Do spotkań „na żywo” starannie dobieramy ubiór, fryzurę, zapach oraz inne aspekty naszego wizerunku. Niezależnie od tego czy wybieramy się na biznesowe spotkanie czy wyjście z grupą przyjaciół, chcemy zrobić dobre wrażenie. A jak wygląda to w przypadku rozmów online?
Wideokonferencje funkcjonują już na porządku dziennym, a w niektórych przestrzeniach są nawet jedyną metodą kontaktu klientem lub partnerem biznesowym. Dlatego warto się do nich odpowiednio przygotowywać.
Niezależnie od rodzaju spotkań pamiętaj o korzystaniu z bezpiecznego komunikatora, który uchroni Twoje dane przed nieautoryzowanym dostępem. W tym artykule posłużyliśmy się oprogramowaniem Microsoft Teams.
Jak dobrze wyglądać na spotkaniach online? – 7 wskazówek
Pamiętaj, że dobre przygotowanie do wideokonferencji wydatnie wpływa na jej przebieg, a także późniejszy odbiór. Nawet jeśli nie jesteś w stanie wprowadzić wszystkich wskazówek w życie, skorzystanie z kilku z nich będzie dla Ciebie korzystne.
Tło podczas rozmowy przez komunikator – sprawdź, co masz za plecami
Od ogółu do szczegółu – sprawdź, czy Twoja obecność w oku kamery nie zaskoczy w jakiś sposób rozmówcy. Pracując w domu, w którym spędzasz większość dnia, bardzo łatwo przeoczyć pewne rozpraszacze, które wpływają na uczestników spotkania.
Przykładami mogą być porozrzucane ubrania, otwarta szafa, plakaty lub obrazy na ścianie oraz inni domownicy. Czasami nie da się tego uniknąć, ale obecność niektórych elementów możesz ograniczyć.
Dobrze wiemy, że sytuacja w mieszkaniu może być dość dynamiczna, dlatego:
- Usiądź w neutralnym miejscu. Nie koniecznie na tle gołej ściany. Jeśli nie masz dużego wyboru co do miejsca odbywania wideorozmów – posprzątaj (lub po prostu schowaj) rzeczy, które przez przypadek zwrócą uwagę innych.
- Rozmyj lub zmień tło. Wiele aplikacji do rozmów online, w tym Microsoft Teams, posiadają opcję zmiany przestrzeni za naszymi plecami poprzez wybranie innego tła lub wgranie własnego. Nie chcesz ryzykować z grafiką? Wybierz opcję z rozmyciem. Sztuczna inteligencja w większości przypadków dobrze radzi sobie z odcięciem sylwetki od tła na drugim planie.
Rozmycie lub zastąpienie tła grafiką jest jak najbardziej dopuszczalne w kontaktach biznesowych. Pamiętaj jednak, aby sztuczne tło również wyglądało profesjonalnie.
Korzystasz z Teams? Sprawdź, jak zmienić tło podczas rozmowy online.
Wygląd zewnętrzny – o co zadbać podczas spotkań biznesowych?
Kiedy pokój jest już posprzątany, sprawdź jak prezentujesz się w lustrze. W większości przypadków komunikatory i kamery internetowe bardzo dobrze oddają szczegóły dotyczące naszego wyglądu (poza sytuacjami, w których szybkość naszego połączenia internetowego znacząco maleje).
Przed spotkaniem online zadbaj o następujące elementy:
- Fryzura – jeśli po przebudzeniu zdarza Ci się mieć odstające „koguty” lub włosy żyją własnym życiem, ta porada jest dla Ciebie. Uczesz się lub zwiąż włosy.
- Zarost – jeżeli broda jest stałym elementem Twojego wizerunku to nie musisz jej golić. Inaczej sprawa ma się jednak w sytuacji, gdy co dzień golisz się na gładko lub preferujesz lekki zarost. Każde odstępstwo od normy będzie widoczne u osób, które mają z Tobą stały kontakt. Jeżeli masz zaplanowane spotkanie online w większym gronie – pozbądź się lub ogranicz zarost.
- Ubranie – o ile spód odzienia nie odgrywa tak istotnej roli (nie bez powodu w sieci pojawiły się memy prezentujące biznesmenów ubranych w marynarkę i bokserki) jak podczas prawdziwych spotkań, to na ubranie od pasa w górę koniecznie należy zwrócić uwagę. Zdejmij piżamę i włóż schludne, wyprasowane ubranie. Nie musi to być garnitur, ale już estetyczny t-shirt lub casualowa koszula zrobi lepsze wrażenie.
Czy podczas wideokonferencji można wyłączyć kamerę?
To pytanie wydaje się zasadne, ponieważ wielu użytkowników nie ma ochoty prezentować swojego wizerunku lub nie jest do rozmowy należycie przygotowana. Sami badacze również są podzieleni w swoich opiniach, jak wyłączona kamera wpływa na jakość rozmów. Z jednej strony mówi się o braku więzi ludzkiej i słabym budowaniu relacji z innymi członkami zespołu. Z drugiej, niektórzy preferują tę opcję ze względu na ograniczanie śladu węglowego.
Jak zadbać o wysoką jakość video i uniknąć pytania „Jak mnie widać?”
Skoro wiesz już, że Twojemu wyglądowi nie można już nic zarzucić, a tło masz ogarnięte na poziomie prezentera telewizyjnego – spraw, by Twoje starania nie poszły na marne.
W dużym skrócie chodzi o użycie takiego kadru, aby rozmówcy dobrze Cię widzieli. Składa się na to kilka czynników:
- Widoczność sylwetki – zadbaj o to, by uczestnicy spotkania widzieli Ciebie (Twoje popiersie), a nie czoło czy jeszcze inną wybraną część.
- Oświetlenie twarzy – nie chodzi bynajmniej o używanie profesjonalnego, dodatkowego oświetlenia. Wykorzystaj światło dzienne i usiądź naprzeciwko okna. W ten sposób Twoja twarz będzie lepiej widoczna. Opcjonalnie użyj dodatkowego oświetlenia, które masz w danym pomieszczeniu. Niektórzy wspomagają się nawet latarką w smartfonie.
- Ogólna kolorystyka – wzrok jest mniej obciążony, gdy skupiamy się na ciepłych barwach. Jeśli to możliwe, zrezygnuj z ubrań o czarnych i zimnych kolorach na korzyść bardziej żywych. Jeśli posiłkujesz się sztucznym oświetleniem – wybierz cieplejsze barwy.
- Nazwa użytkownika – nie dotyczy to Twojego wizerunku w kamerze, jednak miej świadomość, że profesjonalny login również korzystnie wpłynie na postrzeganie Ciebie (zwłaszcza, kiedy pierwsze wrażenie jest bardzo ważne). Bezpiecznie jest użyć schematu „Imię Nazwisko”. Jeżeli otrzymujesz zaproszenie na rozmowę online od zewnętrznego partnera, to przed wejściem do pokoju z konferencją prawdopodobnie zobaczysz okno z wpisaniem nazwy użytkownika. Nie używaj internetowych nicków lub skrótów.
Zadbaj o jakość dźwięku w rozmowie
Uczestnictwo w czacie „wideo” wymaga od użytkowników sprawnego urządzenia do odbierania dźwięku. O ile nie prowadzisz prestiżowego webinaru dla kilkuset osób, nie musisz posiadać profesjonalnego mikrofonu.
Do praktycznie każdego rodzaju rozmowy wideo wystarczy standardowy zestaw słuchawek z mikrofonem. To, czy wybierzesz wersję przewodową lub bezprzewodową, zależy od Ciebie.
Czy podczas rozmowy online można użyć wbudowanego w laptop lub telefon mikrofonu i głośników? Można, ale… takie rozwiązanie ma 2 podstawowe wady:
- Wbudowany mikrofon łatwiej zbiera dźwięki otoczenia, w efekcie będziesz gorzej słyszany/a (podczas rozmowy ludzie usłyszą dźwięki pisania na klawiaturze, klikania myszką czy szczekanie psa na podwórku),
- Rozmówca może słyszeć siebie w Twoich głośnikach (z opóźnieniem, co bardzo łatwo wybija z koncentracji).
Ograniczanie rozpraszaczy – co wpływa na przebieg rozmów internetowych?
Niektóre „rozpraszacze” zostały wspomniane już wcześniej. Oto kilka innych, potencjalnych sytuacji, które rozproszą Ciebie oraz innych użytkowników w rozmowie online:
- Obecność innych lokatorów. Inni domownicy m.in. partnerzy, dzieci, zwierzęta, przyczyniają się do wprowadzenia zamieszania na spotkaniu online. Jeśli istnieje ryzyko, że w Twoim otoczeniu mogą wydarzyć się niespodziewane sytuacje tj. opieka nad małym dzieckiem, powiadom rozmówcę o takiej ewentualności.
- Wizyta kuriera. Podobnie jak wyżej – jeśli oczekujesz wizyty w bliżej nieokreślonym przedziale czasowym, powiadom o tym innych uczestników. Jeśli jednak masz wpływ na godzinę dostarczenia paczki, to skorzystaj z tej opcji, aby mieć spokojną głowę podczas spotkania.
- Remont na klatce schodowej. Hałasy spowodowane remontami czy innymi pracami, na które nie mamy wpływu również dobrze jest zakomunikować.
Wiele sytuacji, uprzykrzających życie w spotkaniach online, spowodowanych jest głównie hałasem. Dobrą praktyką jest wyciszanie swojego mikrofonu, kiedy nie zabieramy w danej chwili głosu. Jest to tym bardziej przydatne, jeśli uczestniczymy w prezentacji czy konferencji, na której nie odzywamy się (jesteśmy biernym uczestnikiem).
Jak zrobić dobre wrażenie na rozmówcy?
Są to wskazówki przydatne podczas spotkań rekrutacyjnych, z przełożonym lub partnerem biznesowym. Warto je wziąć pod uwagę!
- Kiedy przed ważnymi spotkaniami „na żywo” wyciszasz telefon – zrób to samo przed spotkaniem online.
- Jeśli wymagana jest punktualność – nie spóźniaj się.
- Nie jedz podczas rozmowy. Wytrzymaj i poczekaj ze śniadaniem czy lunchem, aż zakończycie połączenie.
- Utrzymuj „kontakt wzrokowy”. Nawet jeśli ciężko Ci skoncentrować się patrząc w oko kamerki internetowej, patrz na swojego rozmówcę, gdy mówi.
Ogólnie pojęty savoir-vivre jest dobrze widziany również online, dlatego stosuj podstawowe zasady dobrego wychowania podczas wideorozmów.
Pamiętaj, że to nie jest spotkanie „na żywo”
I na koniec warto wspomnieć o przyjęciu pewnego rodzaju nastawienia. Miej świadomość, że spotkania online nie są odpowiednikiem spotkań face-to-face (pomimo, że widzimy się w kamerkach).
Tak, jak Twojemu rozmówcy może przytrafić się niezapowiedziane ćwiczenie przeciwpożarowe w firmie, tak Twój kot w każdej chwili może strącić doniczkę z ulubionym sukulentem. Spotykając się online fizycznie przebywamy w różnych miejscach i w każdym z nich mogą nastąpić nieprzewidziane sytuacje. Jeśli każda ze stron będzie o tym pamiętać – takie rozmowy będą przyjemniejsze i mniej stresujące.
Jaki komunikator wybrać do prowadzenia wideokonferencji?
Zasady budowania profesjonalnego wizerunku podczas wideorozmów już znasz. A jak wygląda sprawa, gdy dopiero zaczynasz swoją drogę przedsiębiorcy lub potrzebujesz narzędzi do bezpiecznego kontaktowania się z użytkownikami?
Z pomocą przychodzi tutaj Microsoft Teams, który rekomendujemy z kilku powodów:
- posiada wszystkie, niezbędne opcje do organizacji planowanych spotkań online, a nawet konferencji na żywo dla zewnętrznych użytkowników.
- jest zintegrowany z kalendarzem w Outlooku, co ułatwia wysyłkę zaproszeń na rozmowę do innych pracowników. A jeśli Twój partner biznesowy korzysta z aplikacji Google – możesz połączyć oba kalendarze w łatwy sposób.
- posiada opcje zmiany tła, wyciszania, dodawania reakcji, a nawet wspólnej edycji dokumentów w oknie czatu.
- korzystamy z niego codziennie i wiemy, że możemy na nim polegać, bo pasuje do pracy w małym i większym zespole (a zatrudniamy blisko 400 osób).
- oferuje pełne szyfrowanie połączeń end-to-end, co zwiększa bezpieczeństwo rozmów i informacji przekazywanych na czacie.
Jak skorzystać z komunikatora Teams? W home.pl jest dostępny na 2 sposoby:
- jako oddzielna licencja Teams Essentials,
- jako dodatkowa aplikacja w firmowych pakietach Microsoft Office 365.
Sprawdź również inne treści na temat pracy zdalnej:
