Otrzymując dokument elektroniczny podpisany certyfikatem kwalifikowanym, warto zweryfikować jego autentyczność, dzięki weryfikacji danych zawartych w złożonym podpisie. Pozwoli to na potwierdzenie tożsamości strony wysyłającej dokumenty, co jest bardzo istotne np. przy zawieraniu umów na odległość, ale również podczas weryfikacji faktur, ofert handlowych, wniosków, regulaminów czy pism opatrzonych certyfikatem kwalifikowanym. Poniżej zamieszczamy przegląd bezpłatnych narzędzi posiadających funkcję weryfikacji autentyczności dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym.
Czym jest weryfikacja (walidacja) podpisu kwalifikowanego?
Pojęcie „walidacja” oznacza proces weryfikacji i potwierdzania ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci. (pkt. 41 rozporządzenia UE, eIDAS, 2014r.) Innymi słowy, proces walidacji to sprawdzenie autentyczności autora podpisu, który widnieje w weryfikowanym dokumencie elektronicznym.
Sprawdzenie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym można dokonać samodzielnie, jednak, jeżeli potwierdzenie tożsamości autora podpisu ma zostać np. przedmiotem postępowania sądowego lub procesu administracyjnego, wówczas należy skorzystać z usługi kwalifikowanej walidacji e-podpisu. W standardowych relacjach B2B bądź B2C weryfikacja z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi w pełni wystarczy, aby potwierdzić tożsamość autora oraz autentyczność jego podpisu cyfrowego.
Jak sprawdzić podpis elektroniczny (kwalifikowany) za pomocą Adobe Acrobat Reader DC?
Najprostszym narzędziem do walidowania podpisu elektronicznego, jeżeli został on umieszczony na dokumencie PDF, jest bezpłatny Adobe Reader. Dzięki niemu w prostu sposób można zweryfikować tożsamość autora podpisu oraz poprawność zastosowanego certyfikatu kwalifikowanego. Aby zweryfikować podpis kwalifikowany w Adobe Reader skorzystaj z poniższej instrukcji:
- Otwórz dokument PDF opatrzony podpisem kwalifikowanym za pomocą Adobe Reader DC;
- Kliknij w pole graficznej faksymile znajdującej się w dokumencie;
- Kliknij Właściwości podpisu …;
e-sygnatury.
- Kliknij w Pokaż certyfikat autora podpisu …;
Dodatkowo, jeżeli nie widzisz bądź nie możesz odnaleźć graficznej sygnatury podpisu:
- kliknij w Panel Podpis, znajdującą się na górze dokumentu PDF.
- Następnie kliknij w ikonę stalówki -> Szczegóły podpisu –> Szczegóły zatwierdzania
Jak sprawdzić podpis kwalifikowany za pomocą oprogramowania proCertum SmartSign?
Weryfikacji podpisu kwalifikowanego dokonasz również za pośrednictwem oprogramowania proCertum SmartSign. Aby sprawdzić poprawność certyfikatu kwalifikowanego oraz dane autora podpisu:
- Pobierz i zainstaluj bezpłatne oprogramowanie proCertum SmartSign;
- Kliknij pole Weryfikowanie;
- Przeciągnij dokument zawierający podpis kwalifikowany w przestrzeń szarego pola aplikacji;
- Kliknij Weryfikuj;
- Aplikacja zweryfikuje przesłany plik i przekaże informację o autorze/ autorach podpisów oraz poprawności certyfikatów kwalifikowanych.
Co zrobić, gdy kończy się ważność podpisu elektronicznego SimplySign?
Certyfikaty kwalifikowane wydawane są na okres 1 roku, 2 lub 3 lat. Sygnatury elektroniczne złożone w czasie ważności certyfikatu pozostają ważne bezterminowo, jednak po wygaśnięciu certyfikatu nie ma możliwości złożenia poprawnego podpisu elektronicznego.
Aby nie utracić możliwości elektronicznego podpisywania dokumentów, warto odnowić swój certyfikat kwalifikowany. Należy pamiętać aby przystąpić do odnowienia w czasie ważności wygasającego certyfikatu. Przedłużenie ważności jest o wiele prostszą i tańszą procedurą, która:
- nie wymaga dodatkowej weryfikacji dokumentów w Punkcie Potwierdzania Tożsamości– oszczędzasz czas i pieniądze;
- odnowienie wykonasz samodzielnie w kilkanaście minut z domu lub biura;
- Proces jest w pełni zautomatyzowany – wystarczy zaopatrzyć się w kod na odnowienie certyfikatu i wypełnić wniosek elektroniczny.
Jeżeli szukasz więcej informacji o korzyściach i możliwościach jakie daje e-podpis, sprawdź:
- Ile kosztuje podpis kwalifikowany SimplySign?
- 10 przydatnych informacji dotyczących podpisu kwalifikowanego, które warto znać
- Czym różni się Profil Zaufany od podpisu kwalifikowanego SimplySign?
- Jakie są okresy wydania lub przedłużenia mobilnego podpisu elektronicznego SimplySign?
- Czym jest CRBR i dlaczego wymaga podpisu kwalifikowanego?
- Jak skonfigurować wizualizację e-podpisu w dokumencie PDF?
- Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez PESEL?
- Dlaczego warto korzystać z mobilnego podpisu kwalifikowanego?
