Dziennik elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego dziennika szkolnego. Okazał się niezastąpiony w trakcie pandemii i przejścia szkół w tryb nauki zdalnej. Na przełomie czerwca i lipca przychodzi czas na eksport danych z e-dzienników w formacie .xml, które następnie podlegają archiwizacji. Do realizacji zadania niezbędny jest certyfikat elektroniczny. Jak wygląda w tym przypadku podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły z dodatkowymi polami zawierającymi dane placówki oświatowej?
Czy dziennik elektroniczny trzeba podpisać certyfikatem elektronicznym?
Zgodnie z § 22 ust. 2 rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.:
Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego:
1. jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym;
2. jest zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.”.
Dodatkowo, zgodnie z ust. 1 powyższego rozporządzenia, placówki oświatowe prowadzące cyfrową ewidencję ocen uczniów (np. poprzez dziennik elektroniczny) zobowiązane są do zapisu go w formie dokumentu elektronicznego na nośniku danych w terminie:
- Szkoły: w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego;
- Szkoły dla dorosłych, szkoły branżowe II stopnia i szkoły policealne – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru.
Eksport danych z dziennika elektronicznego w formie pliku o rozszerzeniu XML powinien zostać dodatkowo podpisany podpisem elektronicznym. Rekomendowanym narzędziem do podpisywania e-dzienników jest certyfikat kwalifikowany np. SimplySign.
Dzięki temu dyrekcja szkoły nie tylko spełni warunki zawarte w rozporządzeniu MEN, ale również zapewni najwyższy poziom bezpieczeństwa, a także zyska narzędzie do podpisywania wszelkich dokumentów elektronicznych. Sprawdź, jak podpisać plik .xml wyeksportowany z dziennika elektronicznego podpisem kwalifikowanym.
Czy SimplySign spełnia wymogi podpisu elektronicznego do e-dziennika?
Tak, SimplySign jest rekomendowanym podpisem kwalifikowanym dla dyrektorów szkół. Jest to kwalifikowany certyfikat elektroniczny, którego dodatkową zaletą jest mobilność (podpisywanie e-dokumentów również za pośrednictwem smartfona). Spełnia on wszystkie wymogi stawiane podpisowi elektronicznemu do e-dziennika, a dodatkowo może być stosowany przez dyrekcję szkoły również do wiążącego podpisywania innych szkolnych dokumentów w wersji elektronicznej.
Sprawdź podpis kwalifikowany SimplySign dla dyrektorów szkół
Jaki podpis kwalifikowany powinien wybrać dyrektor szkoły?
Dyrekcja szkoły może wybrać między dwoma rodzajami podpisu kwalifikowanego:
- Podpis kwalifikowany (osobisty) dla dyrektora szkoły – zawiera wyłącznie dane osoby fizycznej. Jest bardziej uniwersalny, jednak nie wiąże on właściciela certyfikatu bezpośrednio z placówką oświatową. Jest rekomendowanym rodzajem certyfikatu również do podpisywania innych dokumentów, także tych o charakterze prywatnym.
- Podpis kwalifikowany (z dodatkowymi danymi) dla dyrektora szkoły – jest to certyfikat, który oprócz danych osoby fizycznej, zawiera również informacje powiązane ze szkołą oraz pełnioną przez właściciela e-podpisu funkcją. W odróżnieniu od podpisu osobistego zawiera informacje, które identyfikują właściciela e-podpisu z daną organizacją. Jest przeznaczony wyłącznie do podpisywania dokumentów elektronicznych powiązanych z działalnością szkoły lub placówki oświatowej.
Choć podpis osobisty jest bardziej uniwersalny, to do zastosowań zawodowych rekomendujemy certyfikat z dodatkowymi danymi powiązanymi z jednostką oświatową, w której pracuje właściciel e-podpisu.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?
Uzyskanie podpisu elektronicznego jest stosunkowo proste, wystarczy poznać krótką, 3-etapową ścieżkę uzyskania certyfikatu, aby szybko i sprawnie uzyskać certyfikat kwalifikowany dla szkoły.
Krok 1 – wybór certyfikatu kwalifikowanego dla dyrektora szkoły
Początek procesu to wybór właściwości certyfikatu, który ma zostać wydany. Wejdź na stronę podpisu kwalifikowanego SimplySign, a następnie wybierz:
- SimplySign Nowy podpis – jeżeli będzie to pierwszy e-podpis dyrektora szkoły;
- SimplySign Odnowienie podpisu – jeżeli aktualny e-podpis traci ważność (nie wymaga ponownej weryfikacji tożsamości o ile w dniu składania wniosku certyfikat jest wciąż ważny).
Krok 2 – wypełnienie wniosku o podpis kwalifikowany dla szkoły
Krok 2 Po zakupieniu certyfikatu kwalifikowanego na Twoją skrzynkę pocztową zostanie wysłany email z kodem aktywacyjnym SimplySign oraz linkiem do formularza online. W formularzu wybierz czy certyfikat ma zostać wydany jedynie na dane osoby fizycznej, czy ma zostać dodatkowo wzbogacony o dane powiązane z szkołą. Porównanie obu rodzajów certyfikatu znajdziesz w poprzednim akapicie.
Następnie uzupełnij formularz swoimi danymi oraz (jeżeli wybrałeś certyfikat z danymi organizacji) uzupełnij pola związane z pełnioną przez Ciebie funkcją oraz szkołą, w której pracujesz. Wygeneruj dokumenty z podsumowania wniosku i wydrukuj.
Krok 3 – weryfikacja tożsamości oraz dokumentów w celu wydania e-podpisu dla dyrekcji placówki
Krok 3 Wydanie certyfikatu kwalifikowanego wymaga potwierdzenia tożsamości. Umów usługę weryfikacji Twojego dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu) w Punkcie Potwierdzania Tożsamości, np. eSIGN*.
Na wizytę zabierz dokumenty z kroku 2, dodatkowe dokumenty potwierdzające możliwość wydania certyfikatu na dane szkoły oraz ważny dokument tożsamości, który wpisałeś we wniosku. Poproś Punkt Potwierdzania Tożsamości lub wyślij osobiście wszystkie dokumenty do Centrum Certyfikacji na adres: Certum, ul. Bajeczna 13, 71-838 Szczecin, a następnie poczekaj na wydanie certyfikatu.
Gdy Twój podpis kwalifikowany zostanie wydany, otrzymasz e-mail z potwierdzeniem. Od teraz możesz podpisać nie tylko dzienniki elektroniczne, ale również wszystkie dokumenty związane ze szkolnym obiegiem dokumentów elektronicznych. Sprawdź poradnik, jak podpisywać dokumenty elektroniczne certyfikatem kwalifikowanym w swojej szkole.
*Wybierając eSIGN jako Punkt Potwierdzenia Tożsamości, możesz skorzystać ze specjalnej zniżki dedykowanej klientom home.pl. Wystarczy, że zabierzesz na spotkanie fakturę zakupu SimplySign w home.pl, a weryfikację tożsamości otrzymasz w specjalnej, obniżonej cenie.
Jakie dokumenty są wymagane do wydania certyfikatu kwalifikowanego z dodatkowymi danymi szkoły?
Certyfikat kwalifikowany z dodatkowymi danymi można dodatkowo wzbogacić o dane powiązane ze stanowiskiem dyrektora oraz informacje związane z placówką oświatową. Taki certyfikat stanowi odzwierciedlenie odręcznego podpisu dyrektora szkoły na dokumentach cyfrowych. Aby wydać certyfikat kwalifikowany dla dyrektora szkoły potrzebne będą dodatkowe dokumenty, potwierdzające możliwość wydania certyfikatu kwalifikowanego z danymi szkoły. Są to m.in.:
- pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji placówki,
- kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji szkoły,
- uchwała bądź inna decyzja o powołaniu wnioskodawcy na stanowisko dyrektora szkoły,
- potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
- zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanej szkoły.
Jak dodać graficzny podpis odręczny dyrektora lub logo szkoły do podpisu kwalifikowanego na e-dokumencie?
Elektroniczny obieg szkolnych dokumentów z podpisem elektronicznym to również duża ewolucja w cyfrowym kontakcie z urzędami administracji publicznej (w tym z MEN), z rodzicami uczniów czy samymi słuchaczami w przypadku szkół dla dorosłych oraz szkół policealnych.
Podpisywanie dokumentów elektronicznych w formacie PDF można dodatkowo wzbogacić o wizualny podpis cyfrowy dyrektora szkoły lub logo placówki, które wyświetli się na cyfrowym dokumencie w miejscu e-podpisu.
Sprawdź, jak skonfigurować wizualizację podpisu kwalifikowanego dla szkoły w programie Adobe Acrobat Reader DC lub ProCertum SmartSign:
Sprawdź także:
- Ile kosztuje podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak odnowić podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak uzyskać rabat na podpis elektroniczny SimplySign?
- 10 przydatnych informacji dotyczących podpisu kwalifikowanego, które warto znać
- Czym różni się Profil Zaufany od podpisu kwalifikowanego SimplySign?
- Jakie są okresy wydania lub przedłużenia mobilnego podpisu elektronicznego SimplySign?
- Czym jest CRBR i dlaczego wymaga podpisu kwalifikowanego?
- Jak skonfigurować wizualizację e-podpisu w dokumencie PDF?
- Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez PESEL?
- Dlaczego warto korzystać z mobilnego podpisu kwalifikowanego?
