Bezpieczna praca na cyfrowych dokumentach to podstawa nie tylko w środowisku prawniczym. Zapewnienie najwyższych standardów zabezpieczeń staje się priorytetem w wielu branżach, zwłaszcza gdy firmy pracują z elektronicznymi dokumentami. Sprawdź, jakie możliwości czekają na Ciebie w Google Workspace, jeżeli Twoja firma jest powiązana z branżą prawną lub po prostu prowadzisz kancelarię.
Aplikacje Google Workspace w kancelarii prawnej
Cyfrowy obieg dokumentów jest dużym ułatwieniem i przyspiesza wiele procesów. Aby elektroniczna korespondencja i współpraca była dostępna dla każdej branży, właściciele firm powinni zadbać o wdrożenie jak najbardziej bezpiecznych rozwiązań. Dotyczy to zwłaszcza tak wrażliwej na bezpieczeństwo kwestii, jakim jest prawo.
Praca online z biznesowymi licencjami Google Workspace spełnia wysokie kryteria, jakie stawia się zabezpieczeniu kont i przechowywanej na nich zawartości. Na czynniki, zwiększające ochronę danych, składają się m.in:
- logowanie wieloetapowe (zalecana metoda, to użycie kluczy bezpieczeństwa U2F),
- monitorowanie podejrzanego logowania,
- dostęp zależny od kontekstu, tzw. „zero trust”,
- zaawansowane zarządzanie dostępem do chmury,
- szyfrowanie poczty e-mail.
Więcej informacji o bezpieczeństwie w Google znajdziesz na stronie: Google Workspace – bezpieczeństwo i zaufanie.
Dostęp do plików z dowolnego miejsca
Szyfrowana chmura pozwala korzystać z różnego rodzaju plików w ramach Dysku Google. Aby pracować nad dokumentem czy prezentacją, wystarczy tylko komputer lub smartfon.
Oznacza to, że nie krępują Cię żadne limity urządzeń. Niezależnie od miejsca i używanego laptopa czy telefonu, masz dostęp do tych samych zasobów chmury Google.
Prosta wymiana dokumentacji między pracownikami kancelarii
Niektóre licencje Google Workspace udostępniają dyski współdzielone dla grup pracowników lub klientów. W ten sposób stworzysz odseparowane środowisko w ramach chmury Google, w którym wyznaczone osoby będą zarządzać plikami i danymi.
Standardowy Dysk Google dla firm oferuje przestrzeń od 30 GB do nawet 5 TB dla jednego użytkownika. Dyski współdzielone dla zespołów udostępniają nieograniczoną ilość miejsca.
Współpraca na jednym dokumencie przez wiele osób
Środowisko Google wznosi współpracę online na wyższy poziom. Dzięki chmurze i natychmiastowej synchronizacji danych, wiele osób może pracować na jednym dokumencie w czasie rzeczywistym. Na ekranie możesz obserwować, jak inne osoby pracują nad treścią.
Co więcej, każda wprowadzona zmiana w pliku jest „zapamiętywana” i w razie potrzeby znajdziesz użytkownika, który odpowiada za konkretne aktualizacje. Jeśli zechcesz wrócić do którejś z poprzednich wersji dokumentu, przywrócisz ją bezpośrednio z ustawień edytowanego dokumentu. To dobry sposób, aby weryfikować wszelkie zmiany w pismach, które są wysyłane przez klientów do kancelarii.
- Czytaj dalej: 10 wskazówek do pracy w Dokumentach Google
Spójna wizualnie dokumentacja prawna – działanie szablonów
Stworzenie szablonów dokumentów okazuje się przydatne, gdy pracujesz z zespołem. Każdy pracownik może inaczej przygotowywać dokumentację, a jeśli chcesz zachować wizualną spójność wszystkich pism, z pewnością docenisz tę funkcję.
Więcej o tworzeniu i korzystaniu z szablonów znajdziesz w bazie wiedzy Google.
Przeglądanie materiałów źródłowych w aplikacji
W elektronicznych dokumentach często można napotkać odnośniki do stron internetowych. Aby podejrzeć zawartość materiału źródłowego, możesz tradycyjnie otworzyć link w przeglądarce lub skorzystać z wygodnego narzędzia Przeglądaj.
Funkcja ta jest wbudowana w Dokumenty Google i w prosty sposób pozwala zapoznać się z treścią odnośnika bez wychodzenia z aplikacji.
Dostęp do dokumentów prawnych bez połączenia internetowego
Gdy podróżujesz, możesz trafić na tymczasowe problemy z dostępem do internetu. Nie przeszkadza to jednak w pracowaniu nad dokumentami czy prezentacją. Wystarczy, że na Dysku Google pozwolisz na dostęp offline.
W tym przypadku kontynuujesz pracę tak, jakbyś nadal korzystał/a z sieci. Wszystkie zmiany, wprowadzone w tym trybie, zostaną zsynchronizowane w momencie, gdy znów będziesz online.
Duże załączniki w wiadomościach e-mail
Standardowy rozmiar załącznika w wiadomości Gmail to 25 MB. Jeśli jednak zechcesz przekazać komuś większy plik, udostępnij mu go w ramach Dysku Google.
Dla każdego takiego pliku określasz warunki dostępu, np. możliwość pobrania tylko przez konkretną osobę. W momencie, gdy przesłany załącznik przekracza 25 MB, zobaczysz stosowny komunikat z propozycją udostępnienia zawartości właśnie przez chmurowy Dysk.
Jeżeli więc dokumenty prawne są dostarczane w formacie PDF i obejmują nawet kilkadziesiąt lub kilkaset stron – Google Workspace jest tutaj optymalnym wyborem.
Edycja dokumentów stworzonych w pakietach Office
Dokumenty, Arkusze czy Prezentacje Google wspierają pliki z rozszerzeniami pakietu Office (doc, xls, ppt itd.). W ramach aplikacji Google bez przeszkód możesz edytować i zapisywać pliki tego rodzaju.
Oznacza to, że nic nie wpłynie na twoją komunikację. Nawet jeśli twoi klienci czy partnerzy biznesowi lub klienci korzystają z rozwiązań Microsoft.
Wypróbuj Google Workspace w swojej kancelarii
Chcesz dowiedzieć się więcej o Google Workspace dla firm? Sprawdź dostępne licencje i zapytaj o okres próbny. Oto co otrzymasz po rejestracji usług u oficjalnego partnera Google – home.pl:
- fakturę VAT w złotówkach,
- polskie wsparcie techniczne przed i po zakupie,
- szeroką ofertę szkoleń i wdrożeń Google.
Czytaj więcej:
