Podpis elektroniczny to proste i szybkie narzędzie do podpisywania dokumentów i wysyłania ich do klientów, pracowników lub organów administracji publicznej. Podpisu kwalifikowanego użyjesz w niemalże każdym aspekcie funkcjonowania Twojej firmy np. składając deklarację ZUS i JPK. Z tego artykułu dowiesz się w jakich sytuacjach efektywnie skorzystasz z certyfikatu kwalifikowanego.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany SimplySign uzyskasz w 5 prostych krokach:
- Wejdź na stronę home.pl i kup: SimplySign: Mobilny Podpis Elektroniczny;
- Po zaksięgowaniu środków otrzymasz elektroniczny kod aktywacyjny wraz z instrukcją dalszego postępowania;
- Zdecyduj, czy potrzebujesz certyfikatu podstawowego czy z rozszerzonymi danymi np. informacją o firmie/ instytucji publicznej i wygeneruj potrzebne dokumenty;
- Skontaktuj się z Punktem Potwierdzania Tożsamości, np. eSIGN i umów się na wizytę. Zabierz wygenerowane dokumenty i dowód tożsamości lub inny, równoważny dokument (oraz fakturę zakupu certyfikatu w home.pl, aby uzyskać specjalną zniżkę na weryfikację tożsamości w eSIGN)
- Potwierdź tożsamość w punkcie i otrzymaj certyfikat podpisu kwalifikowanego.
Zamawiając kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign ułatwiasz sobie pracę z wieloma dokumentami firmowymi, podpisując je zdalnie bez konieczności wizyty w biurze. Kliknij w poniższy przycisk i sprawdź, jak zamówić e-podpis:
Jakie instytucje akceptują podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny pozwoli Ci na wymianę dokumentacji z kontrahentami i urzędami. Nie musisz w ten sposób wysyłać korespondencji tradycyjną pocztą, ponieważ podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak ten fizyczny. Sprawdź, w jakich dokładnie dziedzinach e-podpis ułatwi Ci pracę i zaoszczędzi dodatkowy czas.
Przeczytaj więcej o tym, dlaczego warto mieć mobilny podpis elektroniczny.
Podpis elektroniczny w kontakcie z ZUS
Do kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych zobowiązana jest każda firma. Jeśli jednak korzystasz z programu Płatnik i rozliczasz składki dla więcej niż 5 osób, masz obowiązek przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Za pomocą Płatnika:
- stworzysz i wyślesz dokumenty ubezpieczeniowe,
- zaimportujesz dane z systemu kadrowo-płacowego,
- zweryfikujesz dokumenty przed wysłaniem,
- dla ubezpieczonych stworzysz informacje miesięczne i roczne,
- zweryfikujesz swoje dane z bazą ZUS,
- otrzymasz dostęp online do danych na koncie płatnika i osób, które zatrudniasz.
Podpis kwalifikowany w Urzędzie Skarbowym
Zgodnie z postanowieniami ustawy z 2015 roku, firmy zatrudniające powyżej 5 osób zobowiązane są do przesyłania dokumentów rozliczeniowych do US elektronicznie. Taka forma jest szybsza, bezpieczna i bezpłatna. Warunkiem korzystania z takiego rodzaju kontaktu jest posiadanie podpisu kwalifikowanego, np. SimplySign.
Dokumenty wysyłane elektronicznie muszą być podpisane przez samego podatnika lub upoważnioną do tego osobę. Aby udzielić takiego pełnomocnictwa, należy wypełnić formularz UPL-1. Wykonasz to tradycyjnie lub elektronicznie – przez platformę ePUAP, podpisując taki wniosek certyfikatem kwalifikowanym.
Kontakt z Krajowym Rejestrem Sądowym
Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS w formie elektronicznej dotyczy wszystkich spółek handlowych. Wymóg ten obowiązuje wobec kierownika firmy lub członków zarządu oraz pracownika prowadzącego księgi rachunkowe.
Sprawozdania do e-KRS należy podpisać do 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Następnie dokument muszą zatwierdzić odpowiednie organy w firmie tj. walne zgromadzenie wspólników – maksymalnie 6 miesięcy od daty dnia bilansowego. Złożenie sprawozdania do KRS musi nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
Całe sprawozdanie i wszystkie dodatkowe dokumenty trafiają do KRS tylko drogą elektroniczną i muszą być opatrzone podpisem elektronicznym lub uwierzytelnione profilem zaufanym.
E-podpis w CEiDG
CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) to rejestr osób fizycznych, wykonujących działalność gospodarczą na terenie Polski. Dzięki CEIDG złożysz wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, zmienisz dane istniejącego wpisu lub zawiesisz, czy zamkniesz firmę.
Aby skorzystać z systemu CEIDG i złożyć elektroniczny wniosek, wymagane jest zalogowanie się za pomocą profilu zaufanego lub użycie podpisu elektronicznego. Z e-podpisem swoją działalność założysz również online i podpiszesz nim wszystkie wnioski w CEIDG.
Podpisywanie dokumentów w ramach Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
Generalny Inspektor Informacji Finansowej stanowi główny element polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Do GIIF raportowane są informacje o transakcjach ponadprogowych, tj. przeciętnej wpłacie lub dokonanej wypłacie pieniędzy oraz o wykonanym transferze środków pieniężnych:
- przyjętej wpłacie lub wypłacie o równowartości powyżej 15 tys. euro,
- wykonanym transferze o równowartości powyżej 15 tys. euro.
Do składania danych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej wymagany jest certyfikat kwalifikowany.
Postępowanie z zamówieniami publicznymi i konkursami
Od 1 stycznia 2021 roku każde zamówienie publiczne oraz konkurs, którego wartość wynosi przynajmniej 130 tys. zł netto, musi być prowadzone drogą elektroniczną.
Jeśli wartość zamówienia publicznego jest mniejsza niż progi unijne, ofertę należy składać w formie elektronicznej, opatrzonej podpisem osobistym, podpisem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym.
Jeśli jednak wartość zamówienia lub konkursu przekracza progi unijne, ofertę obowiązkowo należy opatrzyć certyfikatem kwalifikowanym.
Czy podpis elektroniczny zastępuje dokumentację papierową?
Wiele firm obawia się rezygnacji z papieru ze względu na wątpliwości związane z ważnością prawną dokumentów podpisanych elektronicznie. Podpis elektroniczny jest prawnie uznany w wielu krajach. W państwach Unii Europejskiej obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które wprowadza jednolite standardy oraz akceptację cyfrowych podpisów. Cechą charakterystyczną podpisu kwalifikowanego jest jego równoważność podpisowi odręcznemu pod względem prawnym. Oznacza to, że e-podpisu użyjesz w każdej sytuacji, gdy wymagany jest podpis tradycyjny.
Podpisu elektronicznego z powodzeniem użyjesz w kontakcie z administracją publiczną na różnych szczeblach oraz w biznesie.
