Dla domu

Podpisywanie dokumentów elektronicznych – jak to zrobić i na co uważać?

Za pomocą e-podpisu w szybki i łatwy sposób podpiszesz dokumenty oraz prześlesz je pocztą elektroniczną do kontrahenta, pracowników lub organów administracyjnych. Sprawdź, jak umieścić podpis elektroniczny zawierający certyfikat kwalifikowany SimplySign na dokumencie za pomocą komputera lub smartfona, czym są wewnętrzne i zewnętrzne formaty podpisu XAdES i PAdES oraz dlaczego nie wolno o nich zapomnieć np. przy składaniu oferty w przetargu publicznym.

Co trzeba przygotować przed złożeniem podpisu elektronicznego?

Aby podpisać dokument elektroniczny mobilnym certyfikatem kwalifikowanym, w pierwszej kolejności upewnij się, że posiadasz odpowiednie narzędzia, takie jak:

Przygotowanie elektronicznego podpisu

Po zainstalowaniu niezbędnego oprogramowania i sprawdzeniu ważności certyfikatu kwalifikowanego, możesz przystąpić do prostego procesu złożenia podpisu elektronicznego. Jednak przed podpisaniem dokumentu, warto sprawdzić jak dodać graficzną sygnaturę Twojego podpisu odręcznego do wizualizacji certyfikatu kwalifikowanego. Uatrakcyjni to wizualnie podpisywane dokumenty oraz usprawni proces walidacji, czyli sprawdzenia poprawności certyfikatu zastosowanego w dokumencie.

Czym są formaty PAdES i XAdES?

Jeżeli korzystasz z edytora tekstu np. Microsoft Word – zapisz dokument w formacie PDF, dzięki czemu zastosujesz podpis w formacie PAdES. Jest to nic innego jak format pozwalający przechowywać dane o certyfikacie wewnątrz pliku PDF. W ten sposób po podpisaniu otrzymasz jeden integralny dokument z kompletem danych. Jeżeli skorzystasz z formatu podpisu XAdES, utworzysz 2 osobne pliki – dokument źródłowy oraz plik podpisujący w formacie .xml. Zwiększa to ryzyko zagubienia jednego z nich lub przypadkowej edycji pliku źródłowego.

Dodatkowo, jeżeli składasz dokumenty w przetargu elektronicznym i zapomnisz np. dołączyć do podpisanych dokumentów źródłowych przypisanych plików .xml, jest to równoznaczne ze złożeniem niepodpisanych dokumentów i nieprzystąpieniem do przetargu. Integralny format podpisu PAdES jest więc bardziej bezpieczny.

Jak podpisać dokument elektroniczny podpisem kwalifikowanym na komputerze?

Sam proces podpisywania dokumentu nie jest trudny. Na przykładzie podpisu kwalifikowanego SimplySign składa się on z kilku kroków:

  1. Sprawdź, czy posiadasz przygotowane wszystkie elementy wymienione powyżej;
  2. Otwórz aplikację SimplySign Desktop na swoim komputerze;
SimplySign Desktop to aplikacja służąca do podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym na komputerze

  • Wprowadź swój adres e-mail, na który zarejestrowałeś podpis elektroniczny. Następnie podaj hasło w formie 6-cyfrowego kodu OTP. Znajdziesz go w swoim smartfonie w aplikacji mobilnej SimplySign. Następnie kliknij OK;
logowanie do aplikacji SimplySign Desktop kodem OTP

Teraz, w zależności czy posiadasz zainstalowany Adobe Acrobat Reader DC czy ProCertum SmartSign, wybierz jedną z metod wykonania podpisu.

Jak złożyć podpis kwalifikowany w programie Adobe Acrobat Reader DC?

Po zakończeniu pracy z edytorem tekstowym Microsoft Word kliknij Plik – Zapisz jako i z listy rozwijanej wybierz plik PDF (.pdf).

Aby złożyć swój podpis kwalifikowany na dokumencie PDF z wykorzystaniem Adobe Acrobat Reader DC:

  • Otwórz dokument PDF za pomocą Adobe Acrobat Reader DC;
  • Kliknij w Narzędzia, a następnie w Certyfikaty;
Widok interfejsu Adobe Reader obrazujący spis funkcji programu
Widok opcji Narzędzia w Adobe Acrobat Reader DC. Kliknij w Certyfikaty, aby wywołać panel podpisu kwalifikowanego.

  • W przestrzeni pola Certyfikaty, kliknij Podpisz cyfrowo;
  • Następnie wyznacz przestrzeń, gdzie zostanie umiejscowiony certyfikat;
Wybierz przestrzeń na dokumencie, aby utworzyć graficzną wizualizację podpisu elektronicznego
Wybierz, gdzie ma zostać umiejscowiona wizualizacja Twojego podpisu elektronicznego na dokumencie PDF.
Wybór podpisu kwalifikowanego
Po pokazaniu się listy aktywnych certyfikatów, wybierz ten, którym chcesz podpisać dokument elektroniczny.

  • Sprawdź konfigurację składanego podpisu, jeżeli wszystko się zgadza kliknij Podpisz.
Wizualizacja podpisu kwalifikowanego SimplySign z logo firmy na dokumencie PDF
Zostanie wyświetlona wizualizacja Twojego podpisu elektronicznego. Jeżeli jeszcze nie skonfigurowałeś swojej faksymile, sprawdź jak dodać graficzną parafkę lub logo firmy do wizualizacji Twojego e-podpisu.

  1. Wybierz, gdzie zostanie zapisany dokument opatrzony Twoim podpisem kwalifikowanym, a następnie kliknij Zapisz.
  2. Podaj kod PIN przypisany do Twojego certyfikatu kwalifikowanego, a następnie kliknij OK;
  3. Dokument został opatrzony Twoim certyfikatem kwalifikowanym. Aby zweryfikować jego poprawność, sprawdź jak zweryfikować poprawność podpisu elektronicznego.

Jak złożyć podpis kwalifikowany w programie ProCertum SmartSign?

Podpis kwalifikowany na komputerze możesz złożyć także za pośrednictwem programu ProCertum SmartSign. Jego zaletą jest to, że oprócz dokumentów PDF, podpiszesz w nim także inne formaty plików, takie jak Microsoft Word czy pliki audio/ video, jednak w tym przypadku będziesz musiał zastosować zewnętrzny format podpisu XAdES.

Aby złożyć podpis kwalifikowany za pośrednictwem aplikacji ProCertum SmartSign:

  1. Otwórz aplikację ProCertum SmartSign;
  2. Przeciągnij plik, który chcesz podpisać w przestrzeń szarego pola aplikacji lub skorzystaj z:
    1. Dodaj plik, aby dodać jeden konkretny dokument;
    1. Dodaj katalog, aby dodać zbiór dokumentów;
Widok interfejsu aplikacji ProCertum SmartSign
Widok interfejsu aplikacji ProCertum SmartSign.

  • Po dodaniu pliku do podpisu, kliknij Podpisz;
  • Podaj powód podpisu, np. akceptacja warunków umowy i kliknij OK, lub pozostaw pole puste i kliknij Pomiń;
  • Wybierz certyfikat kwalifikowany, którym podpiszesz dokument i kliknij OK;
  • Stwórz graficzną wizualizację swojego podpisu przeciągając myszką przestrzeń na dokumencie i kliknij OK, lub jeżeli podpis ma nie być widoczny, kliknij Pomiń;
Jak złożyć podpis w ProCertum SmartSign?

Jak podpisać dokument elektroniczny podpisem kwalifikowanym SimplySign na smartfonie?

Dokument elektroniczny możesz podpisać również w swoim smartfonie. Jest to rewolucyjna cecha certyfikatu kwalifikowanego SimplySign, który nie wymaga od Ciebie dostępu do komputera, ani posługiwania się kartą kryptograficzną i czytnikiem. Wystarczy smartfon i aktywny certyfikat kwalifikowany SimplySign, aby składać mobilne podpisy elektroniczne.

Aby podpisać dokument za pomocą smartfona:

  1. Otwórz aplikację mobilną SimplySign. Jeżeli jeszcze jej nie zainstalowałeś, wróć do pierwszego akapitu;
  2. Dodaj dokumenty do podpisania za pomocą przycisku (+);
  3.  Wybierz dodany dokument i kliknij Podpisz;
Składanie mobilnego podpisu elektronicznego w SimplySign na smartfonie
Widok interfejsów aplikacji SimplySign. Dodaj dokument, a następnie kliknij Podpisz.

  • Wybierz certyfikat, którym podpiszesz dokumenty;
  • Wpisz numer PIN przypisany do wybranego certyfikatu kwalifikowanegoi kliknij Wprowadź kod PIN;
  • Podpisałeś plik za pomocą smartfona i certyfikatu SimplySign. Możesz teraz podpisać kolejny dokument bądź wysłać podpisany plik pocztą elektroniczną, np. do kontrahenta bądź do urzędu.
Składanie mobilnego podpisu elektronicznego w SimplySign na smartfonie
Wybierz certyfikat do podpisu, a następnie podaj kod PIN, przypisany do certyfikatu SimplySign.
Składanie mobilnego podpisu elektronicznego w SimplySign na smartfonie
Podpisz kolejny dokument bądź wyślij plik za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Sprawdź także pozostałe informacje o podpisie kwalifikowanym SimplySign dostępnym w home.pl: