„Proszę o wydrukowanie niniejszego dokumentu, podpisanie i odesłanie skanu.” Taki scenariusz jest dość często spotykany. Nie jest to doskonałe rozwiązanie, choć przy spełnieniu pewnych warunków, nieraz okazuje się wystarczające. Kiedy w takim razie z powodzeniem można posiłkować się skanem papierowego dokumentu, a kiedy lepiej użyć podpisu elektronicznego?
Czy skan ręcznie podpisanej umowy jest dokumentem elektronicznym?
Wiele umów i wniosków może być złożonych drogą elektroniczną. Sposób akceptacji warunków konkretnego dokumentu zależy głównie od regulaminu usługodawcy i ustaleń między stronami.
Może się zdarzyć, że w celu oszczędności czasu i pieniędzy, dostaniesz na skrzynkę mailową plik PDF, który to należy wydrukować, podpisać i wysłać skan (lub zdjęcie) do nadawcy. W końcu jest to wygodniejsze, niż wysyłanie dwóch kartek papieru kurierem czy pocztą.
Czy jest to ok? Oczywiście! Pod warunkiem że druga strona zgodziła się na taką formę zawarcia umowy oraz nie jest dla niej wymagana inna szczególna forma (np. pisemna czy notarialna).
W niektórych sytuacjach sam skan umowy czy wniosku wystarczy. Jednak miej świadomość, że pewnego rodzaju umów nie można zawrzeć na podstawie skanu papierowego dokumentu. Umowy, które wymagają formy pisemnej (podpis ręczny lub kwalifikowany), to np.:
- przeniesienie autorskich praw majątkowych,
- umowa licencyjna wyłączna,
- umowa leasingu,
- przejęcie długu,
- oświadczenie poręczyciela przy umowie poręczenia,
- umowa spółki jawnej i partnerskiej.
UWAGA: Skan ręcznie podpisanego papierowego dokumentu nie jest pisemną formą zawarcia umowy. W tym przypadku umowa jest zawarta w formie dokumentowej, czyli obowiązuje przy spełnieniu określonych warunków.
Przy zawieraniu umów w formie dokumentowej spotkasz się z różnymi formami weryfikacji tożsamości. Są to najczęściej:
- skan dokumentu tożsamości (bez danych o wysokiej wrażliwości, jak PESEL czy seria dowodu),
- wyciąg bankowy zawierający dane z określonej transakcji,
- spotkanie online.
Jakie sprawy można załatwić za pomocą skanu?
Większość umów, które nie wymagają formy pisemnej (przykłady powyżej), możesz zawrzeć drogą elektroniczną (przesyłając ręcznie podpisany skan). Oto kilka przykładów spraw*, które do załatwienia nie wymagają podpisu odręcznego ani kwalifikowanego:
- wypowiedzenie ubezpieczenia komunikacyjnego,
- zmiana danych dostępowych do niektórych serwisów (np. konto klienta w sklepie online),
- wybrane dokumenty kadrowe,
- inne umowy cywilnoprawne (np. kupno-sprzedaż pojazdu).
* Pamiętaj o uzgodnieniu z drugą stroną zasad zawarcia umowy czy złożenia wniosku. Firmy mogą posiadać różne regulacje w zakresie komunikacji elektronicznej.
Skan podpisu na papierze a podpis elektroniczny – jakie są skutki prawne obu rozwiązań?
Zapoznaj się z poniższą tabelą, opisującą m.in. skutki prawne skanu papierowej umowy i dokumentu, podpisanego elektronicznie.
| Skan dokumentu | Podpis elektroniczny | |
|---|---|---|
| Dowód zawarcia umowy | Wymóg uzgodnienia między stronami zawarcia umowy w formie dokumentowej. | Skutki prawne występują natychmiast po złożeniu e-podpisu. |
| Weryfikacja autentyczności podpisu | Brak możliwości weryfikacji (mogą być konieczne ustalenia sposobu weryfikacji tożsamości). | Łatwa weryfikacja tożsamości podpisującego, np. w czytniku Adobe Reader. |
| Opcja zmiany treści po podpisaniu lub w trakcie podpisywania | Tak | Nie |
| Poziom bezpieczeństwa danych | Niski | Wysoki |
| Potrzebne urządzenia | Drukarka, długopis, skaner/aparat/smartfon, komputer | Komputer lub smartfon |
Do zawarcia umowy, potwierdzonej skanem, niezbędne jest wyrażenie zgody strony na taką formę (podobnie, jak ma to miejsce w przypadku umów ustnych). W przypadku podpisu elektronicznego na dokumencie nikt nie będzie od Ciebie wymagał takich ustaleń.
Gdy korzystasz z podpisu kwalifikowanego, nie ma znaczenia, czy na dokumencie widnieje podpis, parafka, czy inne wizualne potwierdzenie złożenia podpisu. Najistotniejsza jest warstwa elektroniczna dokumentu, która jest odczytywana przez komputer (np. w Adobe Reader), jako potwierdzenie podpisania umowy przez konkretną osobę.
Czym właściwie jest i co daje podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny (kwalifikowany) to wygodne narzędzie do prawomocnego podpisywania dowolnych elektronicznych dokumentów. Oznacza to, że za jego pomocą zawrzesz umowę, wyślesz wniosek do urzędu czy podpiszesz dokumenty kadrowe bez użycia papieru.
Jeśli chodzi o moc prawną, podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi odręcznemu. Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo używania e-podpisu, jest ono na jeszcze wyższym poziomie niż podpisu własnoręcznego.
Jednym z polecanych narzędzi do podpisywania elektronicznych dokumentów, jest mobilny podpis SimplySign, który działa bez użycia dodatkowych kart i czytników – wystarczy wygodna aplikacja na smartfonie lub komputerze!
Dlaczego podpis kwalifikowany jest bezpieczniejszy nawet od podpisu odręcznego?
Jeśli chodzi o moc prawną, nadaną dokumentowi w momencie podpisu, obie formy (podpis własnoręczny i elektroniczny) stoją na równi. Przyjrzyj się jednak pewnym cechom, które przysługują jedynie sygnaturze cyfrowej:
- Integralność dokumentu – gwarancja tego, że nikt nie ingerował w treść umowy czy jakiegokolwiek dokumentu po podpisaniu.
- Uwierzytelnienie nadawcy – całkowita eliminacja ryzyka podrobienia podpisu.
- Niezaprzeczalność – do złożenia podpisu jest uprawniony tylko jego właściciel. W tym przypadku podpis jest całkowicie wiążący i nie ma możliwości zaprzeczenia czy wyparcia się, np. zawarcia umowy.
- Bezpieczeństwo – dokumenty elektroniczne przechowasz w bezpiecznej chmurze lub lokalnych serwerach. Jeśli zajdzie potrzeba, bez problemu usuniesz wybrane pliki.
Sprawdź, jak łatwo zweryfikować autentyczność podpisu elektronicznego.
Jakie są korzyści stosowania e-podpisu w firmie?
Aby podpisywać elektroniczne dokumenty, wystarczy aplikacja na urządzeniu z dostępem do internetu. Wygoda podczas załatwiania spraw, to jednak nie wszystko, co wiąże się z posiadaniem e-podpisu:
- oszczędność czasu – dokumenty podpisujesz jednym kliknięciem i od razu wysyłasz do klienta, partnera biznesowego czy urzędu (bez oczekiwania w kolejkach),
- oszczędność pieniędzy – rezygnujesz z nadmiernej eksploatacji drukarek, zużywania ryz papieru i opłat kurierskich,
- oszczędność miejsca – firmowe archiwa przenosisz do bezpiecznego cyfrowego środowiska, dzięki czemu odchudzasz przestrzeń w biurze.
- powszechność rozwiązania – podpis kwalifikowany jest uznawany w całej Unii Europejskiej, dzięki czemu nie ograniczasz się do jednego kraju.
Czytaj więcej
