Kojarzysz na pewno sytuację, gdy zabłądziłeś gdzieś w angażującej dyskusji pod postem na Facebooku czy LinkedIn. Zaczęło się niewinnie, bo od wyświetlenia kuszącego powiadomienia na ekranie. Nie wiedzieć kiedy, zleciało Ci właśnie pół godziny w pracy. A na skrzynce email i w systemach wewnętrznych wisi przy Twoim nazwisku duża liczba zadań, za które trzeba się w końcu zabrać.
Jeśli szukasz porad, które pomogą Ci zaplanować produktywny dzień, jesteś we właściwym miejscu – w tym artykule wyjaśniamy, jak zaoszczędzić czas w pracy.
Oszczędność czasu w pracy jako czysty zysk
Modele pracy zdalnej i stacjonarnej mają swoje plusy, jak i minusy. W jednym przypadku oszczędzasz czas i pieniądze na dojazdach do biura. Z drugiej strony, pracując z innymi w jednym miejscu, możesz utrzymać większą motywację i skupienie w ciągu dnia.
O zaletach pracy na home-office pisaliśmy już wcześniej, a postępujący w wielu firmach trend powrotu do biur pokazuje, że jedna forma pracy wcale nie jest obiektywnie lepsza od drugiej.
Czas zawsze łączy się z pieniędzmi i chyba nie trzeba to tego stwierdzenia nikogo przekonywać – zwłaszcza jeśli mowa o czasie w pracy. Dlatego, niezależnie od tego czy pracujesz w domu, czy w biurze, sprawdź nasze uniwersalne porady, dzięki którym „odzyskasz” cenne minuty, zwiększysz skupienie i produktywność.
Dlaczego warto planować dzień pracy?
Zanim wyliczymy cenne wskazówki do efektywnego zarządzania służbowym czasem, zwróć uwagę na powody, dla których warto wprowadzić do swojego trybu pracy pewne nawyki:
- Wzrost produktywności – skoro dążysz do uporządkowania swojego dnia pracy i tym samym planujesz zaoszczędzić czas na niepotrzebnych czynnościach, Twoja efektywność niewątpliwie wzrośnie.
- Lepsze skupienie – wyeliminowanie rozproszeń i praca według zaplanowanego schematu pozwoli Ci bardziej koncentrować się na własnych zadaniach.
- Dzień staje się łatwiejszy – po prostu. Jeśli Twoje nawyki sprawiają, że masz więcej czasu na obowiązki (przez co nie musisz się spieszyć), to pozbywasz się niepotrzebnego stresu i jednocześnie czujesz zadowolenie z wykonanej pracy.
W skrócie – odpowiednie planowanie to mniejsza liczba zalegających zadań i tym samym lepszy komfort psychiczny pracownika.
15 kroków do większej produktywności w pracy – pomysły na oszczędzanie czasu
Poniżej znajdziesz 15 porad do lepszego zarządzania czasem w pracy. Korzystanie z niektórych wskazówek będzie wymagało użycia jakiejś prostej i popularnej aplikacji. Możesz się zapoznać się m.in. z rozwiązaniami, które zmniejszą koszty działalności w internecie.
Zaplanuj swój dzień – zarówno czas pracy jak i przerwy
Na początek oczywista porada, ale niezbędna. Jeśli chcesz mądrze operować czasem, poświęć kilka minut (czas!) na spokojne zaplanowanie dnia. Uwzględnij zadania na dziś, spotkania, czytanie/pisanie maili, telefony i przerwy.
Porządkowanie dnia ułatwisz sobie w kalendarzu z funkcją przypomnień. Jeśli używasz np. poczty e-mail w Outlooku, rozwiązanie masz pod ręką: zapisuj zadania we wbudowanym w aplikację kalendarzu i włącz przypomnienia, np. 15 minut przed rozpoczęciem. Dobrą opcją będzie również skorzystanie z aplikacji To Do – również dostępnej w programie pocztowym.
Uporządkuj miejsce pracy i wyeliminuj rozpraszacze
Jeśli nieporządek na biurku uwalnia w Tobie fale kreatywności, to go nie sprzątaj. Częstym wrogiem skupienia okazuje się jednak służbowy lub osobisty smartfon. Gdy wyłączysz powiadomienia w social mediach i firmowym komunikatorze na komputerze, przekonasz się, że masz podejrzanie więcej czasu na pracę.
Nie obawiaj się, że ominie Cię ważna informacja na Teamsie lub Google Meet. Jeśli nadawcy wiadomości zależy, abyś od razu ją zobaczył/a, oznaczy ją jako „ważną” lub wzmiankuje Cię z nazwiska.
Ograniczenie wyskakujących okienek i dźwięków aplikacji do minimum potraktuj jako podstawę w ułatwieniu koncentracji.
Ustalanie priorytetowych zadań – najważniejsze na początku
„Priorytetyzację” ciężko wymówić, ale bardzo łatwo zrozumieć. Po prostu – ważnymi zadaniami zajmij się w pierwszej kolejności. Gdy jednak masz zaplanowany udział w dużej liczbie projektów i te mniej istotne odkładasz na później, pamiętaj o powiadomieniu osób, które je zleciły, oraz o aktualnym statusie. O sprawnej komunikacji opowiadamy szerzej w dalszej części artykułu.
Czy wiesz, że firmowy komunikator możesz potraktować jako „motywator” do pracy nad ważnym zadaniem? Otwórz kalendarz i utwórz spotkanie w przedziale czasowym, w którym będziesz pracować nad konkretnym projektem. Taki nieoczywisty sposób ma mocne uzasadnienie:
- Wiesz, że ten czas jest przeznaczony na to konkretne zadanie.
- Współpracownicy widzą Twój status jako „na spotkaniu”, „w trakcie rozmowy”, „zajęty” itp. – raczej nie będą przeszkadzać.
- W tym czasie nie dostaniesz zaproszenia na inne spotkanie – Twój kalendarz będzie zablokowany w konkretnym przedziale czasowym.
Używasz Teamsa w pracy? Poznaj przydatne skróty klawiszowe w Microsoft Teams!
Złap pozytywną rutynę (na dobry rozruch)
Logowanie na służbowym komputerze, rzut okiem na maile, poranna kawa, przegląd internetowej prasy, planowanie dnia, pierwsze zadanie… Tak może zaczynać się przykładowy dzień w biurze (lub w domu na home office).
Rutyna w niektórych sytuacjach ma negatywny wydźwięk. Jednak w odniesieniu do ułożenia dnia według pewnego schematu, może oszczędzić w ten sposób trochę czasu i poprawić komfort pracy. Nie musisz wkładać w taką ramę całego dnia. Wystarczy, że wypracujesz sobie plan rozpoczęcia pracy.
Takie działanie ułatwi Ci znalezienie konkretnego momentu, w którym rozpoczyna się efektywna praca i da Ci to poczucie swego rodzaju stabilności – w końcu masz pewność, jak rozpocznie się ten i następny dzień pracy.
Twórz check-listy i rób notatki
To, co zaplanujesz to jedno, a to, co faktycznie będziesz robić, to drugie. Niespodziewane lub bliżej nieokreślone zadanie (lub jak kto woli tzw. „bieżączka”) może przyjść w każdej chwili. Gdy musisz zająć się czymś nieplanowanym, po prostu to rób.
Aby mieć wszystko pod kontrolą i nie zgubić ważnych informacji, notuj i aktywnie pracuj nad notatkami, np. w formie check-listy. Sprawdzonymi aplikacjami do szybkich notatek jest np. To Do lub darmowy Google Keep. Tradycyjny notes z długopisem też się nada.
Grupuj podobne tematycznie zadania
Ta wskazówka ma na celu przede wszystkim pomoc w skupieniu. Gdy po sprawdzaniu poprawności faktur przechodzisz do robienia prezentacji na szkolenie, a potem wprowadzasz dane do Excela dla księgowości, możesz tracić energię na mentalne „przestawianie się” między tymi zadaniami.
Gdy danego dnia masz kilka zadań, związanych z pracą na liczbach i danych – połącz je i przejdź do następnej grupy, np. pracy twórczej, jak robienie prezentacji czy spotkania kreatywne z zespołem.
Deleguj zadania
Jeśli masz taką możliwość, korzystaj z pomocy innych osób. Nie chodzi bynajmniej o wyręczanie się innym pracownikiem, a o sprawiedliwy podział obowiązków – zwłaszcza gdy masz cięższy okres i pracujesz nad większą liczbą zadań.
Używaj szablonów (templatek)
Szablony znajdują zastosowanie nie tylko w dokumentach czy mailach. Gotowe wzory, które znajdziesz w pakiecie Office dla Worda czy PowerPointa, to tylko początek.
Przykładowo tworzenie witryn dla pracowników w SharePoint możesz przyspieszyć właśnie za pomocą szablonów, które uporządkują graficznie całą stronę. Twoje zadanie to po prostu wybranie wzoru i dodanie tekstu. To samo z arkuszami kalkulacyjnymi. Excel posiada kilkadziesiąt gotowych wzorców do przygotowywania zestawień, danych lub raportów. Po drobnej modyfikacji mogą one pasować do praktycznie każdej branży.
Jeśli na co dzień pracujesz z klientami lub partnerami biznesowymi, zapisuj sobie wzorce wiadomości/odpowiedzi. Z pewnością przyspieszysz w ten sposób niejeden proces.
Automatyzuj powtarzalne procesy
Ta wskazówka może być rozszerzeniem korzystania z gotowych wzorów. Jeśli widzisz w swojej pracy powtarzalne procesy, np. comiesięczne sporządzanie raportu sprzedaży, skorzystaj z aplikacji, które pomogą Ci to zautomatyzować.
Gdy przykładowo analizujesz dane swoich stron internetowych w Google Analytics, możesz wyciągać najważniejsze dane i przedstawiać je w formie czytelnego raportu. Pomoże Ci w tym aplikacja Google Looker Studio. Raporty będą tworzone automatycznie, a Ty, zamiast ręcznie eksportować dane do wielu PDF-ów czy arkuszy Excel, oszczędzisz czas, bo aplikacja będzie pracować za Ciebie.
Większość narzędzi do prowadzenia kampanii reklamowych (na przykład na Facebooku) posiada gotowe opcje do tworzenia i wysyłki cyklicznych raportów. W ten sposób zaoszczędzisz nawet kilka minut dziennie na szukaniu odpowiednich rubryk, danych itp. Raz ustawiona automatyzacja będzie dla Ciebie działać przez kolejne miesiące lub nawet lata.
Korzystaj z grup (list) mailingowych
Pogrupowanie kontaktów, z którymi często korespondujesz, znacząco wpłynie na czas przygotowania maili. Jeśli mail ma pewien schemat lub jest to korespondencja do konkretnej grupy pracowników, pisanie samej treści przyspieszysz przy użyciu wcześniej przygotowanych szablonów.
Wybór adresatów będzie równie sprawny, gdy umieścisz konkretne adresy mailowe w grupach, np. ksiegowosc@twojafirma.pl, sprzedaz@twojafirma.pl itd. Dzięki temu unikniesz wydłużonego wybierania każdej osoby pojedynczo i nikogo nie pominiesz.
Pamiętaj, aby listy mailingowe aktualizować, gdy jest to koniecznie np. przy wdrożeniu nowego pracownika w organizacji.
Grupy i zespoły bardzo dobrze funkcjonują w ramach firmowych licencji Microsoft 365 i Google Workspace.
Koresponduj online – zarówno z klientami jak i urzędami
Oczekiwanie w kolejce do urzędu z biznesowego punktu widzenia można nazwać stratą czasu. Podobnie wymiana papierowymi umowami z klientem czy partnerem biznesowym niesie z sobą wydłużony czas procesu i dodatkowe koszty, np. na kuriera czy samą eksploatację drukarek.
Przyspieszenie czynności, związanych m.in. z administracją publiczną, jest możliwe dzięki podpisowi elektronicznemu. Jeśli najważniejsze osoby decyzyjne w firmie zaopatrzysz w taki certyfikat, przekonasz się, jak wiele czasu i pieniędzy możesz oszczędzić.
Szczegółowo o tym, jakie sprawy załatwisz za pomocą e-podpisu, przeczytasz w innych naszych artykułach. W jednym zdaniu można powiedzieć, że podpis kwalifikowany w pełni zastępuje podpis odręczny i jest mu równoważny.
Współpracuj na elektronicznych dokumentach online
Bieżąca praca na dokumentach, arkuszach czy prezentacjach online również generuje oszczędność czasu i pieniędzy. Dodatkowo, ta metoda nie posiada ograniczeń geograficznych, ponieważ pracujesz na jednym dokumencie z innymi osobami, które znajdują się w różnych lokalizacjach, w czasie rzeczywistym.
Eliminujesz przy tym powielanie jednego pliku w nieskończoność. Każda wprowadzona zmiana jest automatycznie zapisywana w pliku źródłowym. Współpraca online na plikach jest możliwa m.in. w ramach biznesowych pakietów Office 365 i Google Workspace.
Przez telefon rozmawiaj na stojąco
Nie każdemu taka podpowiedź będzie odpowiadać, jednak jeśli dużo rozmawiasz przez telefon, koniecznie ją wypróbuj.
Stanie podczas rozmowy telefonicznej bardziej lub mniej świadomie zmotywuje Cię do mówienia o konkretach.
Zaangażowanie w aktywną postawę nakłoni Cię do sprawnego przeprowadzenia rozmowy, a co za tym idzie, szybszego jej zakończenia. Kolejne dodatkowe minuty w kieszeni.
Wyznaczaj racjonalny czas spotkań online
Nie w każdej sytuacji można precyzyjnie określić czas potrzebny na dane spotkanie i warto zarezerwować więcej czasu. Nie oznacza to jednak, że należy ten czas wykorzystać do ostatniej sekundy.
Jeśli dane spotkanie dotyczy konkretnej sprawy, rozmawiajcie tylko o tym – czas na luźne pogaduchy też można zaplanować nawet w kalendarzu 😉 Tam, gdzie jest to możliwe, skracaj czas spotkań.
Pamiętaj również, że w niektórych branżach samo spotkanie online jest preferowanym sposobem na rozmowę ze strony klienta. On także chce zaoszczędzić swój czas. Dlatego posiadając zespół przedstawicieli handlowych, wyposaż ich w narzędzia do organizowania wideokonferencji.
Nie zapracowuj się do upadłego
Zakończymy uniwersalnie. Jeśli z jakiegoś powodu nie uda Ci się zrealizować wszystkiego, co masz na dziś zaplanowane, nie próbuj na siłę tego nadrabiać. Staraj się również nie pracować kosztem cennych przerw.
Zrobienie więcej niż powinieneś może mieć pozytywne skutki dla firmy. Długofalowe przepracowywanie się najpewniej zaowocuje zwiększeniem poziomu stresu, pogorszeniu jakości snu i finalnie… obniżeniu skupienia i produktywności w pracy.
Czytaj więcej o efektywnej pracy i przydatnych aplikacjach dla firm:
