Wpisz poszukiwane słowo i wciśnij Enter.

Jak korzystać z podpisu elektronicznego w dziale HR?

Jak korzystać z podpisu elektronicznego w dziale HR?

Obieg dokumentów papierowych w działach związanych z kadrami i płacami zajmuje wiele czasu. Wie o tym każdy, kto choć raz spędził dzień w dziale HR w swojej firmie. Problem ten nasilił się w trakcie pandemii, która przeniosła pracowników w tryb pracy zdalnej lub hybrydowej. Przetwarzanie dokumentów, umów czy danych pracowniczych nie musi być jednak skomplikowane – wystarczy, że w firmie pojawi się podpis elektroniczny. Jakie dokumenty w HR można prawomocnie podpisać e-podpisem Autenti, a które wymagają potwierdzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym SimplySign?

SPIS TREŚCI

Jak działa platforma podpisu elektronicznego Autenti?

Wdrożenie platformy Autenti i prawomocne podpisywanie umów nie wymaga wydania certyfikatu podpisu elektronicznego dla każdego pracownika. Wystarczy, że jeden wyznaczony pracownik, np. Dyrektor/ Dyrektorka Działu Kadr będzie posiadać dostęp do platformy Autenti PRO. Dzięki temu może tworzyć, podpisywać, wysyłać i archiwizować dokumenty pracownicze w elektronicznym obiegu dokumentów bez limitów. Odbiorca dokumentu otrzyma email z prośbą o podpisanie e-dokumentu, a następnie kliknie w link prowadzący do platformy Autenti i dokona złożenia podpisu elektronicznego – bez konieczności rejestracji czy posiadania dodatkowych narzędzi.

Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign?

Korzystanie z e-podpisu wiąże się z koniecznością wypełnienia wniosku o wydanie certyfikatu oraz przejściem procedury weryfikacji dokumentów (dowodu osobistego lub paszportu) w Punkcie Potwierdzania Tożsamości np. eSIGN. Choć procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego jest nieco dłuższa, to jednak daje on szersze możliwości w zakresie podpisywania umów elektronicznych. Polskie ustawodawstwo wyszczególnia, jakie e-dokumenty można podpisywać wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jakie dokumenty kadrowe w HR można podpisać e-podpisem?

Poniżej znajdziesz listę dokumentów, które wykorzystywane są na co dzień m.in. w działach Kadr i Płac oraz HR. Sprawdź, które z nich możesz wdrożyć do elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie, oraz jaki rodzaj certyfikatu wymagany jest, aby złożyć prawomocny podpis przez obie strony umowy. Jeżeli chcesz poznać różnice między najpopularniejszymi rozwiązaniami na rynku, sprawdź czym różni się podpis kwalifikowany SimplySign od zaawansowanego podpisu elektronicznego Autenti.

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności lub formy co najmniej jej równoważnej, a więc ten dokument powinien zostać podpisany przez strony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, np. SimplySign.

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich

Kontrakt menadżerski

Kontrakt menadżerki to często stosowana forma zatrudnienia wyższej kadry menadżerskiej, ekspertów lub doradców pracujących przy radach nadzorczych spółek. Kontrakt menadżerski może zostać podpisany za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jeżeli w ramach kontraktu będą wykonywane utwory, to zapis dotyczący udzielenia licencji wyłącznej lub przeniesienia praw autorskich majątkowych należy zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. A więc w tym przypadku obligatoryjny dla stron pozostaje kwalifikowany podpis elektroniczny, np. e-podpis SimplySign.

Autenti czy Simplysign - porównanie usług do podpisu kontraktu menadżerskiego

Umowa zlecenie

Zawarcie współpracy na podstawie umowy zlecenie jest możliwe z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Autenti. Jeżeli jednak na podstawie umowy powstaną utwory, to postanowienia dotyczące udzielenia licencji wyłącznej lub przeniesienia autorskich praw majątkowych wymagają formy pisemnej, a więc w tym przypadku należy skorzystać podpisu kwalifikowanego, np. SimplySign.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę zlecnie?

Umowa o dzieło bez przeniesienia praw autorskich

Gdy umowa o dzieło nie wymaga przeniesienia praw autorskich, taki dokument może zostać prawomocnie podpisany przez obie strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o dzieło bez przeniesienia praw autorskich?

Umowa o dzieło z udzieleniem licencji niewyłącznej

Podpisanie elektronicznej umowy o dzieło z udzieleniem licencji niewyłącznej nie wymaga formy pisemnej, a więc również może zostać z powodzeniem podpisana przez obie strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej

Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem

Umowa o zakazie konkurencji wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc jej prawomocne podpisanie w sposób elektroniczny wymaga użycia podpisów kwalifikowanych.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o zakazie konkurencji z pracownikiem?

Umowa o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej

Umowa o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jej prawomocne podpisanie wymaga użycia przez obie strony podpisu kwalifikowanego.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej

List intencyjny lub list referencyjny

W celu podpisania listu intencyjnego lub listu referencyjnego przez pracodawcę wystarczą podpisy elektroniczne złożone za pośrednictwem platformy Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać list intencyjny lub list referencyjny?

Umowa o pracę na okres próbny, przedwstępna umowa o pracę lub umowa o pracę na zastępstwo

Sama umowa o pracę na okres próbny, przedwstępna umowa o pracę lub umowa o pracę na zastępstwo nie wymagają formy pisemnej, a więc dokumenty te mogą zostać podpisane przez obie strony podpisem elektronicznym Autenti. Jednak w tym przypadku obligatoryjne jest potwierdzenie przez pracodawcę warunków pracy na piśmie w formie oświadczenia. Dokument ten wymaga podpisania go przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, np. SimplySign.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o pracę na okres próbny, przedwstępną umowę o pracę lub umowę o pracę na zastępstwo?

Umowa o pracę tymczasową

Podobnie jak w przypadku poprzednich umów, sam dokument może zostać podpisany przez strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jednak pracodawca zobligowany jest do dostarczenia pracownikowi dodatkowego oświadczenia dot. potwierdzenia warunków umowy, w formie papierowej podpisanego odręcznie lub w formie cyfrowej podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku zatrudnienia poprzez agencję pracy tymczasowej podmiot zobowiązany jest do przekazania pracownikowi tymczasowemu informacji kontaktowych: adresu, numeru telefonu oraz adresu email, a także dni i godzin pracy, kiedy pracownik będzie mógł skontaktować się z agencją. Informacje w formie pisemnej lub elektronicznej należy dostarczyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia elektronicznej umowy o pracę.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o pracę tymczasową?

Umowa o pracę

Choć sama umowa o pracę nie musi zostać zawarta w formie pisemnej, to zgodnie z prawem pracodawca zobligowany jest do potwierdzenia warunków umowy na piśmie. W związku z tym, że warunki umowy są obligatoryjnie wpisywane do umowy o pracę, ten rodzaj umowy w formie cyfrowej musi być podpisany przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę o pracę?

Umowa kierująca pracownika do pracy za granicą

Pracodawca może podpisać z pracownikiem wiążącą umowę kierującą go do pracy za granicą z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Autenti. Jednak z uwagi na wymóg formy pisemnej, uwzględniony w Art. 121 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, nie dotyczy to agencji zatrudnienia. W ich przypadku obligatoryjne jest zachowanie formy pisemnej w oparciu o dokument papierowy lub podpis kwalifikowany.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę kierującą pracownika do pracy za granicą?

Zakres obowiązków

Zakres obowiązków może zostać z powodzeniem podpisany za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać zakres obowiązków

Regulamin pracy, wynagradzania lub premiowania

Regulaminy pracy, wynagradzania i premiowania wchodzą w życie w sposób przyjęty przez organizację. Zgodnie z przyjętymi zasadami reprezentacji regulaminy mogą zostać prawomocnie podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.   

Jakim podpisem elektronicznym podpisać regulamin pracy, wynagradzania lub premiowania?

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych może zostać skutecznie podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP

Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP w formie e-dokumentu wymaga złożenia pod nim sygnatury organizatora w formie podpisu kwalifikowanego i dołączenia go do e-teczki pracownika. Jeżeli dokument zaświadczenia jest w formie papierowej, a pracownik kadr chce dołączyć go do teczki elektronicznej pracownika, skan musi zostać podpisany elektronicznie firmowym podpisem kwalifikowanym pracodawcy, pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub podpisem kwalifikowanym osoby poświadczającej zgodność wykonanego skanu elektronicznego z papierowym oryginałem.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP przez pracownika?

Skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie

Elektroniczne skierowania na badania muszą być podpisane przez pracodawcę za pomocą podpisu kwalifikowanego. Jeden egzemplarz elektronicznego dokumentu musi zostać również przekazany pracownikowi, którego dotyczy skierowanie.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie?

Umowa ubezpieczenia, w tym pracownicze ubezpieczanie grupowe

Umowy i dokumenty związane z ubezpieczeniem, w tym ubezpieczeniem grupowym mogą zostać podpisane przez strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę ubezpieczenia, w tym pracownicze ubezpieczenie grupowe?

Polityka szkoleniowa

Polityka szkoleniowa firmy może zostać podpisana zgodnie z przyjętymi w organizacji normami podpisem elektronicznym Autenti i przekazana pracownikom do podpisu za pomocą platformy Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać politykę szkoleniową firmy?

Pełnomocnictwo dla pracownika lub zleceniobiorcy

Jeżeli pełnomocnictwo odnosi się do czynności prawnych, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, wówczas należy podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, jeżeli zawarte w pełnomocnictwie czynności prawne wymagają formy szczególnej, np. aktu notarialnego, notarialnego poświadczenia podpisu lub daty pewnej – wówczas dokument należy opracować w formie papierowej.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać pełnomocnictwo dla pracownika lub zleceniobiorcy?

Karta przydziału

Karta przydziału może zostać wydana w oparciu o dokument podpisany za pomocą elektronicznego podpisu Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać odbiór karty przydziału?

Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji

Polecenie wyjazdu służbowego można przedłożyć pracownikowi elektronicznie, podpisując dokument podpisem elektronicznym Autenti. Tak samo rozliczenie delegacji może zostać podpisane przez pracodawcę i pracownika e-podpisem Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji?

Wniosek urlopowy i zawiadomienie o nieobecności w pracy

Wniosek urlopowy i zawiadomienie o nieobecności w pracy można złożyć i zaakceptować za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać wniosek urlopowy i zawiadomienie o nieobecności w pracy?

Karta ewidencji czasu pracy

Czas pracy można ewidencjonować w sposób elektroniczny i potwierdzać czas pracy za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać kartę ewidencji czasu pracy?

Protokół zdawczo-odbiorczy

Elektroniczny protokół zdawczo-odbiorczy może zostać potwierdzony przez strony e-podpisem Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać protokół zdawczo-odbiorczy?

Potwierdzenie rachunku bankowego

Przekazanie rachunku bankowego wykonawcy lub zleceniobiorcy można dodatkowo uwiarygodnić za pomocą opatrzenia przekazywanego dokumentu podpisem elektronicznym Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać potwierdzenie rachunku bankowego w dziale HR

Przyznanie nagrody lub wymierzenie kary porządkowej

W obu przypadkach wymagane jest umieszczenie w aktach osobowych informacji o nagrodzie lub wymierzeniu kary porządkowej. W tym celu dokument elektroniczny informujący o przyznaniu nagrody lub kary porządkowej należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zarchiwizować w e-teczce. Jeżeli ww. dokumenty zostały przygotowane w innych sposób, należy odwzorować cyfrowo dokument i po podpisaniu podpisem kwalifikowanym umieścić w elektronicznej teczce pracowniczej.

Przyznanie nagrody lub wymierzenie kardy porządkowej?

Rozliczenie PIT-11 i PIT-40

W kontakcie z administracją skarbową, elektroniczne rozliczenie PIT-11 i PIT-40 należy dodatkowo uwiarygodnić kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać rozliczenie PIT-11 i PIT-40?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych

Orzeczenie lekarskie

Orzeczenie lekarskie w formie cyfrowej otrzymane od lekarza medycyny pracy można bez problemu włożyć do elektronicznej teczki pracownika. W celu elektronicznego zarchiwizowania papierowego orzeczenia lekarskiego należy uprzednio odwzorować dokument cyfrowo, podpisać podpisem kwalifikowanym przez upoważnioną osobę w organizacji w celu potwierdzenia odwzorowania z papierowym oryginałem, a następnie przekazać do elektronicznej teczki pracownika.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać orzeczenie lekarskie do e-teczki pracownika?

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy wydane w formie cyfrowej musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy. Jeżeli pracownik kadr chce włożyć do e-teczki świadectwo pracy wydane na papierze, uprzednio należy je odwzorować cyfrowo, a następnie podpisać podpisem kwalifikowanym w celu potwierdzenia zgodności odwzorowania z oryginałem.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać świadectwo pracy?

Zgoda na potrącenie z pensji, np. pod kartę sportową

Zgodę na potrącenie z pensji można wyrazić za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać zgodę w HR na potrącenie z pensji, np. pod kartę sportową?

Zaświadczenie dla pracownika (np. wysokość wynagrodzenia pod kredyt dla banku)

Zaświadczenie elektroniczne dla pracownika można wydać przy użyciu podpisu Autenti. Mały wyjątek stanowią sytuacje, gdy instytucja, do której ma zostać skierowane zaświadczenie określa zasady przygotowania i uwierzytelnienia zaświadczenia np. poprzez certyfikat kwalifikowany.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać zaświadczenie o zarobkach w HR?

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę oraz rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia należy przedłożyć w formie pisemnej, a więc wymaga to zastosowania podpisu kwalifikowanego.

Jakim podpisem elektronicznym podpisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Podpis kwalifikowany SimplySign czy platforma Autenti – z czego powinien korzystać dział HR?

Zaletą stosowania podpisów kwalifikowanych jest ich uniwersalność i możliwość stosowania zamiennie z podpisem odręcznym w niemal każdej sytuacji. Wadą jest natomiast konieczność zachowania równoważnego uwierzytelnienia dokumentu, a więc podpis kwalifikowany musi posiadać zarówno specjalista HR, jak również druga osoba. Nie ulega wątpliwości, że podpis kwalifikowany jest najbardziej wszechstronnym narzędziem prawomocnego podpisywania cyfrowych dokumentów i doskonale zastępuje podpis odręczny przy kontakcie z administracją publiczną, w wewnątrzfirmowym obiegu dokumentów oraz podczas zawierania prawomocnych umów elektronicznych B2B.

Dodany graficzny podpis (parafka) do dokumentu elektronicznego. Wizualiacja podpisu elektronicznego SimplySign.
Choć podpis kwalifikowany wymaga potwierdzenia tożsamości, posiada on szerszy wachlarz możliwości podpisywania dokumentów elektronicznych.

Jak na tle podpisu kwalifikowanego wypada platforma Autenti? Dla działów HR z pewnością największą korzyścią jest brak konieczności weryfikacji tożsamości, tak jak ma to miejsce przy certyfikacie kwalifikowanym. E-podpis Autenti jest mniej elastyczny w zastosowaniu, ale dobrze sprawdza się jako narzędzie do podpisywania wielu kadrowych dokumentów.

Pamiętaj jednak, że Autenti to nie tylko podpis, ale tak naprawdę cała platforma do zarządzania dokumentacją elektroniczną i podpisami w organizacji. dzięki temu w szybki sposób przejdziesz z papierowego archiwum do elektronicznego obiegu dokumentów, a intuicyjny proces składania podpisów na odległość wpisuje się w hybrydowy lub zdalny tryb pracy pracowników.

Wizualizacja podpisu w karcie podpisów Autenti. Podpis elektroniczny został potwierdzony pieczęcią elektroniczną Autenti
Platforma podpisu elektronicznego Autenti to cały ekosystem pozwalający tworzyć, podpisywać elektronicznie, przekazywać do podpisu i archiwizować umowy w firmowym obiegu dokumentów elektronicznych.

Sprawdź także: