Jak zablokować spam na poczcie email?

Jednym z największych wyzwań przy korzystaniu z poczty email jest utrzymanie porządku na skrzynce odbiorczej. Przy doskonałym scenariuszu powinny się tam znajdować wyłącznie wiadomości od nadawców, które kojarzymy i które (najczęściej) dotyczą naszych codziennych obowiązków. Niestety, spamerzy w sieci bardzo często używają sprytu oraz narzędzi, dzięki którym pozyskują firmowe adresy email. W efekcie zawartość skrzynki pęcznieje od niechcianych treści. Jak ograniczyć i zmniejszyć spam na koncie pocztowym?

Spam z powodu wycieku adresu email

Najczęstszy powód zwiększonej ilości spamu na poczcie elektronicznej to wyciek adresu (a raczej przechwycenie) i dodanie go do różnych baz używanych przez cyberprzestępców do wysyłania podejrzanych korespondencji. Wycieki związane są najczęściej ze złamaniem zabezpieczeń na różnych serwisach internetowych, a nawet działaniem szkodliwego oprogramowania wykradającego np. adresy z list dostępnych w programach pocztowych.

Jak sprawdzić, czy adres email wyciekł do sieci? Skorzystaj z najpopularniejszej obecnie wyszukiwarki haveibeenpwned która zbiera dane z pojawiających się w sieci baz adresów. Serwis jest w pełni bezpieczny i prowadzony przez doświadczonego specjalistę z firmy Microsoft. Jest to projekt typu non-profit.

Co zrobić, jeżeli zobaczysz na liście wycieków swój adres email? Niestety, możliwości są w tym przypadku ograniczone. Twój adres zapewne został już udostępniony publicznie do większej grupy i zapisany na potencjalne listy spamujące wiadomościami. W tym przypadku stosuj się do zasady, że email to coś, co może uzyskać każdy użytkownik dysponujący odpowiednimi narzędziami i wolnym czasem.

Profilaktycznie zmień hasło do takiej skrzynki, zwłaszcza w sytuacji, gdy masz ją powiązaną z innymi kontami np. w mediach społecznościowych.

Filtry antyspamowe – jak blokują spam na poczcie?

Filtry antyspamowe na serwerach obsługujących pocztę działają na kilku poziomach. Najłatwiej opisać to pod kątem warstw, przez które przechodzi przykładowa wiadomość zanim trafi do Twojego folderu z nazwą „Skrzynka Odbiorcza”.

• Pierwsza warstwa jest odgórnie konfigurowana przez administratora – blokowane są w tym przypadku maile pochodzące np. z wybranej klasy adresowej, zawierające w adresie egzotyczną domenę lub adresy hostów. Na tym etapie nie jest jeszcze weryfikowana sama zawartość wiadomości.

• Druga warstwa to filtry antyspamowe działające w obrębie konkretnej skrzynki email lub serwera – na tym etapie sprawdzane są zarówno treści (tj. temat wiadomości), jak i załączniki. W zależności od stosowanej technologii na działanie filtrów wpływ ma również główny administrator, aczkolwiek dzisiaj coraz częściej stosuje się tzw. uczenie maszynowe na podstawie próbki spamu. W ten sposób filtry cały czas uczą się nowych zagrożeń i aktualizują się automatycznie, globalnie dla całego serwera.

• Trzecia warstwa to białe i czarne listy nadawców – wpływ na ich zawartość ma już docelowy użytkownik, ponieważ może za ich pośrednictwem dodawać zaufane adresy (biała lista) jak i blokować niepożądanych nadawców (czarna lista). Listy umożliwiają stosowanie uniwersalnych blokad. Dla przykładu zapis *.mx na czarnej liście zablokuje wszystkie wiadomości z domen meksykańskich, a @*.przykladowadomena.com z kolei ograniczy wiadomości z subdomen dla domeny przykladowadomena.com. Na czarnej liście można również dodać adresy IP i całe adresy email.

Na Twojej skrzynce email na pewno pojawi się folder o nazwie SPAM lub Wiadomości-śmieci – jego rolą jest odseparowanie potencjalnie spamowych wiadomości od Skrzynki Odbiorczej. Jeżeli przeniesiesz wiadomość z powrotem do Skrzynki Odbiorczej, to filtry antyspamowe nauczą się na przyszłość kierować kolejne wiadomości od tego nadawcy do głównego folderu.

Ważne! Pojawianie się wiadomości w folderze SPAM oznacza, że filtry na Twojej skrzynce działają i na bieżąco reagują na przychodzące maile. Nie traktuj więc tego zjawiska jako czegoś negatywnego. Dopiero spam na Skrzynce Odbiorczej powinien skłonić Cię do podjęcia odpowiednich działań.

Usuń adres email ze strony

Najczęstszym powodem trafienia na tzw. listy spamowe jest dostępność adresu email na stronie WWW w formie czystego tekstu (np. w stopce lub w sekcji „Kontakt”). Boty internetowe, które odwiedzają strony, zbierają takie adresy poprzez scraping (ang. skrobanie) i przesyłają do zewnętrznej bazy przeznaczonej do wysyłki spamu. Scraping adresów email można zablokować na 2 sposoby:

• poprzez blokadę bota internetowego (wymagana jest w tym przypadku znajomość techniczna przy konfiguracji pliku .htaccess),
• poprzez usunięcie ze strony WWW tekstu, w którym znajduje się adres email.

Nie stosuj również sztuczek dodając podkreślenia zamiast kropek w adresie np. biuro@nazwafirmy_com_pl, ponieważ na takie elementy współczesne boty są również wyczulone i skopiują ten tekst jako prawidłowy adres email. Zamiast tego zastosuj opcję z formularzem kontaktowym (obowiązkowo z dodanym zabezpieczeniem w formie Captcha).

Zapisy do newsletterów i innych treści na zamówienie

Treści marketingowe na skrzynkach email mogą być traktowane jako normalna wiadomość email, o ile spełniają odpowiednie standardy. Niestety, w wielu przypadkach zapisanie się do newslettera powoduje, że nasz adres (za akceptacją odpowiedniej klauzuli) jest również udostępniany podmiotom trzecim i dodawany do kolejnych baz mailingowych.

Dla przykładu – uzupełniając dane do zamówienia w sklepie internetowym otrzymujesz propozycję dodania swojego adresu do bazy newslettera celem otrzymania kodu rabatowego. Klauzula informacyjna (która jest niezbędna ze względu na RODO) mówi jednak, że dany adres może zostać przekazany do innych firm współpracujących ze sklepem internetowym w celach marketingowych.

Użytkownik dowiaduje się jednak o tym najczęściej po fakcie (ponieważ nie doczytał całej klauzuli) i jego skrzynka email wypełnia się treściami handlowymi od innych podmiotów. Takie wiadomości powinny posiadać odpowiedni przycisk do usunięcia adresu z bazy.

Mniej spamu na skrzynce email – jak to zrobić?

Zjawisko spamu na poczcie email jest dzisiaj powszechne, a całkowita blokada niechcianej korespondencji będzie dla Ciebie trudnym wyzwaniem. Nie mniej, możesz ten proceder ograniczyć stosując się do kilku prostych kroków:

1. Jeżeli prowadzisz biznes w internecie, korzystaj z poczty komercyjnej we własnej domenie tj. Google Workspace lub Poczta Biznes w home.pl. Zrezygnuj z darmowych skrzynek pocztowych oferowanych na różnych portalach, ponieważ są one bardzo często celem ataku spamerów.
2. Dbaj o higienę swojej skrzynki firmowej – podawaj adres email tylko wtedy, gdy jest to konieczne np. przy kontaktach z klientami.
3. Jeżeli sprzedajesz poprzez sklep internetowy i korzystasz z mechanizmów do automatyzacji korespondencji, wybierz do tego dedykowany email np. zamowienia@, nie-odpowiadaj@ lub sklep@.
4. Dodatkowym filtrem antyspamowym może być dobry antywirus na komputerze. Jeżeli korzystasz z aplikacji trzecich do obsługi poczty email to antywirus przeniesie spam do osobnego folderu.
5. Unikaj podawania adresów email w formie czystego tekstu na stronie WWW, kodach QR lub materiałach reklamowych.
6. Jeżeli w Skrzynce Odbiorczej pojawi się spam – nie kasuj go, tylko oznacz jako wiadomość spamową. W ten sposób filtry na skrzynce email będą mogły się aktualizować.