Wpisz poszukiwane słowo i wciśnij Enter.

Podpisywanie dokumentów na odległość – jak skutecznie zawierać umowy będąc agentem ubezpieczeniowym?

Podpisywanie dokumentów na odległość – jak skutecznie zawierać umowy będąc agentem ubezpieczeniowym?

Ten artykuł przeczytasz w: 7 minut(y)

Elektroniczne podpisywanie dokumentów ubezpieczeniowych to nie tylko zawieranie umów na odległość. Podpis elektroniczny w pracy ubezpieczyciela to wiele pobocznych korzyści tj. prowadzenie elektronicznej dokumentacji ze współpracownikami, zakładem ubezpieczeń jak i klientami szukającymi najlepszej oferty. Agenci ubezpieczeniowi wybierają najczęściej do tego celu usługi 2 popularnych dostawców – Autenti i SimplySign. Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy dokument można za ich pomocą podpisać prawomocnie na odległość.

Czym różni się podpis elektroniczny Autenti od podpisu kwalifikowanego SimplySign?

Podpis elektroniczny Autenti, a w zasadzie cała platforma do zarządzania dokumentacją elektroniczną z wbudowanym e-podpisem, to rozwiązanie do elektronicznego obiegu firmowych e-dokumentów. Nie wymaga weryfikacji tożsamości osoby podpisującej oraz posiadania e-podpisu przez odbiorcę dokumentu elektronicznego. Wystarczy, że jedna strona np. właściciel agencji ubezpieczeniowej posiada dostęp do platformy Autenti PRO, aby tworzyć, podpisywać, wysyłać i archiwizować dokumenty elektroniczne z podpisem Autenti. Co ważne, odbiorca dokumentu (w tym przypadku klient ubezpieczeniowy) nie musi zakładać nowego konta ani posiadać dodatkowych narzędzi do podpisywania umowy. Wystarczy, że otworzy link otrzymany w wiadomości e-mail, a następnie złoży podpis elektroniczny za pośrednictwem platformy Autenti.

Składanie podpisu elektronicznego na platformie Autenti.
Składanie podpisu elektronicznego na platformie Autenti.

Podpis kwalifikowany SimplySign to uniwersalne rozwiązanie do elektronicznego podpisywania dokumentów cyfrowych. Do jego wydania wymagana jest weryfikacja tożsamości na podstawie ważnego dokumentu. W następstwie pozytywnej weryfikacji podpis kwalifikowany wydawany jest na 1 rok, 2 lub 3 lata. Prawomocne podpisanie umowy elektronicznej wymaga od obu stron posługiwania się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

Składanie podpisu kwalifikowanego SimplySign za pośrednictwem Adobe Acrobat Reader DC
Składanie podpisu kwalifikowanego SimplySign za pośrednictwem Adobe Acrobat Reader DC

Sprawdź szczegółowe porównanie podpisu kwalifikowanego SimplySign i podpisu elektronicznego Autenti.

Jakie dokumenty ubezpieczeniowe można prawomocnie podpisać elektronicznie?

Część dokumentów związanych m.in. z zawarciem i przetwarzaniem umowy ubezpieczenia, kontaktem z zakładem ubezpieczeń, czy klientem można zawrzeć zdalnie – z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Które dokumenty wymagają formy kwalifikowanej (SimplySign), a które podpiszesz przy pomocy podpisu elektronicznego Autenti?

Umowa generalna (gwarancje ubezpieczeniowe)

Elektroniczną umowę zawierającą gwarancje ubezpieczeniowe można podpisać za pomocą podpisu elektronicznego Autenti, a także SimplySign.

Podpis elektroniczny: Umowa generalna (gwarancje ubezpieczeniowe)

Umowa agencyjna (ubezpieczenia)

Umowę agencyjną zawierającą klauzulę prowizji del credere (agent za odrębnym wynagrodzeniem odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta) należy zawrzeć w formie pisemnej, a więc jej elektroniczny odpowiednik wymaga podpisu kwalifikowanego. W razie niezachowania formy pisemnej umowa agencyjna uznawana jest za zawartą bez zastrzeżenia prowizji del credere.

Podpis elektroniczny: Umowa agencyjna (ubezpieczenia)

Umowa o zakazie konkurencji

W sytuacji, gdy podmiot chce ograniczyć ewentualne działania konkurencyjne agenta, wówczas zawarcie umowy o zakazie konkurencji wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Także w tym przypadku umowę o zakazie konkurencji należy opatrzyć podpisami kwalifikowanymi.

Podpis elektroniczny: Umowa o zakazie konkurencji

Pełnomocnictwo do zawierania umów w imieniu zakładu ubezpieczeń

W sytuacji, gdy agent ubezpieczeniowy będzie posiadał uprawnienia do zawierania umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych, zakład ubezpieczeń zobowiązany jest wystawić mu dokument pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo dokonywania czynności agencyjnych w imieniu zakładu ubezpieczeń należy udzielić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W tej sytuacji należy podpisać dokument elektroniczny podpisem kwalifikowanym, np. SimplySign.

Podpis elektroniczny: Pełnomocnictwo do zawierania umów w imieniu zakładu ubezpieczeń

Umowa ubezpieczenia należności

Zawarcia samej umowy ubezpieczenia można dokonać za pośrednictwem podpisu elektronicznego Autenti. Jednakże ubezpieczyciel zobowiązany jest potwierdzić zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. jako polisa.

Podpis elektroniczny: Umowa ubezpieczenia należności

Trójstronne porozumienie faktoringowe

Porozumienie faktoringowe jest umową nienazwaną, niewymagającą formy szczególnej, a więc może zostać zawarte elektronicznie z wykorzystaniem e-podpisu Autenti.

Podpis elektroniczny: Trójstronne porozumienie faktoringowe

Porozumienie faktoringowe z cesją wierzytelności

W sytuacji, gdy porozumienie faktoringowe zawiera klauzulę cesji wierzytelności, tj. przeniesienia prawa do zapłaty wierzytelności wynikającej z dokumentu faktury na faktora, wówczas takie porozumienie elektroniczne należy podpisać podpisem kwalifikowanym w celu zachowania formy pisemnej do celów dowodowych.

Podpis elektroniczny: Porozumienie faktoringowe z cesją wierzytelności

Pełnomocnictwo do wykonywania czynności brokerskich

Pełnomocnictwo, na podstawie którego wyznaczany broker będzie wykonywał usługi brokerskie w imieniu klienta, wymaga podpisania dokumentu pełnomocnictwa kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis elektroniczny: Pełnomocnictwo do wykonywania czynności brokerskich

Porozumienia z brokerami

Porozumienie pomiędzy brokerem, a ubezpieczycielem nie wymaga określonej przepisami prawa formy. Tak więc porozumienie elektroniczne może zostać podpisane e-podpisem Autenti.

Podpis elektroniczny: Porozumienia z brokerami

Umowa agencyjna (ubezpieczenia) z klauzulą zakazu konkurencji

Umowa agencyjna z klauzulą zakazu prowadzenia działań konkurencyjnych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jej cyfrowy odpowiednik należy uzupełnić podpisem kwalifikowanym, np. SimplySign.

Podpis elektroniczny: Umowa agencyjna (ubezpieczenia) z klauzulą zakazu konkurencji

Porozumienie faktoringowe z klauzulą eksportową lub klauzulą del credere

Porozumienie faktoringowe może zawierać klauzulę ograniczającą zakres faktoringu do eksportu wyszczególnionych w porozumieniu państw lub niektórych towarów lub usług. Tak samo porozumienie to może być wzbogacone o klauzulę del credere, czyli zapis informujący o tym, że faktor ponosi odpowiedzialność za brak spełnienia świadczenia przez dłużnika.

Do obu klauzul w porozumieniu faktoringowym nie przewiduje się specjalnych warunków co do formy podpisu, a więc zawierające je porozumienie może być skuteczne podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Podpis elektroniczny: Porozumienie faktoringowe z klauzulą eksportową lub klauzulą del credere

Potwierdzenie cesji praw do odszkodowania

Potwierdzenie cesji może być podpisane podpisem elektronicznym Autenti. Ważne jest to, aby móc udowodnić przekazanie wierzycielowi potwierdzenia dokonania cesji praw do odszkodowania. Platforma Autenti pozwala na elektroniczne przekazanie dokumentu wraz z potwierdzeniem statusu odebrania i podpisania dokumentu elektronicznego. Wyjątek może stanowić zapis umowy ubezpieczenia, informujący o konieczności zawarcia cesji w formie pisemnej, wówczas należy przygotować dokument cesji praw do odszkodowania i podpisać go podpisem kwalifikowanym.

Podpis elektroniczny: Potwierdzenie cesji praw do odszkodowania

Certyfikat kwalifikowany SimplySign czy platforma Autenti – który podpis elektroniczny jest lepszy dla ubezpieczyciela?

Największą zaletą podpisów kwalifikowanych jest uniwersalność oraz fakt, że zastępują one podpis odręczny w cyfrowym obiegu dokumentów niemal każdej sytuacji. Mankament to konieczność zachowania równorzędnej formy podpisania dokumentu przez obie strony podpisem kwalifikowanym. Należy jednak podkreślić, że podpis kwalifikowany jest nie tylko jednym z najczęściej wybieranych form cyfrowego podpisywania dokumentów, ale również jest najbardziej wszechstronnym narzędziem. Doskonale zastępuje podpis odręczny przy kontakcie z administracją publiczną, w wewnątrzfirmowym obiegu dokumentów oraz podczas zawierania prawomocnych umów elektronicznych B2B.

Wizualizacja podpisu kwalifikowanego na dokumencie PDF do rozwiązań biznesowych, np. logo agencji ubezpieczeniowej, oraz rozwiązań prywatnych, np. graficzny podpis odręczny właściciela e-podpisu.
Wizualizacja podpisu kwalifikowanego na dokumencie PDF do rozwiązań biznesowych, np. logo agencji ubezpieczeniowej, oraz rozwiązań prywatnych, np. graficzny podpis odręczny właściciela e-podpisu.

Jak na tle podpisu kwalifikowanego wypada platforma Autenti? Dla biur ubezpieczeniowych z pewnością największą korzyścią jest brak konieczności weryfikacji tożsamości przez strony podpisujące dokument. E-podpis Autenti jest mniej elastyczny w zastosowaniu, jednak nadal doskonale zastępuje wiele papierowych form dokumentów, przenosząc usługi ubezpieczeniowe do cyfrowego świata.

Ważny jest jeszcze jeden aspekt, różniący oba rozwiązanie – zakres możliwości. Autenti to nie tylko e-podpis, ale także platforma do zarządzania firmową dokumentacją elektroniczną i e-podpisami. Jest to więc usługa do prowadzenia szerokiej działalności, opartej na dokumentach i podpisywanych umowach, co może mieć duże znaczenie dla małych agencji ubezpieczeniowych.

Wizualizacja podpisu elektronicznego na dokumencie PDF, złożonego za pośrednictwem platformy Autenti, potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Wizualizacja podpisu elektronicznego na dokumencie PDF, złożonego za pośrednictwem platformy Autenti, potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.