W sieci roi się od cyberprzestępców i złośliwego oprogramowania, które wyrządza poważne szkody. Każde urządzenie dzisiaj przechowuje masę wrażliwych danych oraz jest połączone z internetem, co naraża je na wiele niebezpieczeństw. Świadomość o bezpieczeństwie jednak rośnie z każdym dniem, a przedsiębiorcy inwestują w narzędzia i oprogramowanie zabezpieczające firmowe dane. Na przykładzie aplikacji Microsoft 365 przedstawimy, jak zadbać o bezpieczeństwo komunikacji i dokumentów w organizacji.
Poznaj pakiety aplikacji Microsoft 365:
Jak przechowywać dokumenty elektroniczne w firmie?
Kiedyś wszystkie dokumenty przechowywane były na dyskach każdego urządzenia lub na lokalnych serwerach. Wiązało się to oczywiście z pewnym ryzykiem – w momencie awarii dysku dostęp do dokumentów był praktycznie niemożliwy, a ewentualny serwis sprzętu powodował, że firma pozostawała bez danych przez kilka tygodni.
Wprowadzenie Microsoft 365 (dawniej Office 365) zmieniło sposób pracy z dokumentami i przetwarzania firmowych danych. Technologia chmury pozwoliła firmom na wspólną edycję dokumentów w czasie rzeczywistym oraz udostępnianie ich bezpośrednio w aplikacji dla wybranych pracowników. Najważniejsza zaleta? Koniec z dziesiątkami wysyłanych maili z załącznikami. Cała praca odbywa się w jednym pliku za pomocą aplikacji Word/Excel/Powerpoint lub w przeglądarce.
Zobacz, jak chmura OneDrive pomaga spełniać warunki RODO.
Nie jest to jednak jedyna zaleta chmurowego obiegu plików. Korzystając z Microsoft 365, każdy pracownik ma dostęp do własnej przestrzeni na dysku OneDrive. Mogą być tam przechowywane nie tylko dokumenty firmowe do edycji w aplikacji Word, Excel i PowerPoint, ale także wszelkie inne pliki o dowolnym rozszerzeniu.
Dzięki OneDrive dane i dokumenty są bezpiecznie przechowywane w chmurze, poza dyskiem lokalnym twardym. Nawet przy awarii Twojego urządzenia dokończysz edycję plików i pracę za pomocą smartfona lub laptopa – wystarczy, że zalogujesz się do swojego konta pracowniczego i uruchomisz konkretną aplikację.
OneDrive sprawdza się również jako dodatkowa alternatywa do utrzymywania kopii zapasowych swoich plików. Wystarczy przy użyciu aplikacji (zarówno w systemie Windows, jak i na iOS oraz Andoridzie) zsynchronizować zawartość wybranego folderu z chmurą – pracownik dzięki temu będzie kontynuować pracę na dowolnym urządzeniu z połączeniem internetowym.
Logowanie wieloskładnikowe (MFA) jako ochrona dostępu
Coraz częściej wykorzystywaną metodą zabezpieczania danych jest weryfikacja tożsamości osoby logującej się na dane konto przy pomocy logowania wieloskładnikowego (MFA). Kiedy firma korzysta z Microsoft 365, administrator organizacji powinien wymusić na użytkownikach logowanie z użyciem MFA, przy pomocy aplikacji Microsoft Authenticator.
Po standardowym zalogowaniu się loginem i hasłem, aplikacja lub strona internetowa wyświetli komunikat proszący o potwierdzenie logowania w aplikacji. Może to się odbyć przez podanie kodu PIN lub przy użyciu danych biometrycznych z czytnika linii papilarnych, dostępnego w większości dzisiejszych smartfonów.
Jest to bardzo proste proste rozwiązanie, które nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych. Takie zabezpieczenie chroni w zaawansowany sposób dane organizacji przed dostępem nieuprawnionych osób.
Zastosowanie MFA w praktyce jest również dla administratorów skutecznym narzędziem do wychwycenia nieudanych prób logowania. Kiedy pracownik otrzyma powiadomienie z prośbą o potwierdzenie logowania w momencie, gdy nie logował się w żadnej aplikacji – istnieje szansa, że jego dane wyciekły i powinny zostać natychmiast zmienione.
Zarządzanie bezpieczeństwem urządzeń pracowników w Microsoft 365
Microsoft Office 365 jest coraz częściej używany jako rozwiązanie w formie pakietu narzędzi do pracy zdalnej, z domu. Oznacza to, że pracownicy korzystają wówczas ze służbowych komputerów i telefonów z domowej sieci internetowej, a także logują się na swoje konta z prywatnych urządzeń.
Dane na sprzęcie podłączonym do internetu zawsze są narażone na zagrożenia, szczególnie gdy mówimy o użyciu prywatnych smartfonów lub laptopów. Administratorzy muszą wówczas podjąć dodatkowe kroki, aby zminimalizować potencjalne ryzyka, wynikające m.in. z zawirusowania systemów lub ataków sieciowych z użyciem nieaktualnych aplikacji na komputerze.
Biorąc powyższe czynniki pod uwagę, należy przygotować odpowiednie procedury na możliwe scenariusze oraz nagłe potrzeby pracowników. Wśród najczęściej pojawiających się funkcji do ochrony urządzeń i danych znajdują się:
- zdalne konfigurowanie urządzeń,
- czyszczenie służbowych danych,
- zabezpieczenie dostępu do firmowej poczty,
- analiza błędów w zabezpieczeniach,
- blokowanie urządzeń na odległość,
- zabezpieczenia przed utratą danych.
Wymienione ustawienia zawarte są m.in. w usłudze Microsoft Enterprise Mobility + Security, dostępnej w pakietach Office 365 Enterprise lub jako dodatkowa usługa w dowolnym pakiecie Microsoft 365.
Czy praca w Microsoft 365 jest bezpieczna?
Usługi Microsoft już dawno wykroczyły poza ramy aplikacji biurowych. Dzisiaj są one rozwijane z myślą nie tylko o wygodzie i wydajności pracy, ale także pod kątem bezpieczeństwa użytkowników. Zapewniają one odpowiednie mechanizmy dla logowania, edycji dokumentów oraz komunikacji wewnątrz i poza organizacją.
Jeśli chcesz wprowadzić nowoczesne i bezpieczne narzędzia do pracy – zapoznaj się pakietami, które są najczęściej wybierane przez polskich przedsiębiorców:
Niezależnie, czy pracujesz w biurze czy w domu Microsoft 365 zadba o bezpieczeństwo dokumentów oraz poczty email.
Zapoznaj się z ofertą aplikacji Microsoft w home.pl:
