Podpis kwalifikowany to narzędzie, dzięki któremu podpiszesz każdy elektroniczny dokument z taką samą mocą prawną, jaką niesie podpis odręczny. O tym, dlaczego jest to idealne rozwiązanie dla branży prawniczej, opowiada Paulina Piątek-Gabryś – radca prawny i Head of Legal Team w home.pl.
Mobilny podpis kwalifikowany w codziennej pracy prawnika
Maciej Jakubowski, Content Marketing Specialist w home.pl:
Cyfryzacja obiegu dokumentów w niektórych branżach jest już standardem. Czy codzienne zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest powszechne również w środowisku prawniczym?
Paulina Piątek-Gabryś, Head of Legal Team w home.pl:
Wiedza o możliwych zastosowaniach kwalifikowanego podpisu elektronicznego z pewnością jest w branży prawniczej powszechna. Każdy prawnik doskonale wie, że kwalifikowany e-podpis jest wiążący na równi z podpisem własnoręcznym.
Mniej powszechne jest natomiast faktyczne wykorzystanie e-podpisów w codziennej pracy. Moim zdaniem nie wynika to z niechęci prawników do technologii, a raczej z konieczności prowadzenia postępowań sądowych, w których jednak nadal dominującym nośnikiem danych jest papier.
W jakich sytuacjach podpis kwalifikowany przydaje się w pracy prawnika?
Podpisu kwalifikowanego warto używać zawsze wtedy, gdy konieczne jest natychmiastowe działanie – bez poświęcania czasu na wydruk, zakopertowanie, zaadresowanie i wysłanie tradycyjnej przesyłki. Można w ten sposób z powodzeniem składać wiążące oświadczenia woli, prowadzić korespondencję, zawierać, aneksować i rozwiązywać umowy.
Jakie dokumenty najczęściej podpisujesz za pomocą e-podpisu?
W codziennej pracy kieruję się zasadą paperless, a więc e-podpis gości na niemal wszystkich podpisywanych przeze mnie dokumentach. Najczęściej są to pisma w sprawach naszych klientów, umowy i różnego rodzaju oświadczenia.
Czytaj więcej o zastosowaniu e-podpisu w kancelarii prawnej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny a podpis odręczny
Jak oceniasz swoją codzienną pracę „przed” i „po” wyrobieniu sobie podpisu elektronicznego?
Rzeczywistość „po” założeniu podpisu kwalifikowanego oceniam bardzo dobrze. Odkąd posługuję się podpisem elektronicznym, znacznie zmniejszył się przyrost objętości naszego papierowego archiwum.
Skróceniu uległ również czas poświęcany na wysyłkę korespondencji oraz liczba osób, które w tę wysyłkę są angażowane. Ponadto nie muszę być obecna w biurze, aby złożyć podpis i załatwić sprawę – mogę to zrobić, pracując zdalnie. Mój zespół też docenia tę wygodę i oszczędność czasu.
Dział prawny home.pl chwali sobie używanie e-podpisu na co dzień. A jak to wygląda na zewnątrz? Zdarzyło Ci się, by klient lub partner biznesowy wymagał w jakiejś sprawie jedynie podpisu odręcznego?
Tak, i to niejednokrotnie. Trudno powiedzieć, z czego to wynikało. Podejrzewam, że z przyzwyczajenia lub być może z wewnętrznych regulacji, obowiązujących w organizacjach, z których te osoby pochodziły.
Niemniej zawsze staramy się takim osobom przypomnieć przepisy prawa, decydujące o skuteczności kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wskazujemy, że muszą się zadowolić elektroniczną formą dokumentu.
Co sprawia, że e-podpis „wygrywa” z podpisem tradycyjnym i papierowym obiegiem dokumentacji?
Można go złożyć, pracując zdalnie, a podpisane dokumenty zarchiwizować elektronicznie. Ponadto ogromną zaletą jest oszczędność czasu, ponieważ przy dużej liczbie dokumentów ich skompletowanie, zakopertowanie, zaadresowanie i wysłanie pocztą potrafi zająć wiele godzin.
Bardzo ważne są także: gwarancja autentyczności e-podpisu, pewność daty i godziny jego złożenia, a także znacznie mniejsze ryzyko sfałszowania. Pod tym względem podpis odręczny „przegrywa” z certyfikatem kwalifikowanym.
Co w takim razie z bezpieczeństwem cyfrowej dokumentacji? Czy elektroniczna archiwizacja jest pod tym względem lepsza od przechowywania „papierów” w szufladach, magazynach itp?
Bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w sposób cyfrowy, podobnie jak bezpieczeństwo dokumentacji papierowej, wiąże się z koniecznością stosowania właściwych dla tej formy procedur i środków. Niemniej archiwizacja elektroniczna prowadzona w sposób odpowiedzialny, z zachowaniem wszelkich współczesnych zasad bezpieczeństwa i redundancji, zawsze będzie mieć w mojej ocenie przewagę nad archiwizacją papierową.
Dokumentami w formie elektronicznej łatwiej się zarządza, łatwiej się je porządkuje i przegląda. Przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi możemy z archiwum elektronicznego stworzyć wielofunkcyjną bazę danych i znacznie ułatwić sobie pracę, chociażby przy tworzeniu skomplikowanych pism czy umów, wymagających sięgania do wielu źródeł jednocześnie.
Bezpieczeństwo elektronicznej dokumentacji zwiększysz dzięki wykonywaniu regularnej kopii zapasowej (backupu).
Mobilny podpis elektroniczny nie tylko w pracy, ale i do użytku osobistego
Od strony biznesowej e-podpis sprawdza się znakomicie. Jak często jednak załatwiasz elektronicznie swoje osobiste sprawy?
Zawsze, gdy tylko mogę, w myśl zasady paperless i celem oszczędności czasu.
A jak to wygląda od strony finansowej? Czy używanie e-podpisu faktycznie generuje oszczędności czasu i pieniędzy?
Zdecydowanie, tak. W codziennej pracy prawnika obrót papierową dokumentacją zawsze wiąże się z zaangażowaniem pracy kilku osób. Odpowiedzialni są kolejno za jej przygotowanie, wydruk, skompletowanie załączników, przedłożenie do podpisu, następnie zakopertowanie, zaadresowanie, nadanie na poczcie (wystanie swojego w kolejkach), włożenie do akt.
W obrocie elektronicznym tych czynności jest mniej i w wielu przypadkach można je wykonać dosłownie jednym kliknięciem.
Rozmowa z Pauliną Piątek-Gabryś, prawniczką w home.pl.
—
Jaki podpis kwalifikowany wybrać?
Jeśli szukasz sprawdzonego i wygodnego e-podpisu, poznaj mobilny podpis elektroniczny SimplySign by Asseco:
- 100% mobilności – bez karty kryptograficznej i czytnika.
- Dostęp na dowolnym urządzeniu: Windows, macOS, Android, iOS.
- Szybka weryfikacja i uzyskanie certyfikatu w punktach partnerskich eSIGN.
Czytaj więcej
