Podpis elektroniczny wdrożony w procesach logistycznych ułatwia zawieranie prawomocnych umów na odległość. Przejście na tzw. tryb paperless jest jednym z elementów współczesnej cyfryzacji przedsiębiorstw. Warto jednak pamiętać, że nie każda usługa oferująca e-podpis spełni wszystkie potrzeby firmowe. Niektóre z umów wymagają bowiem pełnej autoryzacji właściciela podpisu, a część z nich nie jest objęta potrzebą posiadania podpisu kwalifikowanego.
Wdrożenie narzędzi „paperless” z podpisem elektronicznym przyśpiesza komunikację i wymianę niezbędnych dokumentów logistycznych. Jeżeli pracujesz w firmie, gdzie obieg dokumentów w wyniku pracy hybrydowej lub zdalnej spowalnia niektóre procesy – zapoznaj się z naszym porównaniem podpisu kwalifikowanego SimplySign z platformą cyfrową Autenti.
Jak działa podpis kwalifikowany SimplySign?
Certyfikat kwalifikowany SimplySign to uniwersalne narzędzie podpisu elektronicznego, które zastępuje podpis odręczny na dokumentach cyfrowych. Otrzymanie podpisu kwalifikowanego wymaga wypełnienia wniosku oraz przejścia procedury potwierdzenia tożsamości na podstawie ważnego dokumentu, np. w Punkcie Potwierdzania Tożsamości eSIGN.
Ważny podpis kwalifikowany wydawany jest na 1 rok, 2 lub 3 lata i pozwala podpisywać niemal każdy rodzaj pliku elektronicznego ( format podpisu XAdES), choć najczęściej wykorzystywanym formatem podpisywanych dokumentów elektronicznych jest PDF (format podpisu PAdES). Podpis SimplySign można złożyć zarówno na komputerze, jak i mobilnie za pośrednictwem smartfona.
Złożony podpis elektroniczny konserwuje dokument, jego ważność jest bezterminowa, a forma elektroniczna znacznie ułatwia obieg i archiwizację logistycznych dokumentów firmowych. Sprawdź, jak podpisywać dokumenty elektroniczne za pomocą podpisu kwalifikowanego SimplySign.
Jak działa platforma podpisu elektronicznego Autenti?
Podpis elektroniczny Autenti, a w zasadzie cała platforma do podpisywania, przesyłania do podpisu, zarządzania i archiwizowania dokumentów elektronicznych to rozwiązanie niewymagające dodatkowego potwierdzenia tożsamości. Podpis elektroniczny Autenti jest mniej uniwersalny pod kątem prawomocnego podpisywania dokumentów. Jednak wiele umów w procesach logistycznych można zawrzeć obustronnie za pomocą tego rodzaju podpisu, a brak konieczności posiadania e-podpisu przez drugą stronę doskonale wpisuje się w potrzebę zawierania dużej ilości umów z różnorodnymi stronami.
Korzystanie z platformy jest proste i nie wymaga od odbiorców dokumentu żadnych dodatkowych narzędzi. Wystarczy, że jedna osoba, np. specjalista ds. logistyki posiada konto Autenti PRO, aby wystawiać, podpisywać i przesyłać za pośrednictwem maila dokumenty elektroniczne do podpisu. Druga strona, np. pracownik magazynu odbierze email z dedykowanym linkiem do platformy Autenti na której bez konieczności zakładania konta czy posiadania jakichkolwiek narzędzi – złoży drugi podpis elektroniczny pod dokumentem. Sprawdź, jak podpisywać dokumenty elektroniczne za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Jaki podpis elektroniczny wybrać do podpisywania dokumentów logistycznych?
Wiele papierowych dokumentów wysyłanych pocztą tradycyjną można z powodzeniem przenieść do cyfrowego świata. Prawie każdy z nich podpiszesz prawomocnie podpisem kwalifikowanym. Dużą cześć najczęściej wykorzystywanych dokumentów logistycznych podpiszesz także podpisem elektronicznym Autenti. Sprawdź poniższy katalog dokumentów i zweryfikuj, czy warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie:
Umowa składu, umowa przechowania, umowa spedycji, umowa przewozu osób i rzeczy
Do zawarcia: umowy składu, umowy przechowania, umowy spedycji, umowy przewozu rzeczy oraz umowy przewozu osób wystarczy zastosowanie podpisu elektronicznego Autenti.
Porozumienie faktoringowe z klauzulą eksportową
Porozumienie faktoringowe może zawierać zastrzeżenie ograniczające zakres faktoringu w zakresie eksportu do wyszczególnionych w umowie państw lub towarów i usług. Porozumienie faktoringowe w klauzulą eksportową można zawrzeć za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Umowa użyczenia
Umowa użyczenia, np. przestrzeni magazynowej lub środka transportu może zostać podpisana elektronicznie za pośrednictwem podpisu Autenti.
Przyjęcie oferty
Ofertę można przyjąć podpisując dokument podpisem elektronicznym Autenti. Wyjątek stanowią oferty, które wyszczególniają formę szczególną, tj. przyjęcie oferty będzie wiązać się z zawarciem umowy. W przeciwnym wypadku przyjęcie oferty będzie stanowiło jedynie zobowiązanie do zawarcia umowy przyrzeczonej.
Odwołanie oferty
Co do zasady, odwołanie oferty powinno zostać złożone w tej samej formie, w której nastąpiło przyjęcie oferty. Jeżeli oferta była złożona w formie cyfrowej, jej odwołanie można złożyć za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Pełnomocnictwo ogólne
Pełnomocnictwo ogólne wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc jego elektroniczny odpowiednik wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu SimplySign.
Pełnomocnictwo
Pełnomocnictwo w konkretnej sprawie, np. odebranie towaru z magazynu przez wskazanego kierowcę, o ile przepisy prawa lub inne okoliczności nie wyszczególniają formy szczególnej dla czynności, której dotyczy zakres pełnomocnictwa, może zostać podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.
Umowa o ustanowieniu zastawu
Elektroniczna umowa o ustanowienie zastawu (tzw. zastaw zwykły), musi zostać zawarta na piśmie z datą pewną. Datę pewną zapewania kwalifikowany znacznik czasu, dołączany do podpisu kwalifikowanego. Wówczas za datę pewną ustanowienia zastawu przyjmuje się datę opatrzenia dokumentu podpisem.
W przypadku umowy zastawniczej (tzw. zastaw rejestrowy) występuje obowiązek sporządzenia jej na piśmie pod rygorem nieważności, a więc i w tym przypadku jej cyfrowy odpowiednik wymaga podpisu kwalifikowanego.
Umowa dostawy, umowa kontraktacji
Umowę dostawy lub umowę kontraktacji należy podpisać korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednak, jeżeli obie strony mają status przedsiębiorcy, wówczas na podstawie art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego do podpisania obu rodzajów umów można także wykorzystać podpis elektroniczny Autenti.
Umowa rachunku bankowego
W celu założenia rachunku bankowego, na podstawie przepisów prawa bankowego art. 52 ust.1, w celu ustanowienia umowy na piśmie jej cyfrowy odpowiednik należy podpisać certyfikatem kwalifikowanym.
Umowa leasingu
Umowa leasingu powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 7091 Kodeksu cywilnego) Cyfrowy odpowiednik umowy leasingu wymaga więc skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Ugoda
Zawarcie ugody w większości przypadków nie wymaga zachowania określonej formy, a więc elektroniczna ugoda może zostać podpisania za pomocą podpisu Autenti.
Wyjątek stanowią sytuacje, gdy przedmiot ugody wymaga przeniesienia prawa własności, np. przeniesienia prawa własności nieruchomości (np. magazynu, placu manewrowego, składu itd.), w której to należy zastosować formę aktu notarialnego.
Poręczenie
Wystawienie poręczenia wymaga zastosowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc elektroniczne poręczenie należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgłoszenie wypadku w pracy
Zgłoszenie wypadku w pracy może przyjąć dowolną formę, w tym formę dokumentu elektronicznego podpisanego e-podpisem Autenti.
Składanie deklaracji VAT, CIT, JPK
Deklarację VAT, CIT, JPK składaną przez osobę fizyczną należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W przypadku działania w imieniu przedsiębiorstwa (osoby prawnej) należy skorzystać wyłącznie z podpisu kwalifikowanego.
Sprawozdania finansowe
Sprawozdanie finansowe należy przygotować w formie elektronicznej i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości).
Pozwy Sądowe
Obecnie w sposób elektroniczny, można składać cyfrowe pozwy sądowe jedynie w elektronicznym postępowaniu upominawczym, tzw. e-sądem. Pozew, np. związany z nieopłaceniem faktury za zlecenie transportowe można złożyć za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego dostarczanego przez e-sąd. Pozew złożony w trybie cyfrowym może dotyczyć (w uproszczeniu) roszczenia pieniężnego, którego wymagalność nie przekracza 3 lat przed złożeniem pozwu, a doręczenie nakazu zapłaty nastąpi na terytorium Polski.
Korekta faktury
Wystawienie korekty faktury nie musi być podpisane elektronicznie, jednak w celu zapewnienia większej wiarygodności dokumentów finansowych zaleca się podpisywanie ich podpisem elektronicznym.
Instrukcje BHP
Instrukcja BHP, np. instrukcja bezpiecznego poruszania się po placu manewrowym, może być sporządzona w dowolnej formie. Obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie jej pracownikom. Ułatwieniem będzie sporządzenie jej w formie cyfrowej i przekazanie mailem, np. za pośrednictwem platformy Autenti.
Wystawienie noty korygującej i akceptacja noty korygującej
Nota korygująca wymaga akceptacji ze strony wystawcy faktury (art. 106k ust. 2 ustawy o VAT). Akceptację można uzyskać m.in. poprzez złożenie podpisu pod akceptacją noty korygującej przekazanej za pośrednictwem platformy Autenti.
Zawarcie umowy ubezpieczenia osobowego i ubezpieczenia majątkowego
Zawarcia umowy ubezpieczenia osobowego i/lub majątkowego można dokonać za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jednak podmiot ubezpieczający zobowiązany jest potwierdzić zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. w formie polisy z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.
Umowa o zachowaniu poufności
Umowę o zachowaniu poufności można podpisać za pośrednictwem podpisu elektronicznego Autenti.
Potwierdzenie powierzenia mienia pracownikowi
Potwierdzenie powierzenia mienia firmowego pracownikowi, np. telefonu służbowego, samochodu, laptopa itd. można podpisać za pomocą e-podpisu Autenti.
Podpis kwalifikowany SimplySign czy platforma Autenti – z czego korzystać w przedsiębiorstwach i działach logistycznych?
Największą zaletą stosowania podpisów kwalifikowanych jest uniwersalność oraz możliwość stosowania niemal każdej sytuacji wymagającej podpisu odręcznego lub pieczątki firmowej. W przypadku umów wadą jest konieczność zachowania równoważnego podpisania dokumentu, a więc podpis kwalifikowany musi posiadać zarówno pracownik, (np. specjalista ds. logistyki) jak i również druga osoba.
Mimo to podpis kwalifikowany jest najbardziej wszechstronnym narzędziem prawomocnego podpisywania cyfrowych dokumentów i doskonale zastępuje podpis odręczny przy kontakcie z magazynami, dostawcami, firmami spedycyjnymi, centrami logistycznymi, portami ale również podczas wymiany dokumentów z administracją publiczną, w wewnątrzfirmowym obiegu dokumentów oraz podczas zawierania prawomocnych umów elektronicznych B2B.
Jak na tle podpisu kwalifikowanego wypada podpis elektroniczny Autenti? Zarówno dla wewnątrzfirmowych działów logistyki jak i przedsiębiorstw logistycznych największą korzyścią platformy Autenti jest brak konieczności weryfikacji tożsamości, tak jak ma to miejsce przy certyfikacie kwalifikowanym. E-podpis Autenti ma węższe zastosowanie, ale dobrze sprawdza się jako narzędzie do cyfrowego podpisywania umów w logistycznych procesach wymiany dokumentów.
Co istotne Autenti to nie tylko podpis cyfrowy, ale również cała platforma do zarządzania dokumentacją elektroniczną i podpisami w organizacji. Dzięki temu w szybki sposób przejdziesz z papierowego archiwum do elektronicznego obiegu dokumentów, a intuicyjny proces składania podpisów na odległość współgra z globalnym zasięgiem pracy przedsiębiorstw logistycznych.
Sprawdź także:
- Ile kosztuje podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak odnowić podpis kwalifikowany SimplySign?
- Jak uzyskać rabat na podpis elektroniczny SimplySign?
- 10 przydatnych informacji dotyczących podpisu kwalifikowanego, które warto znać
- Czym różni się Profil Zaufany od podpisu kwalifikowanego SimplySign?
- Jakie są okresy wydania lub przedłużenia mobilnego podpisu elektronicznego SimplySign?
- Czym jest CRBR i dlaczego wymaga podpisu kwalifikowanego?
- Jak skonfigurować wizualizację e-podpisu w dokumencie PDF?
- Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla obcokrajowca bez PESEL?
- Dlaczego warto korzystać z mobilnego podpisu kwalifikowanego?
- Jak wydać podpis kwalifikowany dla dyrektora z danymi szkoły?
- Jak korzystać z podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej?
- Czym różni się firmowy podpis kwalifikowany od pieczęci elektronicznej?
- Podpis kwalifikowany w pracy HR – jakie kadrowe dokumenty elektroniczne podpisywać e-podpisem?
- Jak podpisywać podpisem kwalifikowanym dokumenty elektroniczne składane do eKRS?
