Efektywna praca nie obędzie się bez dobrej usługi poczty elektronicznej. Wśród wielu początkujących przedsiębiorców pada zawsze pytanie, które rozwiązanie wybrać dla własnej działalności – płatne (a jeśli tak – jakie?), a może darmowe? Pamiętaj, że najlepsza usługa poczty email to taka, która nie tylko ułatwi prowadzenie korespondencji z klientami, ale też chroni dane firmowe. W tym artykule zapoznasz się z 3 popularnymi w Polsce usługami email, z których korzystają tysiące przedsiębiorstw.
Co powinna posiadać poczta email dla firmy?
Dobra usługa ze skrzynkami email, które mają służyć firmie do celów komercyjnych oraz kontaktu z klientami, powinna charakteryzować się kilkoma aspektami tj. bezpieczeństwo, zgodność z RODO lub dodatkowymi funkcjami do pracy na dokumentach lub do organizacji spotkań. Przy wyborze poczty email zapytaj dostawcę o następujące kwestie:
Kopia zapasowa
Kopia danych (tzw. backup) jest niezbędna, jeżeli chcesz chronić swój biznes i zawartość skrzynki email przed nieprzewidzianymi zdarzeniami. A te mogą pojawić się zawsze i w różny sposób – przypadkowo usunięta wiadomość lub zawartość całego folderu w programie pocztowym może zahamować działanie biznesu na wiele godzin. Dlatego upewnij się, że wybrana usługa posiada dostęp do kopii zapasowych.
Ochrona antyspamowa i antywirusowa
Technologie dbające o porządek na poczcie elektronicznej różnią się od siebie i mają zróżnicowaną skuteczność. Część z nich wymaga ręcznej obsługi filtrów antyspamowych przez administratora serwera, inne z kolei uczą się automatycznie na bazie bieżących wiadomości dostarczanych na skrzynkę. Warto również sprawdzić, czy skrzynka email umożliwia konfigurację własnych filtrów antyspamowych.
Pojemność
Ile potrzebujesz miejsca na pocztę w swojej skrzynce? Odpowiedź na to pytanie może być tylko jedna – to zależy! Każda branża ma inne potrzeby i wymagania. Dla przykładu – biuro architektoniczne wysyła do klienta niejednokrotnie wiadomości z załącznikami zajmującymi nawet kilka/kilkanaście MB. Dlatego przy wyborze kieruj się nie tylko aktualnymi parametrami jednego konta email, ale także opcją rozszerzenia go w przyszłości.
Duże załączniki
Nie każda poczta email – również komunikowana jako firmowa – umożliwia wysyłkę większych załączników. A czasami pracownicy mają potrzebę dodania np. kilkudziesięciu zdjęć, plików PDF lub archiwów z dokumentami w ramach jednej wiadomości. Najlepsza poczta elektroniczna powinna posiadać ten limit na poziomie minimum 50-100 MB. Mimo, że nie zawsze będzie to potrzebne, to jednak mając taki parametr już w pakiecie nie będziesz szukał alternatywnych metod dzielenia się plikami z innymi użytkownikami.
Zgodność z RODO
Prowadząc firmę i przetwarzając dane użytkowników musisz robić to zgodnie ze standardami RODO. Poczta email jest naturalnym środowiskiem, gdzie gromadzisz takie informacje, wszak już adres email jest traktowany dzisiaj jak dana osobowa. A przecież może być tego więcej – imiona, nazwiska, adresy fizyczne, numery telefonów itp. Usługa poczty elektronicznej powinna więc być obsługiwana z najwyższą starannością i jednocześnie oferować np. umowę powierzenia danych RODO.
Opcja dodania nowych kont email
Zaczynasz od jednoosobowej działalności gospodarczej i uważasz, że potrzebna Ci jest jedna skrzynka pocztowa? Bardzo szybko przekonasz się, że wcale tak nie jest. Najprostszy przykład? Prowadzenie sklepu internetowego. Oprócz maila z nazwą imie_nazwisko@ przyda Ci się skrzynka kontakt@ lub zamowienia@ – dzięki temu łatwiej zarządzisz informacjami z różnych źródeł, a w przypadku sklepów online jest to wręcz konieczne.
Własna domena internetowa
Profesjonalna poczta email nie obędzie się bez obsługi własnej domeny internetowej. Prowadząc biznes w internecie musisz zadbać o wiarygodny wizerunek. Nie zapewnią tego na pewno popularne rozszerzenia w bezpłatnych skrzynkach pocztowych, które kierowane są do użytkowników prywatnych. Domena znajdująca się po znaku @ to również element promocyjny, ułatwiający zapamiętanie Twojej firmy i oferty. Co więcej, adres internetowy służy też często do założenia osobnego profilu w social media ze skróconą nazwą (bez końcówki). Jeżeli szukasz firmowej poczty email – upewnij się, że dodasz do niej własną, unikalną domenę.
Kalendarz i inne funkcje
Współczesna poczta elektroniczna to już coś więcej niż tylko skrzynka odbiorcza. To Twój biurowy niezbędnik dbający o organizację pracy. Najlepsze aplikacje email oferują tutaj więcej możliwości niż typowe rozwiązania do wysyłki i odbierania wiadomości. Wbudowany kalendarz powiadomi Cię o nadchodzącym, ważnym wydarzeniu lub spotkaniu z klientem. Z kolei lista zadań ułatwi przejrzenie wszystkich projektów na najbliższe dni. Warto docenić ten element – uratuje Ci niejednokrotnie skórę!
Przegląd najlepszych usług poczty email dla firm
Jeżeli szukasz najlepszych rozwiązań email dla swojego biznesu, warto wziąć pod uwagę przynajmniej kilka powyższych czynników. Mimo, że usługi poczty służą w dużej mierze do komunikacji, to różnią się od siebie technologią oraz samą warstwą ochrony, która sprawi, że Twoja firma będzie bezpieczna pod kątem dostępu do informacji.
Poczta home.pl – skrzynki email dla biznesu
Poczta elektroniczna home.pl to jedna z najczęściej wybieranych usług email w Polsce. Za jej pomocą w 2021 roku wysłano ponad 4,7 miliarda wiadomości, a liczba obsługiwanych kont pocztowych przekracza ponad 2,4 miliona. Jedną z jej najważniejszych zalet jest mobilność (aplikacja webmail jest w pełni dostosowana do smartfonów i tabletów), wbudowany kalendarz, lista zadań oraz regularnie wykonywane kopie zapasowe.
Dostęp do usług email w home.pl uzyskasz posiadając już Prywatny Email (pojedyncze konto pocztowe), jak również zakładając skrzynkę w sprawdzonych i polecanych pakietach hostingowych. Jako administrator założysz wówczas dodatkowe konta pocztowe w kilka sekund. Każda ze skrzynek może posiadać również alias, czyli zapasowy adres na który Twoi klienci wyślą wiadomości. W przypadku posiadania usługi hostingowej abonenci mają do dyspozycji również funkcje tworzenia list mailingowych.
Poczta home.pl w podsumowaniu:
- Kopia zapasowa – dostępna (3 dni wstecz)
- Rozmiar skrzynki email – 20 GB dla Prywatnego Emaila, od 500 MB do maksymalnej przestrzeni na pocztę przy własnym serwerze (dla usług Poczta Biznes i hostingu WWW)
- Dodatkowe konta email – bez limitu, dostępne w ramach przestrzeni na hostingu
- Własna domena w adresie – tak
- Rozmiar załączników – do 100 MB
- Ochrona antyspamowa – dostępna z poziomu skrzynki email oraz Panelu Klienta
- Ochrona przed wirusami – dostępna
- Dodatkowe zabezpieczenia – SPF, DKIM (ochrona przed podszyciem)
Google Workspace – firmowa wersja popularnego Gmaila
Gmail został spopularyzowany przez firmę Google na wiele sposobów. Przede wszystkim jest to dzisiaj nieodzowny element konta zakładanego na potrzeby korzystania ze smartfonów z systemem Android. Szybki dostęp do wiadomości email za pomocą webmaila lub aplikacji spowodował, że zdobył on serca miliardów użytkowników na całym świecie. Darmowy Gmail posiada swojego komercyjnego odpowiednika, jakim jest pakiet Google Workspace.
Czym różni się „płatny Gmail” od darmowego? Przede wszystkim opcją korzystania z własnej domeny w adresie email. Kilka lat temu Google zmienił swoją politykę świadczenia usług i usunął z bezpłatnej poczty taką funkcjonalność. Jeżeli więc korzystasz z Gmaila i chcesz mieć przyjazny, wyróżniający się adres dla swoich klientów – wybierz Google Workspace.
Innymi zaletami w pakietach Workspace jest z pewnością większa przestrzeń na dane (nawet 5 TB na użytkownika) oraz funkcje wspierające Twój biznes tj. zapis wideokonferencji na dysku Google. W samej aplikacji i zasadach działania poczty zmieni się niewiele. To wciąż Gmail jaki już znasz, ale bardziej profesjonalny, pojemny i stworzony dla firm z każdej branży.
Poczta Google Workspace w podsumowaniu:
- Kopia zapasowa – dostępna (usunięta wiadomość jest dostępna w koszu przez 30 dni, a potem przez 25 dni wyłącznie dla administratora)
- Rozmiar skrzynki email – Od 30 GB do 5 TB (współdzielone na pocztę, dane z dysku i zdjęcia)
- Dodatkowe konta email – tak, w formie licencji kupowanych osobno dla każdego użytkownika
- Własna domena w adresie – tak
- Rozmiar załączników – do 25 MB (przy większym rozmiarze pliki są udostępniane linkiem z Dysku Google)
- Ochrona antyspamowa – dostępna z poziomu skrzynki email oraz panelu zarządzania Google Workspace
- Ochrona przed wirusami – dostępna
- Dodatkowe zabezpieczenia – SPF, DKIM, DMARC, dwuetapowa weryfikacja
Microsoft 365 i Exchange – poczta elektroniczna z dodatkowymi narzędziami
Poczta od Microsoftu jest dostępna w kilku wariantach, a każdy z nich oferuje inny zakres usług. Swoje poszukiwania warto zacząć od głównego produktu, jakim jest Microsoft 365. Kojarzyć się on może z wcześniejszym Office 365 i jest to w dużej mierze słuszne skojarzenie – to nowa nazwa tej samej usługi.
W skład Microsoft 365 wchodzi nie tylko poczta email, ale również szereg innych aplikacji biznesowych tj. komunikator Teams, edytory Word, Excel czy wirtualny dysk OneDrive. Wszystko zostało oparte o technologię chmury, zsynchronizowane w czasie rzeczywistym i ułatwia firmom pracę na wielu płaszczyznach – od organizacji i przepływu dokumentów, po komunikację.
Innym produktem z usługą email w Microsoft jest popularny Exchange, który dostarcza przedsiębiorcom to, co najlepsze w aplikacjach pocztowych – pojemne konto (w zależności od pakietu 50 lub 100 GB), synchronizacja z kalendarzem, aplikacja Outlook z pełnym wsparciem. W tym planie nie masz jednak dostępu do dodatkowych usług, które są z kolei obecne w Microsoft 365. Mimo tego, jest to wciąż bardzo atrakcyjna oferta dla firm szukających usług poczty elektronicznej.
Poczta Microsoft w podsumowaniu:
- Kopia zapasowa – dostępna, standardowo przez 14 dni. Maksymalny czas przechowywania kopii – 30 dni
- Rozmiar skrzynki email – Od 50 GB w Microsoft 365 do 100 GB w Exchange
- Dodatkowe konta email – tak, w formie licencji kupowanych osobno dla każdego użytkownika
- Własna domena w adresie – tak
- Rozmiar załączników – standardowo do 25 MB (opcja zwiększenia do 150 MB w narzędziach administracyjnych)
- Ochrona antyspamowa – dostępna z poziomu skrzynki email oraz panelu zarządzania pakietu Microsoft
- Ochrona przed wirusami – dostępna
- Dodatkowe zabezpieczenia – SPF, DKIM, DMARC, dwuetapowa weryfikacja (w aplikacji Microsoft Authenticator)
Bezpłatna poczta email – czy powinna być używana do celów komercyjnych?
W przypadku bezpłatnych kont email należy liczyć się z kilkoma aspektami, wpływającymi na postrzeganie Twojego biznesu (wspomnieliśmy o nich m.in. w naszym porównaniu darmowej i płatnej poczty):
- nie dysponujesz profesjonalnym, wiarygodnym adresem z własną domeną do kontaktu z klientami.
- nie posiadasz kopii zapasowych na wypadek usunięcia wiadomości lub folderów z ważną korespondencją. Nie wierzysz? Sprawdź, jak odzyskać maile w bezpłatnych kontach pocztowych.
- darmowe konta nie są dostosowane do wymogów RODO – zasady przetwarzania danych za pomocą takich skrzynek powinny być jasno określone w regulaminie i muszą zawierać informacje, kto jest administratorem danych.
- parametry skrzynek email zakładanych na portalach są niejasne – z jednej strony oferują „nielimitowaną przestrzeń”, ale z drugiej dostęp do nich może zostać ograniczony w dowolnym momencie, gdy operator uzna, że używasz poczty niezgodnie z przeznaczeniem. Komercyjna poczta email dla firm to gwarancja zasobów, parametrów, a także zobowiązań ze strony operatora.
Biorąc pod uwagę powyższe mankamenty nie ulega wątpliwości, że prowadząc firmę warto zainwestować w płatną pocztę elektroniczną. To zabezpieczenie nie tylko Twoich interesów (tj. bezpieczeństwo danych), ale również korzystanie z rozwiązań rynkowych, które są wybierane przez tysiące firm w Polsce, a także na świecie.
