie.
Co zrobić, jeśli adres IP serwera trafił na listę RBL?
W tym przypadku niezbędny jest kontakt z administratorem listy RBL. Zdecydowana większość serwisów posiada wewnętrzne narzędzie do usuwania swojego adresu IP lub oferuje adres email do wysyłki prośby.
Jakie są powody trafienia na listę RBL?
Podanie konkretnego powodu trafienia na taką listę jest trudne, a w niektórych przypadkach niemożliwe. Administratorzy list nie dzielą się taką informacją, a jedynie służą wskazówkami co zrobić, aby takiej sytuacji uniknąć. Można jednak wnioskować, że kwalifikacja naszego adresu email lub adresu IP serwera jako spamowego wynika z dotychczasowych działań tj.:
- masowa wysyłka wiadomości email niskiej jakości,
- wysłanie maili z niebezpiecznym załącznikiem,
- masowa wysyłka przez zawirusowaną stronę internetową,
- złamanie hasła do konta email przez wirusa na komputerze i wysłanie niebezpiecznych treści.
Aby zminimalizować ryzyko trafienia na listę RBL wystarczy, że będziesz przeciwdziałać powyższym zagrożeniom. Dla przykładu:
- zadbaj o to, aby Twoje wiadomości reklamowe miały opcję rezygnacji z otrzymywania ofert marketingowych oraz aby nie opierały się na treściach powszechnie uważanych za wulgarne,
- sprawdzaj za pomocą programów antywirusowych, czy załącznik dodany do wiadomości email jest wolny od szkodliwego oprogramowania,
- aktualizuj oprogramowanie strony WWW, tak aby nie posiadało luk bezpieczeństwa,
- korzystaj z oprogramowania antywirusowego w pracy lub firmie.
Czy moja wiadomość email trafi do spamu?
Nie masz pewności, czy Twój adres IP cieszy się dobrą reputacją lub czy Twoja wiadomość posiada odpowiednią jakość, aby nie zostać odrzuconą przez filtry antyspamowe? Sprawdź to za pomocą narzędzia pod adresem https://www.mail-tester.com/ . Przygotuj w pierwszej kolejności wiadomość email, którą chciałbyś wysłać np. w formie newslettera lub jako normalną wiadomość do innego użytkownika. Wygeneruj następnie pod powyższym adresem tymczasowy adres email odbiorcy Twojej wiadomości i wyślij ją.
Po chwili otrzymasz punktowy wynik oparty na takich elementach jak zawartość, kwalifikacja SPAM, reputacja IP na listach RBL oraz jakość odnośników w wiadomości. Im wyższa punktacja tym większa szansa, że Twoja wiadomość email będzie akceptowana przez większość serwerów pocztowych na całym świecie.
Pamiętaj, aby nie traktować wyniku w tym narzędziu jako gwarancji dostarczenia wiadomości email. Decydujące w tym aspekcie okażą się bowiem indywidualne ustawienia antyspamowe na docelowej skrzynce pocztowej. Nawet jeżeli Twoja wiadomość email nie zawiera szkodliwych treści i przejdzie przez filtry antyspamowe dostawcy hostingu – może zostać odrzucona przez konkretną skrzynkę email.
