Branża hotelarska, turystyczna, fryzjerska, kosmetyczna, a nawet medyczna borykają się nieustannie z nieskutecznymi rezerwacjami od klientów poprzez strony internetowe. Dochodzi wówczas do sytuacji, gdy wszystkie terminy wizyt są zajęte, a w rzeczywistości połowa z nich kończy się nieobecnością potencjalnego klienta. Dla firmy jest to przede wszystkim realna strata finansowa. Jak powinien działać dobry system rezerwacji online? Z tego artykułu dowiesz się, jak dobrze go wybrać i skonfigurować, a także umieścić na stronie internetowej, wykonanej w WordPress.
System rezerwacji poprzez formularz kontaktowy
Dużo przedsiębiorców za system rezerwacji uważa prosty formularz kontaktowy. Warto jednak zaznaczyć, że jak dobrze by nie był on wykonany, komunikacja w tym przypadku działa wyłącznie w ramach jednego kanału kontaktu mailowego na linii klient – właściciel strony. Nie rozwiązuje on również problemu automatyzacji np. dodania terminu do kalendarza lub wysyłki powiadomień o zbliżającej się wizycie.
Prosty formularz jest niewątpliwie przydatny, ale trudno uznać go za „system rezerwacji”, skoro i tak większą część rzeczy musimy wykonać jako przedsiębiorca ręcznie. Najłatwiej opisać ten proces z perspektywy właściciela salonu fryzjerskiego, który po kontakcie klienta przez formularz musi:
- zapisać wizytę w osobnym kalendarzu,
- zamówić i przygotować odpowiednie produkty,
- poinformować innego pracownika SMSem jeżeli ten ma docelowo wykonać usługę,
- zadzwonić do klienta przed wizytą,
- przygotować salon na wizytę.
Liczba informacji, jaka może wpłynąć do obsługi rezerwacji może być przytłaczająca, co już na starcie utrudnia komunikację z resztą personelu. Dlatego tak ważne jest, aby system rezerwacji był przynajmniej częściowo automatyczny i powiadamiał o zakupionych usługach nie tylko klienta, ale także pozostałych pracowników.
System rezerwacji za pomocą wtyczki w WordPress
Jeżeli posiadasz stronę internetową w WordPressie to wiesz doskonale, że za pomocą odpowiednich wtyczek wzbogacisz serwis o dowolny element. Dotyczy to również modułów rezerwacji, które są dostępne w oficjalnym repozytorium WordPressa. Warto jednak pamiętać, że tego typu rozwiązanie ma swoje wady:
- wtyczka z systemem rezerwacji wymaga dokładnej konfiguracji technicznej,
- aktualizacja wtyczki spoczywa nie tylko na jej autorze, ale również właścicielu strony internetowej,
- bezpieczeństwo wtyczki zależy od autora (dziurawa, nieaktualizowana wtyczka umożliwia włamanie do serwisu),
- dostępność wtyczki i danych zbieranych za jej pośrednictwem – kto powinien mieć do tego dostęp?
- wtyczka w WordPressie to wciąż element strony – jeżeli strona przestaje funkcjonować to moduł rezerwacji również nie będzie dostępny,
- wtyczki w wersji darmowej oferują najczęściej niewiele większe możliwości niż formularz kontaktowy.
System rezerwacji w WordPressie z powiadomieniami email i SMS
Jeżeli prowadzisz biznes turystyczny, gabinet kosmetyczny, medyczny lub fryzjerski to wiesz doskonale, jak ważne jest regularne powiadamianie klientów o zbliżającej się wizycie. W natłoku obowiązków nie każdy ma czas na sprawdzanie swojego kalendarza, a już tym bardziej skrzynki email. Przegapienie lub niepoinformowanie o rezygnacji jest częstym zjawiskiem np. w 2018 roku co trzeci Polak nie przyszedł na umówioną wcześniej wizytę u lekarza. Oznacza to nie tylko stratę finansową dla lekarza, ale również wpływa niekorzystnie na zdrowie innych pacjentów (którzy mogliby na absencji innego klienta skorzystać). A przecież taka sytuacja może mieć miejsce w każdej branży usługowej.
Jak w tej sytuacji zwiększyć skuteczność wizyt klientów? Skorzystaj przede wszystkim z systemu rezerwacji, który:
- Umożliwia rezerwację wizyty poprzez stronę WWW oraz stronę na Facebooku. Co ważne, powinien być to jeden system, a więc bez względu na źródło kontaktu z klientem, kalendarz wizyt jest jednakowy dla wszystkich,
- Ułatwia zarządzanie wizytami za pomocą wygodnego panelu (co może być przydatne, gdy jesteś w trasie lub poza firmą),
- Dostępny jest w wersji mobilnej, co umożliwia sprawdzenie kalendarza wizyt na smartfonie,
- Udostępnia bramkę płatniczą do opłacania wizyt/rezerwacji – w ten sposób zmotywujesz klientów do pojawienia się w salonie/biurze 🙂
- Wysyła wiadomości SMS po rejestracji oraz przed sam wizytą.
Wdrożenie systemu rezerwacji w takiej formie może wydawać się trudne, ale na szczęście nie jest. Na rynku są już dostępne rozwiązania, które oferują gotowy pakiet funkcji do zarządzania wizytami i są skierowane do początkujących użytkowników. Wystarczy kilka minut, aby odpowiednio skonfigurować system dla swoich pracowników (np. asystentów w salonie) oraz klientów. Poniżej dowiesz się, jak dodać gotowy widget na stronę z WordPressem przy użyciu systemu rezerwacji w home.pl (zarezerwuj.pl).
Jak uruchomić system wizyt/rezerwacji?
Od czego zacząć? Instalacja wtyczki? Konfiguracja formularza? Nie, jeszcze nie (wtyczka nie będzie Ci nawet potrzebna!). Najpierw musisz uruchomić zewnętrzną usługę rezerwacji. Znajdziesz ją np. w ofercie home.pl. Po zamówieniu otrzymasz niezbędny klucz do aktywacji konta na zarezerwuj.pl. Cały proces ogranicza się do 2 kroków:
- Dodania klucza licencyjnego na koncie,
- Uzupełnienia danych firmowych w formularzu rejestracji (tak jak na obrazku poniżej),
Całą ścieżkę aktywacji konta znajdziesz w TYM miejscu.
Jak dodać kalendarz wizyt w systemie rezerwacji?
W drugim etapie wystarczy dodać kalendarz wizyt oraz numer telefonu (i adres email) do kontaktu klienta. W panelu zarezerwuj.pl wykonasz to w szybki i łatwy sposób. Dużą zaletą tego rozwiązania jest fakt, że w jednym oknie wskażesz zakres i rodzaj usług, a także cennik i przykładowy czas wykonania usługi (wizyty). Dzięki temu Twój kalendarz od razu zostanie wzbogacony o odpowiednie przedziały czasowe wynikające z Twojego dnia pracy oraz rodzaju świadczonych usług.
Pełną listę opcji kalendarza poznasz TUTAJ.
Jak uruchomić powiadomienia SMS o zbliżającej się wizycie?
Wysyłka wiadomości SMS jest bardzo przydatna zwłaszcza dla zapracowanych klientów, którzy nie mają czasu na sprawdzanie swojej skrzynki email. Powiadomienie o zbliżające się wizycie jest również podkreśleniem Twojego profesjonalizmu i troski o klienta. Dzięki systemowi rezerwacji zarezerwuj.pl Twoje SMSy będą wysyłane automatycznie. To, co musisz zadbać to odpowiednia treść, która będzie dopasowana do Twoich usług. Na szczęście na pomoc przychodzą tzw. elementy zmienne, które pobiorą najważniejsze informacje o:
- typie wybranej usługi
- terminie wizyty
- godzinie wizyty
- pracowniku, który wykona usługę (jeżeli dodałeś ich do swojego systemu rezerwacji)
Prosty i wygodny szablon SMS znajdziesz w panelu zarządzania systemem zarezerwuj.pl.
Jak dodać kalendarz rezerwacji na stronę z WordPressem?
Po skonfigurowaniu kalendarza oraz powiadomień SMS przystąp do dodania systemu rezerwacji do swojego WordPressa. Nie będzie ci potrzebna do tego żadna wtyczka, ponieważ całość odbywa się poprzez dodanie zewnętrznego kodu. Musisz go w pierwszej kolejności skopiować z panelu zarezerwuj.pl:
Po skopiowaniu kodu wystarczy, że zalogujesz się do panelu strony w WordPressie i na wybranej podstronie dodasz blok „Własny HTML”:
W bloku umieść skopiowany kod i zapisz zmiany. Od teraz na Twojej stronie wyświetli się gotowy i funkcjonalny system rezerwacji!
Zobacz przykładowe wersje demonstracyjne takiego formularza
Dla jakiej branży warto uruchomić kalendarz wizyt i system rezerwacji?
System rezerwacji online jest przydatny praktycznie w każdej branży usługowej, która wymaga uprzedniego kontaktu z klientem. Noclegi, usługi fryzjerskie, usługi kosmetyczne, usługi kancelarii prawnej oraz gabinety z prywatną praktyką lekarską to oczywiste przykłady, w których odpowiednio skonfigurowany kalendarz umożliwia płynną pracę i większą skuteczność wizyt klientów.
Ale sam system rezerwacji służy nie tylko usługom stacjonarnym. W przypadku usługi zarezerwuj.pl możesz zintegrować swój kalendarz z komunikatorem Teams oraz Zoom Meetings, co otwiera o wiele większe możliwości np. w profesji nauczyciela języka angielskiego lub trenera personalnego. Ułatwia także prowadzenie indywidualnych szkoleń zdalnych.
Szukasz sprawdzonego i łatwego w obsłudze systemu do planowania wizyt? Sprawdź wszystkie możliwości systemu zarezerwuj.pl:
