Podpisy kwalifikowane są dla przedsiębiorców dużym ułatwieniem przy pracy z elektronicznymi dokumentami. To nie tylko szybsze zawieranie umów bez konieczności umieszczania fizycznego podpisu pod setkami paragrafów i zapisów, ale także większy porządek w samych zasobach firmowych oraz proekologiczne działanie oszczędzające naturę. W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania przed zakupem i wdrożeniem usługi podpisu kwalifikowanego w swoim przedsiębiorstwie.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla cudzoziemca bez PESEL w Polsce?
Obcokrajowiec przebywający na terenie Polski, nie posiadający numeru PESEL, może wystąpić z wnioskiem o wydanie certyfikatu kwalifikowanego. W tym przypadku musi on posiadać dokument tożsamości lub paszport wydany przez administrację kraju pochodzenia. Certyfikat będzie posiadał takie same właściwości i skutki prawne, jak e-podpis wydany dla osoby, która posiada dokument z numerem PESEL. Zapoznaj się z pełną procedurą wydania podpisu kwalifikowanego dla cudzoziemca bez PESEL.
Jak założyć spółkę z o.o. przez Internet za pomocą e-podpisu?
W polskim systemie rejestracji nowych podmiotów gospodarczych zarejestrujesz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.) m.in. przez Internet. W tym celu należy:
- Wejść na portal Ministerstwa Sprawiedliwości: S24;
- Utworzyć nowy profil lub zalogować się do posiadanego konta;
- Uzupełnić wniosek o utworzenie nowej spółki z o.o. niezbędnymi danymi;
- Podpisać wniosek elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Wniosek wymaga podpisu przez wszystkich członków nowej spółki;
- Dokonać opłaty za rejestrację nowej spółki z o.o. i wysłać wniosek.
Założenie spółki z o.o. przez Internet posiada wiele zalet, między innymi:
- Załatwienie całości formalności bez wychodzenia z domu;
- Brak konieczności opłacenia taksy notarialnej;
- Tańsza opłata sądu rejestrującego (250zł zamiast 500zł);
- Możliwość dalszego korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego do innych rozwiązań.
Czy członek zarządu spółki musi posiadać podpis kwalifikowany?
Od marca 2019, zgodnie z ustawą o rachunkowości wszyscy członkowie zarządu spółki są zobowiązani do podpisania elektronicznie rocznego sprawozdania finansowego przesyłanego do KRS. Oprócz Profilu Zaufanego, w chwili obecnej rekomendowanym narzędziem do składania elektronicznego sprawozdania finansowego przez spółkę jest podpis kwalifikowany wydany dla każdego członka zarządu.
Czy wspólnota mieszkaniowa i organizacje NGO potrzebują podpisu kwalifikowanego do złożenia deklaracji CIT-8?
Od 2019 roku m.in. wspólnoty mieszkaniowe i organizacje pożytku publicznego (NGO) są zobowiązane do rozliczenia się z podatku dochodowego od osób prawnych elektronicznie – za pomocą formularza CIT-8. Deklarację CIT-8 należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie przesłać do Ministerstwa Finansów za pomocą dedykowanego portalu e Deklaracje.
Czy firmy biorące udział w przetargach publicznych potrzebują e-podpisu kwalifikowany do JEDZ?
Od kwietnia 2018 przedsiębiorcy są zobligowani przed przystąpieniem do przetargu publicznego, do sporządzenia jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Dokument JEDZ należy podpisać kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego np. SimplySign od home.pl, a następnie zaszyfrować wykorzystując oprogramowanie z funkcją dodawania hasła np. Winrar lub 7-Zip. W takiej formie zostaną zaakceptowane jako wiążąca oferta przystąpienia do przetargu publicznego.
Czy można uzyskać polski podpis kwalifikowany dla przedsiębiorcy poza granicą Polski?
Tak. W tym celu do standardowego wniosku o wydanie certyfikatu kwalifikowanego np. SimplySign należy dołączyć notarialne poświadczenie tożsamości wykonane w biurze notariusza. Należy pamiętać, że dokument poświadczenia powinien być sporządzony w jednym z poniższych języków:
- polski;
- angielski;
- niemiecki;
- rosyjski.
W przypadku braku możliwości uzyskania poświadczenia tożsamości w jednym z powyższych języków, do wniosku należy dołączyć tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego. Tak przygotowane dokumenty wraz z wnioskiem należy wysłać drogą elektroniczną np., mailem lub pocztą tradycyjną do siedziby Centrum Certyfikacji wydającego certyfikat.
Czy dokumenty PDF podpiszę certyfikatem kwalifikowanym bez karty i czytnika?
Tak, na chwilę obecną takie możliwości zapewnia mobilny certyfikat podpisu kwalifikowanego SimplySign w home.pl. Dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii i dwuskładnikowego uwierzytelnienia przed dokonaniem e-podpisu to rozwiązanie w 100% spełnia standardy bezpieczeństwa i kompatybilności z standardowymi certyfikatami na karcie kryptograficznej. Dodatkowo dzięki podpiszesz dokumenty PDF nie tylko na komputerze, ale również bezpośrednio w smartfonie – zapewniając pełną mobilność i uwalniając użytkownika od konieczności składania e-podpisu stacjonarnie.
Czy zarząd stowarzyszenia potrzebuje elektronicznego podpisu?
Od 2018 roku fundacje i stowarzyszenia są zobowiązane do składania raportu do Urzędu Skarbowego w formie elektronicznego sprawozdania finansowego. Dokument PDF należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem wykonanym za pośrednictwem Profilu Zaufanego. W przypadku wieloosobowego zarządu na sprawozdaniu muszą znaleźć się podpisy wszystkich struktury zarządczej.
Czy podpis kwalifikowany zawiera dodatkowe dane dla pracownika?
Certyfikat podpisu kwalifikowanego można wydać na dwa sposoby:
- Podpis kwalifikowany zawierający wyłącznie dane osoby fizycznej;
- Podpis kwalifikowany zawierający dane osoby fizycznej oraz dodatkowe dane, np. przynależność do określonej organizacji;
Certyfikat podpisu elektronicznego z dodatkowymi danymi jest bardzo przydatny, zwłaszcza gdy będzie wykorzystywany do celów biznesowych lub przez osobę piastującą stanowisko w administracji publicznej. Wydanie certyfikatu kwalifikowanego z dodatkowymi danymi wymaga dołączenia do wniosku dodatkowych dokumentów, takich jak:
Wymogi weryfikacji dla przedsiębiorcy:
- Odpis z KRS nie starszy niż 6 miesięcy od daty jego wydania lub w przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą wydruk z CEiDG;
- Zaświadczenie nadania NIP;
- Zaświadczenie REGON;
- Opcjonalnie pełnomocnictwo, jeżeli wnioskodawca z mocy prawa nie jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania przedsiębiorstwa.
Wymogi weryfikacji dla instytucji publicznej:
- Dokument potwierdzający pełnienie funkcji upoważnionej do reprezentowania instytucji publicznej (akt powołania / mianowania / wyboru);
- Zaświadczenie nadania NIP;
- Zaświadczenie REGON;
- Opcjonalnie pełnomocnictwo, jeżeli wnioskodawca z mocy prawa nie jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania instytucji publicznej. Do pełnomocnictwa należy dołączyć dokument potwierdzający pełnienie przez osobę wystawiającą pełnomocnictwo funkcji upoważnionej do reprezentowania danej instytucji publicznej.
Skąd pobrać bezpłatny certyfikat podpisu elektronicznego?
W chwili obecnej na rynku nie są dostępne bezpłatne certyfikaty podpisu elektronicznego. Darmowym zamiennikiem e-podpisu jest Profil Zaufany, którego z powodzeniem użyjesz w kontaktach z administracją publiczną. Jednak posiada on tylko ułamek możliwości jakie daje kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Sprawdź co różni podpis kwalifikowany od Profilu Zaufanego oraz dlaczego dla polecanym rozwiązaniem dla biznesu jest SimplySign – mobilny podpis elektroniczny.
