Dla firm

Jak korzystać z podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej?

Podpis elektroniczny dla prawnika lub radcy prawnego to narzędzie, które można z powodzeniem wykorzystać zarówno w elektronicznej wymianie dokumentów z sądem, jak i podczas zdalnego reprezentowania swoich klientów. Jakie dodatkowe korzyści dla kancelarii przynosi zakup podpisu kwalifikowanego?

Jakie jest zastosowanie podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej?

Główną zaletą podpisu elektronicznego jest szybkie zarządzanie wewnętrznym obiegiem dokumentów. Wszystkie pliki podpisane certyfikatem kwalifikowanym posiadają identyczną moc prawną, jak dokumenty papierowe. Są jednak tańszą i bardziej ekologiczną alternatywą do tradycyjnego obiegu dokumentów. Nie wymagają bowiem druku oraz inwestycji w fizyczne archiwum, a więc oszczędzają czas, miejsce i pieniądze.

Wydawanie dokumentów prawnych na życzenie klienta

Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w formie cyfrowej to pełna gotowość do natychmiastowego przygotowania oraz przekazania niezbędnych dokumentów prawnych na życzenie klienta. W przypadku wysyłki dokumentów, pliki w formie cyfrowej znajdą się na emailu klienta w parę sekund, a w formie papierowej dotrą za kilka dni. Podpis kwalifikowany radcy prawnego zapewni moc prawną analogiczną jak podpis odręczny, a więc w kwestii szybkości przekazania e-dokumentów certyfikat kwalifikowany nie ma sobie równych.

Cyfrowa komunikacja z sądem i urzędami administracji publicznej zdalnie

Korzystając z e-podpisu zapomnisz o stresie związanym ze staniem w kolejce w celu uzyskania stempla pocztowego zgodnego z terminem wysyłki dokumentów. Podpis kwalifikowany wraz z kwalifikowanym znacznikiem czasu zatwierdza nie tylko Twój podpis, ale również czas jego złożenia. Następnie cyfrowy dokument wystarczy przesłać mailem do sądu lub urzędu administracji publicznej.

Zawieranie umów cywilno-prawnych cyfrowo i zdalnie

Posiadając e-podpis kancelaria może z powodzeniem zawierać cyfrowe umowy cywilno-prawne. Podpisy złożone w oparciu o certyfikaty kwalifikowane są pełnoprawną formą zawierania umów. Brak konieczności sygnowania dokumentów papierowych oszczędza nie tylko czas na wysyłce, ale również poszerza obszar działania kancelarii i reprezentowania klientów również z innych miast, a nawet poza granicami kraju.

Czy podpis kwalifikowany jest popularnym narzędziem wśród radców prawnych i prawników?

Jak wynika z raportu Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce, podpis elektroniczny jest czwartym w kolejności narzędziem cyfrowym, najchętniej wykorzystywanym przez osoby reprezentujące sektor prawny. Jednocześnie certyfikat kwalifikowany został wyszczególniony jako jedno z najbardziej pożądanych przez prawników narzędzi, które chcieliby zacząć wykorzystywać w swojej codziennej pracy.

Zastosowanie podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej
Podpis elektroniczny jest jednym z najchętniej wykorzystywanych oraz pożądanych narzędzi cyfrowych wśród przedstawicieli zawodów prawniczych. Źródło: raportu Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce, str. 4.

Podpis kwalifikowany dla radcy prawnego – prywatny czy z danymi kancelarii prawnej?

Podpis kwalifikowany dla radcy prawnego (lub prawnika) może zostać wydany w dwóch wariantach:

  • Certyfikat kwalifikowany (osobisty) – jest to certyfikat kwalifikowany, który zostanie wydany w oparciu o dane wnioskodawcy jako osoby fizycznej. W certyfikacie znajdą się takie informacje, jak imię, nazwisko czy numer PESEL. Jednak odbiorca dokumentu z takim e-podpisem nie będzie mógł natychmiastowo powiązać nadawcy z miejscem pracy np. kancelarią. Jest to podpis uniwersalny, ponieważ można go używać zarówno do celów zawodowych, jak i w życiu prywatnym.
  • Certyfikat kwalifikowany (z dodatkowymi danymi) – ten rodzaj certyfikatu jest dedykowany rozwiązaniom biznesowym. W polach certyfikatu podpisu, oprócz danych osoby fizycznej, znajdą się informacje takie jak zawód, email kontaktowy, dział organizacyjny przedsiębiorstwa, czy nazwa kancelarii prawnej. Ten rodzaj certyfikatu wymaga dostarczenia dodatkowych dokumentów i jest dedykowany wyłącznie rozwiązaniom biznesowym, jednak świadczy o wysokim profesjonalizmie jego posiadacza, co w świadczeniu usług prawnych jest dużym atutem.

Jak wydać certyfikat kwalifikowany dla prawnika i radcy prawnego?

Uzyskanie podpisu elektronicznego to prosta, 3-etapowa ścieżka uzyskania certyfikatu, dzięki której szybko i sprawnie uzyskasz certyfikat kwalifikowany dla prawnika lub osób pracujących w kancelarii prawnej.

Podpis kwalifikowany do kancelarii dla prawnika, adwokata, radcy prawnego, komornika i innych zawodów prawniczych.
Certyfikat kwalifikowany od sprawdzonego dostawcy podpisów elektronicznych gwarantuje szybkie i sprawne przejście procesu wydania e-podpisu.

Krok 1 – wybór certyfikatu kwalifikowanego

Początek procesu to wybór właściwości certyfikatu, który ma zostać wydany. Wejdź na stronę podpisu kwalifikowanego SimplySign, a następnie wybierz:

Krok 2 – wypełnienie wniosku o podpis kwalifikowany

Po zakupieniu certyfikatu kwalifikowanego na Twoją skrzynkę pocztową zostanie wysłany email z kodem aktywacyjnym SimplySign oraz linkiem do formularza online. W formularzu wybierz, czy certyfikat ma zostać wydany jedynie na dane osoby fizycznej, czy ma zostać dodatkowo wzbogacony o dane powiązane z kancelarią prawną. Porównanie obu rodzajów certyfikatu znajdziesz w poprzednim akapicie.

Następnie uzupełnij formularz swoimi danymi oraz (jeżeli wybrałeś certyfikat z danymi organizacji) uzupełnij pola związane z pełnioną przez Ciebie funkcją oraz kancelarią, w której pracujesz. Wygeneruj dokumenty z podsumowania wniosku i wydrukuj.

Krok 3 – weryfikacja tożsamości oraz dokumentów w celu wydania e-podpisu

Wydanie certyfikatu kwalifikowanego wymaga potwierdzenia tożsamości. Umów usługę weryfikacji Twojego dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu) w Punkcie Potwierdzania Tożsamości, np. eSIGN*.

Na wizytę zabierz dodatkowe dokumenty potwierdzające możliwość wydania certyfikatu na dane kancelarii oraz ważny dokument tożsamości, który wpisałeś we wniosku. Poproś Punkt Potwierdzania Tożsamości lub wyślij osobiście wszystkie dokumenty do Centrum Certyfikacji na adres: Certum, ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, a następnie poczekaj na wydanie certyfikatu.

Gdy Twój podpis kwalifikowany zostanie wydany, otrzymasz e-mail z potwierdzeniem.  Od teraz możesz podpisać wszelkie dokumenty związane z kancelaryjnym obiegiem dokumentów elektronicznych. Sprawdź poradnik, jak podpisywać dokumenty elektroniczne certyfikatem kwalifikowanym w swojej kancelarii.

*Wybierając eSIGN jako Punkt Potwierdzenia Tożsamości, możesz skorzystać ze specjalnej zniżki dedykowanej klientom home.pl. Wystarczy, że zabierzesz na spotkanie fakturę zakupu SimplySign w home.pl, a weryfikację tożsamości otrzymasz w specjalnej, obniżonej cenie.

Jakie dokumenty są wymagane do wydania certyfikatu kwalifikowanego z dodatkowymi danymi kancelarii prawnej?

Certyfikat kwalifikowany z dodatkowymi danymi można dodatkowo wzbogacić o dane powiązane z reprezentowanym zawodem prawniczym oraz informacje związane z kancelarią prawną. Taki certyfikat stanowi odzwierciedlenie odręcznego podpisu radcy prawnego/ adwokata/ notariusza/ komornika etc. na dokumentach cyfrowych.

Aby wydać certyfikat kwalifikowany dla prawnika potrzebne będą dodatkowe dokumenty, potwierdzające możliwość wydania certyfikatu kwalifikowanego z danymi kancelarii. Są to m.in.:

  • pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji kancelarii,
  • kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanej kancelarii.

Jak dodać graficzny podpis odręczny lub logo kancelarii notarialnej do podpisu kwalifikowanego?

Elektroniczny obieg dokumentów z podpisem elektronicznym to również duża ewolucja w cyfrowym kontakcie z urzędami administracji publicznej, z sądem oraz z klientami kancelarii. Podpisywanie dokumentów elektronicznych w formacie PDF można dodatkowo wzbogacić o wizualny podpis cyfrowy lub logo kancelarii, które wyświetli się na cyfrowym dokumencie w miejscu e-podpisu.

Graficzny element w podpisie elektronicznym SimplySign
Wizualizacja podpisu elektronicznego na e-dokumencie w formacie PDF może zawierać zarówno logo kancelarii prawnej jak i podpis odręczny właściciela certyfikatu.

Sprawdź, jak skonfigurować wizualizację podpisu kwalifikowanego w programie Adobe Acrobat Reader DC lub ProCertum SmartSign:

Sprawdź także:

home.pl wspiera rozwój firm w Internecie

home.pl jest największym w Polsce dostawcą usług internetowych dla klientów biznesowych i indywidualnych. Jako członek globalnej grupy United Internet firma jest liderem branży również w Europie.

#wspieramyrozwójfirm