Obieg dokumentów papierowych w działach związanych z kadrami i płacami zajmuje wiele czasu. Wie o tym każdy, kto choć raz spędził dzień w dziale HR w swojej firmie. Problem ten nasilił się w trakcie pandemii, która przeniosła pracowników w tryb pracy zdalnej lub hybrydowej. Przetwarzanie dokumentów, umów czy danych pracowniczych nie musi być jednak skomplikowane – wystarczy, że w firmie pojawi się podpis elektroniczny. Jakie dokumenty w HR można prawomocnie podpisać e-podpisem Autenti, a które wymagają potwierdzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym SimplySign?
Jak działa platforma podpisu elektronicznego Autenti?
Wdrożenie platformy Autenti i prawomocne podpisywanie umów nie wymaga wydania certyfikatu podpisu elektronicznego dla każdego pracownika. Wystarczy, że jeden wyznaczony pracownik, np. Dyrektor/ Dyrektorka Działu Kadr będzie posiadać dostęp do platformy Autenti PRO. Dzięki temu może tworzyć, podpisywać, wysyłać i archiwizować dokumenty pracownicze w elektronicznym obiegu dokumentów bez limitów. Odbiorca dokumentu otrzyma email z prośbą o podpisanie e-dokumentu, a następnie kliknie w link prowadzący do platformy Autenti i dokona złożenia podpisu elektronicznego – bez konieczności rejestracji czy posiadania dodatkowych narzędzi.
Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign?
Korzystanie z e-podpisu wiąże się z koniecznością wypełnienia wniosku o wydanie certyfikatu oraz przejściem procedury weryfikacji dokumentów (dowodu osobistego lub paszportu) w Punkcie Potwierdzania Tożsamości np. eSIGN. Choć procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego jest nieco dłuższa, to jednak daje on szersze możliwości w zakresie podpisywania umów elektronicznych. Polskie ustawodawstwo wyszczególnia, jakie e-dokumenty można podpisywać wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jakie dokumenty kadrowe w HR można podpisać e-podpisem?
Poniżej znajdziesz listę dokumentów, które wykorzystywane są na co dzień m.in. w działach Kadr i Płac oraz HR. Sprawdź, które z nich możesz wdrożyć do elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie, oraz jaki rodzaj certyfikatu wymagany jest, aby złożyć prawomocny podpis przez obie strony umowy. Jeżeli chcesz poznać różnice między najpopularniejszymi rozwiązaniami na rynku, sprawdź czym różni się podpis kwalifikowany SimplySign od zaawansowanego podpisu elektronicznego Autenti.
Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich
Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności lub formy co najmniej jej równoważnej, a więc ten dokument powinien zostać podpisany przez strony przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, np. SimplySign.
Kontrakt menadżerski
Kontrakt menadżerki to często stosowana forma zatrudnienia wyższej kadry menadżerskiej, ekspertów lub doradców pracujących przy radach nadzorczych spółek. Kontrakt menadżerski może zostać podpisany za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jeżeli w ramach kontraktu będą wykonywane utwory, to zapis dotyczący udzielenia licencji wyłącznej lub przeniesienia praw autorskich majątkowych należy zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. A więc w tym przypadku obligatoryjny dla stron pozostaje kwalifikowany podpis elektroniczny, np. e-podpis SimplySign.
Umowa zlecenie
Zawarcie współpracy na podstawie umowy zlecenie jest możliwe z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Autenti. Jeżeli jednak na podstawie umowy powstaną utwory, to postanowienia dotyczące udzielenia licencji wyłącznej lub przeniesienia autorskich praw majątkowych wymagają formy pisemnej, a więc w tym przypadku należy skorzystać podpisu kwalifikowanego, np. SimplySign.
Umowa o dzieło bez przeniesienia praw autorskich
Gdy umowa o dzieło nie wymaga przeniesienia praw autorskich, taki dokument może zostać prawomocnie podpisany przez obie strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Umowa o dzieło z udzieleniem licencji niewyłącznej
Podpisanie elektronicznej umowy o dzieło z udzieleniem licencji niewyłącznej nie wymaga formy pisemnej, a więc również może zostać z powodzeniem podpisana przez obie strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Umowa o zakazie konkurencji z pracownikiem
Umowa o zakazie konkurencji wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc jej prawomocne podpisanie w sposób elektroniczny wymaga użycia podpisów kwalifikowanych.
Umowa o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej
Umowa o dzieło z udzieleniem licencji wyłącznej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jej prawomocne podpisanie wymaga użycia przez obie strony podpisu kwalifikowanego.
List intencyjny lub list referencyjny
W celu podpisania listu intencyjnego lub listu referencyjnego przez pracodawcę wystarczą podpisy elektroniczne złożone za pośrednictwem platformy Autenti.
Umowa o pracę na okres próbny, przedwstępna umowa o pracę lub umowa o pracę na zastępstwo
Sama umowa o pracę na okres próbny, przedwstępna umowa o pracę lub umowa o pracę na zastępstwo nie wymagają formy pisemnej, a więc dokumenty te mogą zostać podpisane przez obie strony podpisem elektronicznym Autenti. Jednak w tym przypadku obligatoryjne jest potwierdzenie przez pracodawcę warunków pracy na piśmie w formie oświadczenia. Dokument ten wymaga podpisania go przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, np. SimplySign.
Umowa o pracę tymczasową
Podobnie jak w przypadku poprzednich umów, sam dokument może zostać podpisany przez strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jednak pracodawca zobligowany jest do dostarczenia pracownikowi dodatkowego oświadczenia dot. potwierdzenia warunków umowy, w formie papierowej podpisanego odręcznie lub w formie cyfrowej podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadku zatrudnienia poprzez agencję pracy tymczasowej podmiot zobowiązany jest do przekazania pracownikowi tymczasowemu informacji kontaktowych: adresu, numeru telefonu oraz adresu email, a także dni i godzin pracy, kiedy pracownik będzie mógł skontaktować się z agencją. Informacje w formie pisemnej lub elektronicznej należy dostarczyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia elektronicznej umowy o pracę.
Umowa o pracę
Choć sama umowa o pracę nie musi zostać zawarta w formie pisemnej, to zgodnie z prawem pracodawca zobligowany jest do potwierdzenia warunków umowy na piśmie. W związku z tym, że warunki umowy są obligatoryjnie wpisywane do umowy o pracę, ten rodzaj umowy w formie cyfrowej musi być podpisany przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Umowa kierująca pracownika do pracy za granicą
Pracodawca może podpisać z pracownikiem wiążącą umowę kierującą go do pracy za granicą z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Autenti. Jednak z uwagi na wymóg formy pisemnej, uwzględniony w Art. 121 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, nie dotyczy to agencji zatrudnienia. W ich przypadku obligatoryjne jest zachowanie formy pisemnej w oparciu o dokument papierowy lub podpis kwalifikowany.
Zakres obowiązków
Zakres obowiązków może zostać z powodzeniem podpisany za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Regulamin pracy, wynagradzania lub premiowania
Regulaminy pracy, wynagradzania i premiowania wchodzą w życie w sposób przyjęty przez organizację. Zgodnie z przyjętymi zasadami reprezentacji regulaminy mogą zostać prawomocnie podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych może zostać skutecznie podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP w formie e-dokumentu wymaga złożenia pod nim sygnatury organizatora w formie podpisu kwalifikowanego i dołączenia go do e-teczki pracownika. Jeżeli dokument zaświadczenia jest w formie papierowej, a pracownik kadr chce dołączyć go do teczki elektronicznej pracownika, skan musi zostać podpisany elektronicznie firmowym podpisem kwalifikowanym pracodawcy, pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy lub podpisem kwalifikowanym osoby poświadczającej zgodność wykonanego skanu elektronicznego z papierowym oryginałem.
Skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie
Elektroniczne skierowania na badania muszą być podpisane przez pracodawcę za pomocą podpisu kwalifikowanego. Jeden egzemplarz elektronicznego dokumentu musi zostać również przekazany pracownikowi, którego dotyczy skierowanie.
Umowa ubezpieczenia, w tym pracownicze ubezpieczanie grupowe
Umowy i dokumenty związane z ubezpieczeniem, w tym ubezpieczeniem grupowym mogą zostać podpisane przez strony za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Polityka szkoleniowa
Polityka szkoleniowa firmy może zostać podpisana zgodnie z przyjętymi w organizacji normami podpisem elektronicznym Autenti i przekazana pracownikom do podpisu za pomocą platformy Autenti.
Pełnomocnictwo dla pracownika lub zleceniobiorcy
Jeżeli pełnomocnictwo odnosi się do czynności prawnych, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, wówczas należy podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, jeżeli zawarte w pełnomocnictwie czynności prawne wymagają formy szczególnej, np. aktu notarialnego, notarialnego poświadczenia podpisu lub daty pewnej – wówczas dokument należy opracować w formie papierowej.
Karta przydziału
Karta przydziału może zostać wydana w oparciu o dokument podpisany za pomocą elektronicznego podpisu Autenti.
Polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji
Polecenie wyjazdu służbowego można przedłożyć pracownikowi elektronicznie, podpisując dokument podpisem elektronicznym Autenti. Tak samo rozliczenie delegacji może zostać podpisane przez pracodawcę i pracownika e-podpisem Autenti.
Wniosek urlopowy i zawiadomienie o nieobecności w pracy
Wniosek urlopowy i zawiadomienie o nieobecności w pracy można złożyć i zaakceptować za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Karta ewidencji czasu pracy
Czas pracy można ewidencjonować w sposób elektroniczny i potwierdzać czas pracy za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Elektroniczny protokół zdawczo-odbiorczy może zostać potwierdzony przez strony e-podpisem Autenti.
Potwierdzenie rachunku bankowego
Przekazanie rachunku bankowego wykonawcy lub zleceniobiorcy można dodatkowo uwiarygodnić za pomocą opatrzenia przekazywanego dokumentu podpisem elektronicznym Autenti.
Przyznanie nagrody lub wymierzenie kary porządkowej
W obu przypadkach wymagane jest umieszczenie w aktach osobowych informacji o nagrodzie lub wymierzeniu kary porządkowej. W tym celu dokument elektroniczny informujący o przyznaniu nagrody lub kary porządkowej należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zarchiwizować w e-teczce. Jeżeli ww. dokumenty zostały przygotowane w innych sposób, należy odwzorować cyfrowo dokument i po podpisaniu podpisem kwalifikowanym umieścić w elektronicznej teczce pracowniczej.
Rozliczenie PIT-11 i PIT-40
W kontakcie z administracją skarbową, elektroniczne rozliczenie PIT-11 i PIT-40 należy dodatkowo uwiarygodnić kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Orzeczenie lekarskie
Orzeczenie lekarskie w formie cyfrowej otrzymane od lekarza medycyny pracy można bez problemu włożyć do elektronicznej teczki pracownika. W celu elektronicznego zarchiwizowania papierowego orzeczenia lekarskiego należy uprzednio odwzorować dokument cyfrowo, podpisać podpisem kwalifikowanym przez upoważnioną osobę w organizacji w celu potwierdzenia odwzorowania z papierowym oryginałem, a następnie przekazać do elektronicznej teczki pracownika.
Świadectwo pracy
Świadectwo pracy wydane w formie cyfrowej musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy. Jeżeli pracownik kadr chce włożyć do e-teczki świadectwo pracy wydane na papierze, uprzednio należy je odwzorować cyfrowo, a następnie podpisać podpisem kwalifikowanym w celu potwierdzenia zgodności odwzorowania z oryginałem.
Zgoda na potrącenie z pensji, np. pod kartę sportową
Zgodę na potrącenie z pensji można wyrazić za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Zaświadczenie dla pracownika (np. wysokość wynagrodzenia pod kredyt dla banku)
Zaświadczenie elektroniczne dla pracownika można wydać przy użyciu podpisu Autenti. Mały wyjątek stanowią sytuacje, gdy instytucja, do której ma zostać skierowane zaświadczenie określa zasady przygotowania i uwierzytelnienia zaświadczenia np. poprzez certyfikat kwalifikowany.
Wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiedzenie umowy o pracę oraz rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia należy przedłożyć w formie pisemnej, a więc wymaga to zastosowania podpisu kwalifikowanego.
Podpis kwalifikowany SimplySign czy platforma Autenti – z czego powinien korzystać dział HR?
Zaletą stosowania podpisów kwalifikowanych jest ich uniwersalność i możliwość stosowania zamiennie z podpisem odręcznym w niemal każdej sytuacji. Wadą jest natomiast konieczność zachowania równoważnego uwierzytelnienia dokumentu, a więc podpis kwalifikowany musi posiadać zarówno specjalista HR, jak również druga osoba. Nie ulega wątpliwości, że podpis kwalifikowany jest najbardziej wszechstronnym narzędziem prawomocnego podpisywania cyfrowych dokumentów i doskonale zastępuje podpis odręczny przy kontakcie z administracją publiczną, w wewnątrzfirmowym obiegu dokumentów oraz podczas zawierania prawomocnych umów elektronicznych B2B.
Jak na tle podpisu kwalifikowanego wypada platforma Autenti? Dla działów HR z pewnością największą korzyścią jest brak konieczności weryfikacji tożsamości, tak jak ma to miejsce przy certyfikacie kwalifikowanym. E-podpis Autenti jest mniej elastyczny w zastosowaniu, ale dobrze sprawdza się jako narzędzie do podpisywania wielu kadrowych dokumentów.
Pamiętaj jednak, że Autenti to nie tylko podpis, ale tak naprawdę cała platforma do zarządzania dokumentacją elektroniczną i podpisami w organizacji. dzięki temu w szybki sposób przejdziesz z papierowego archiwum do elektronicznego obiegu dokumentów, a intuicyjny proces składania podpisów na odległość wpisuje się w hybrydowy lub zdalny tryb pracy pracowników.
Sprawdź także:
- Ile kosztuje podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak odnowić podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak uzyskać rabat na podpis elektroniczny SimplySign?
- 10 przydatnych informacji dotyczących podpisu kwalifikowanego, które warto znać
- Czym różni się Profil Zaufany od podpisu kwalifikowanego SimplySign?
- Jakie są okresy wydania lub przedłużenia mobilnego podpisu elektronicznego SimplySign?
- Czym jest CRBR i dlaczego wymaga podpisu kwalifikowanego?
- Jak skonfigurować wizualizację e-podpisu w dokumencie PDF?
- Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez PESEL?
- Dlaczego warto korzystać z mobilnego podpisu kwalifikowanego?
- Jak wydać podpis kwalifikowany dla dyrektora z danymi szkoły?
- Jak korzystać z podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej?
- Czym różni się firmowy podpis kwalifikowany od pieczęci elektronicznej?
