Czy w firmie da się zupełnie zrezygnować z drukowania i w pełni przejść na model paperless np. dzięki podpisowi elektronicznemu? Co w ogóle oznacza pojęcie „paperless” i dlaczego nie jest to tylko korzystanie z faktur elektronicznych? Poznaj podstawy cyfrowego obiegu dokumentów.
Co oznacza paperless w praktyce?
Obecnie większość dokumentów przygotowuje się w wersji elektronicznej, a następnie drukuje w celu zapoznania się i dodania podpisu przez wyznaczone osoby. Taka metoda archiwizacji, mimo częściowo zastosowanej ekologii, ma swoje wady. Jedną z nich jest angażowanie do tych procesów osób trzecich i wydłużenie czasu na zakończenie samego procesu.
Przykład – elektroniczna umowa z partnerem zewnętrznym (np. w formacie PDF) jest drukowana, pakowana do koperty, wysyłana kurierem i dostarczana do jego biura, a następnie odsyłana.
Trend nazwany paperless omija kwestię pozyskiwania dokumentów w wersji fizycznej, a do obiegu między stronami wprowadzana jest wyłącznie wersja elektroniczna. Paperless eliminuje więc z łańcucha wysyłkę „papieru” w kopercie, bo cały proces zamyka się przy użyciu nowoczesnych narzędzi do podpisywania dokumentów elektronicznie.
Paperless jest więc nowym standardem, gdzie elektroniczne przetwarzanie dokumentów firmowych jest podstawą działania, a nie alternatywą. Czy ten schemat ma szansę zaistnieć w biznesie? Jak najbardziej tak.
Ile kosztuje obsługa papierowych dokumentów w firmie?
Aby zrozumieć, po co w ogóle rozważać rezygnację lub ograniczenie korzystania z papieru w firmie, zwróć uwagę na na obszary, które potencjalnie dotyczą Twojego biznesu i generują koszty związane z użyciem papieru:
- papier do drukarek: umowy, aneksy, regulaminy, rozporządzenia itd;
- koperty/kartony: wysyłka i magazynowanie dokumentacji;
- eksploatacja drukarek: naprawa urządzeń, wymiana tonerów;
- opłaty pocztowe/kurierskie;
- czas: spędzony w kolejkach do urzędów lub oczekiwanie na dostarczenie dokumentacji.
Dzięki cyfryzacji dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, powyższe pozycje odchodzą z firmowych wydatków.
Przeczytaj więcej o elektronicznym obiegu dokumentów w firmie.
Jak zadbać o bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów?
Polityka paperless, to nie tylko rezygnacja z papieru w biznesie. Drugim istotnym czynnikiem jest budowanie bezpiecznych procesów cyfrowych z zachowaniem dowodów prawnych.
Coraz więcej obszarów naszego życia ulokowanych jest w świecie wirtualnym. Wiele decyzji podejmowanych jest online, dlatego konieczna jest odpowiednia świadomość i rozwaga korzystaniu z dóbr cyfrowych.
Dokumenty elektroniczne powinny być zabezpieczone z taką samą starannością, z jaką archiwizowane są informacje zawarte na papierze – z wykorzystaniem:
- kwalifikowanych podpisów elektronicznych,
- oprogramowania antywirusowego,
- aplikacji wykonujących kopie zapasowe.
Te 3 fundamenty cyfrowego bezpieczeństwa doskonale wpisują się w standard paperless, w którym nie uświadczysz fizycznych dokumentów narażonych na zniszczenie.
Czy całkowita rezygnacja z drukowania dokumentów jest możliwa?
Zupełna rezygnacja z dokumentacji papierowej w firmie jest jak najbardziej możliwa, niemniej jednak dla każdej branży proces transformacji będzie wyglądał inaczej. Nawet jeśli nie uda się wdrożyć cyfryzacji dokumentów w całości, to nawet częściowe przejście na model paperless będzie pozytywnie odczuwalne w pracy.
Trzonem działań paperless jest kwalifikowany podpis elektroniczny, pozwalający na cyfryzację dokumentacji, która standardowo potrzebowała formy papierowej.
Do czego przyda się mobilny podpis elektroniczny?
Użycie podpisu elektronicznego jest możliwe w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Taki podpis jest równoznaczny z podpisem fizycznym, ponieważ jego właściciel został zweryfikowany przez odpowiednią instytucję. To właśnie potwierdzenie tożsamości powoduje, że podpisy elektroniczne są coraz częściej stosowane w takich zagadnieniach jak:
- przeprowadzenie rekrutacji,
- zawieranie umów B2B/B2C,
- poprowadzenie dokumentacji firmowej,
- załatwienie spraw z organami administracji państwowej,
- podpisywanie kluczowych dokumentów m.in:
- faktury elektroniczne,
- pisma procesowe,
- e-deklaracje,
- sprawozdania do e-KRS.
Przeczytaj więcej o zastosowaniu e-podpisu w biznesie.
Dlaczego warto stosować podpis elektroniczny?
Coraz więcej przedsiębiorstw z pozytywnym nastawieniem korzysta z podpisu kwalifikowanego i wdraża dokumentację elektroniczną jako standard i jednocześnie coraz częściej deklaruje przejście na standard paperless. Aż 20% firm sektora MŚP deklaruje przeprowadzenie cyfrowej transformacji w najbliższych latach zakładającej użycie e-podpisu.
Korzyści związane z ograniczeniem użycia papieru w firmach dostępne są w każdej branży. Najważniejsze zalety to przede wszystkim:
- zwiększona efektywność procesów,
- podniesienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów.
Rosnące koszty związane z użyciem papieru w biznesie są powodem do zmian, które ostatecznie okazują się prostsze w działaniu, tańsze, a przy tym bardziej ekologiczne.
