Pakiet Office co kilka lat otrzymuje odświeżoną odsłonę, która wprowadza nowe funkcje i zmiany w interfejsie. Najnowszą wersja okraszona numerem (Office 2021) jest często pierwszym wyborem wśród nowych, wkraczających na rynek, przedsiębiorców. Alternatywą dla tego pakietu jest usługa chmurowa w postaci Microsoft 365. Czy różnią się oba produkty i który z nich oferuje większe możliwości? Sprawdź nasze porównanie.
Office 2021 vs Microsoft 365 – czym się różnią?
Wraz z rozwojem technologii i dostępem do internetu małe firmy zaczęły dostrzegać zalety pracy mobilnej, z każdego miejsca oraz urządzenia. Podróże służbowe, pobyty na konferencjach lub szkoleniach przestały być barierą dla osób, które chciały nanieść poprawki na dokumenty np. przy użyciu smartfonu. Dzięki narzędziom w chmurze takie czynności stały się czymś zupełnie normalnym i Microsoft doskonale o tym wiedział wdrażając Office 365 – usługę, która korzysta z technologii chmury i umożliwia udostępnianie plików oraz pracę za pomocą przeglądarki.
Nowy wariant usługi (teraz nazywany Microsoft 365) nie zastąpił w 100% klasycznego pakietu Office, który kojarzył się użytkownikom z instalacją zestawu aplikacji na wybranym komputerze. Ten wciąż cieszy się popularnością wśród firm i użytkowników domowych. Mamy więc ciekawą sytuację w postaci obecności nowoczesnego zestawu narzędzi w chmurze, oraz standardowego pakietu Office 2021.
Czym różnią się pakiety aplikacji Microsoft? Zmian jest bardzo dużo, ale do kluczowych różnic należą funkcjonalność i dostępność pakietu, sposób opłacania licencji, liczba urządzeń w licencji oraz okres trwania licencji.
Warianty aplikacji w Microsoft 365 i Office 2021
Office 2021 to zbiór aplikacji, które zna cały świat: Word, Excel i PowerPoint. Zależnie od wybranego wariantu możesz również dodatkowo korzystać z klienta poczty Outlook (w wersji Office 2021 Home & Business) oraz Microsoft Access i Publisher (w Office 2021 Professional). Największą zmianą w stosunku do poprzedniej wersji (Office 2019) jest obecność komunikatora Microsoft Teams, co jest pewnego rodzaju namiastką chmurowych usług Microsoftu.
Microsoft 365 posiada znacznie więcej wariantów – dla firm, użytkowników domowych i szkół. Największa różnica polega na pełnym wykorzystaniu możliwości chmury Microsoft, co łączy się m.in. z przetwarzaniem danych poza urządzeniem użytkownika (aczkolwiek istnieje oczywiście możliwość zapisywania danych na dysku). Dostęp do chmury otwiera jednak wiele nowych sposobów na prowadzenie firmy tj. udostępnianie plików do edycji lub podglądu bez konieczności wysyłania ich na maila, przechowywanie plików na dyski wirtualnym OneDrive, czy praca za pomocą aplikacji instalowanych na różnych systemach – swoje obowiązki możesz wykonywać w biurze za pomocą laptopa, a nawet w podróży na smartfonie z włączonym dostępem do sieci. Zasoby danych są identyczne.
Każdy użytkownik licencji Microsoft 365 otrzymuje 1TB miejsca na dokumenty, zdjęcia i dowolne inne pliki na dysku OneDrive. To przestrzeń, którą przy normalnym użytkowaniu trudno zapełnić nawet w kilka lat, co jest dobrą alternatywą do zakupu kolejnych twardych dysków (również zewnętrznych, podpinanych do USB).
Licencja wieczysta czy subskrypcja?
Z pewnością dla wielu użytkowników wybór Office 2021 będzie podyktowany metodą licencjonowania produktu. Za pakiet aplikacji płacisz raz i otrzymujesz klucz do wieczystej licencji przypisanej do Twojego konta Microsoft (możesz je założyć za darmo pod adresem https://office.com/setup). Wadą tego rozwiązania jest jednak brak aktualizacji aplikacji oraz nowych funkcji w Word, Excel lub Powerpoint, jakie pojawią się w przyszłości. Pamiętaj również, że Office 2021 zainstalujesz tylko na 1 komputerze.
W przypadku Microsoft 365 mamy do czynienia z modelem subskrypcyjnym, a więc opłacaniem usługi co miesiąc, co pół roku lub raz na rok. W ramach abonamentu otrzymujesz zawsze najnowsze wersje aplikacji oraz szereg innych funkcjonalności wspierających biznes. Subskrypcja umożliwia także korzystanie z aplikacji na 5 różnych urządzeniach (dla 1 użytkownika), co wpływa na elastyczność pracy.
Czas trwania licencji
Office 2021 jest objęty wieczystą licencją, więc nie posiada żadnych limitów czasowych. Po aktywacji i zainstalowaniu aplikacji możesz pracować w ulubionych aplikacjach bez obawy o wygaśnięcie licencji.
Subskrybując Microsoft 365, czas trwania Twojej licencji zależny jest od okresu rozliczeniowego, który wybierzesz przy zakupie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego możesz przedłużyć swoją subskrypcję. Jeśli jej nie przedłużysz, możesz normalnie korzystać z aplikacji Microsoft 365 przez 30 dni, aczkolwiek po 90 dniach wszystkie dane Twojej organizacji zostaną usunięte bezpowrotnie.
Nowe opcje w Office 2021 – na co warto zwrócić uwagę?
Z każdą wersją klasycznej licencji Office firma Microsoft odświeża interfejs aplikacji i wprowadza nowe funkcje. Z pozoru są to drobne zmiany, które mogą Cię na początku nie interesować. Z biegiem czasu może się jednak okazać, że umożliwiają one poprawny odczyt dokumentów, które ktoś stworzył w najnowszej wersji usług Microsoftu. W Office 2021 powinieneś zwrócić uwagę na:
- Nowy wygląd, zgodny z designem innych aplikacji i systemu Windows 11,
- Funkcje XLOOKUP, LET i XMATCH oraz dynamiczne zakresy w Excel 2021,
- Wyszukiwanie Microsoft Search w aplikacjach Office,
- Wprowadzanie koloru w wartości szesnastkowej (Hex) w aplikacjach Office,
- Wsparcie formatu OpenDocument 1.3 (ODF) w Word, Excel i PowerPoint,
- Możliwość korzystania z biblioteki Office Premium Creative Content,
- Błyskawiczne wyszukiwanie, translator oraz wprowadzanie ręczne w Outlook 2021.
Dla kogo jest Office 2021, a dla kogo Microsoft 365?
Pakiety Office i Microsoft 365 świetnie spełniają wymagania użytkowników, którzy chcą pracować w swoich ulubionych aplikacjach biurowych. Różnice między nimi są jednak bardzo duże i nie warto ich ograniczać tylko do modelu rozliczeń czy sposobów na licencjonowanie. Wystarczy wspomnieć, że Word, Excel czy Powerpoint działające w przeglądarce to zaledwie ułamek wszystkich możliwości Microsoft 365, a w Office 2021 to one pełnią główną rolę.
Ze względu na swoją zawartość i względnie ograniczoną funkcjonalność pakiety Office 2021 są lepszym wyborem dla użytkowników domowych, uczniów i studentów oraz małych przedsiębiorstw pracujących wyłącznie stacjonarnie. Każda z wymienionych grup ma odpowiedni wariant w ofercie produktowej Microsoftu:
Usługi z rodziny 365 zawierają pełny wachlarz aplikacji i funkcjonalności w postaci technologii cloud, która zmieniła sposób pracy na bardziej elastyczny. Doskonale sprawdza się w sytuacji, gdy firma preferuje model hybrydowy lub zdalny. To powinien być również pierwszy wybór w momencie, gdy Twoje przedsiębiorstwo organizuje pracę w grupach/zespołach. Microsoft 365, podobnie jak Office 2021, dostępny jest w kilku wariantach przeznaczonych m.in. dla:
- użytkowników domowych – Microsoft 365 Personal i Microsoft 365 Family
- małych i dużych firm – rodzina pakietów Microsoft 365 Business,
- oraz szkół i placówek oświatowych – licencje Office 365 dla edukacji.
Gdzie kupić Office 2021?
Jeśli chcesz skorzystać z wieczystych licencji najnowszego pakietu aplikacji biurowych Microsoft, sprawdź aktualną ofertę licencji Office 2021 ESD. Dzięki licencjom ESD otrzymujesz kod do aktywacji licencji w momencie zaksięgowania płatności, co oznacza, że od razu możesz przejść do aktywacji i pobierania aplikacji na swój komputer.
