Dla firm

Jak usprawnić podpisywanie dokumentów w transporcie i logistyce?

Podpis elektroniczny wdrożony w procesach logistycznych ułatwia zawieranie prawomocnych umów na odległość. Przejście na tzw. tryb paperless jest jednym z elementów współczesnej cyfryzacji przedsiębiorstw. Warto jednak pamiętać, że nie każda usługa oferująca e-podpis spełni wszystkie potrzeby firmowe. Niektóre z umów wymagają bowiem pełnej autoryzacji właściciela podpisu, a część z nich nie jest objęta potrzebą posiadania podpisu kwalifikowanego.

Wdrożenie narzędzi “paperless” z podpisem elektronicznym przyśpiesza komunikację i wymianę niezbędnych dokumentów logistycznych. Jeżeli pracujesz w firmie, gdzie obieg dokumentów w wyniku pracy hybrydowej lub zdalnej spowalnia niektóre procesy – zapoznaj się z naszym porównaniem podpisu kwalifikowanego SimplySign z platformą cyfrową Autenti.

Jak działa podpis kwalifikowany SimplySign?

Certyfikat kwalifikowany SimplySign to uniwersalne narzędzie podpisu elektronicznego, które zastępuje podpis odręczny na dokumentach cyfrowych. Otrzymanie podpisu kwalifikowanego wymaga wypełnienia wniosku oraz przejścia procedury potwierdzenia tożsamości na podstawie ważnego dokumentu, np. w Punkcie Potwierdzania Tożsamości eSIGN.

Ważny podpis kwalifikowany wydawany jest na 1 rok, 2 lub 3 lata i pozwala podpisywać niemal każdy rodzaj pliku elektronicznego ( format podpisu XAdES), choć najczęściej wykorzystywanym formatem podpisywanych dokumentów elektronicznych jest PDF (format podpisu PAdES). Podpis SimplySign można złożyć zarówno na komputerze, jak i mobilnie za pośrednictwem smartfona.

Wizualizacja podpisu kwalifikowanego z logo firmy. Podpis elektroniczny złożony w dokumencie PDF, który automatycznie weryfikuje poprawność podpisu.
Wizualizacja podpisu kwalifikowanego z logo firmy. Podpis elektroniczny złożony w dokumencie PDF, który automatycznie weryfikuje poprawność podpisu.

Złożony podpis elektroniczny konserwuje dokument, jego ważność jest bezterminowa, a forma elektroniczna znacznie ułatwia obieg i archiwizację logistycznych dokumentów firmowych. Sprawdź, jak podpisywać dokumenty elektroniczne za pomocą podpisu kwalifikowanego SimplySign.

Jak działa platforma podpisu elektronicznego Autenti?

Podpis elektroniczny Autenti, a w zasadzie cała platforma do podpisywania, przesyłania do podpisu, zarządzania i archiwizowania dokumentów elektronicznych to rozwiązanie niewymagające dodatkowego potwierdzenia tożsamości. Podpis elektroniczny Autenti jest mniej uniwersalny pod kątem prawomocnego podpisywania dokumentów. Jednak wiele umów w procesach logistycznych można zawrzeć obustronnie za pomocą tego rodzaju podpisu, a brak konieczności posiadania e-podpisu przez drugą stronę doskonale wpisuje się w potrzebę zawierania dużej ilości umów z różnorodnymi stronami.  

Interfejs platformy podpisu elektronicznego Autenti. Platforma pozwala na podpisywanie, wysyłanie oraz śledzenie statusu podpisu drugiej strony w czasie rzeczywistym.
Interfejs platformy podpisu elektronicznego Autenti. Platforma pozwala na podpisywanie, wysyłanie oraz śledzenie statusu podpisu drugiej strony w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z platformy jest proste i nie wymaga od odbiorców dokumentu żadnych dodatkowych narzędzi. Wystarczy, że jedna osoba, np. specjalista ds. logistyki posiada konto Autenti PRO, aby wystawiać, podpisywać i przesyłać za pośrednictwem maila dokumenty elektroniczne do podpisu. Druga strona, np. pracownik magazynu odbierze email z dedykowanym linkiem do platformy Autenti na której bez konieczności zakładania konta czy posiadania jakichkolwiek narzędzi – złoży drugi podpis elektroniczny pod dokumentem. Sprawdź, jak podpisywać dokumenty elektroniczne za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Jaki podpis elektroniczny wybrać do podpisywania dokumentów logistycznych?

Wiele papierowych dokumentów wysyłanych pocztą tradycyjną można z powodzeniem przenieść do cyfrowego świata. Prawie każdy z nich podpiszesz prawomocnie podpisem kwalifikowanym. Dużą cześć najczęściej wykorzystywanych dokumentów logistycznych podpiszesz także podpisem elektronicznym Autenti. Sprawdź poniższy katalog dokumentów i zweryfikuj, czy warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie:

Umowa składu, umowa przechowania, umowa spedycji, umowa przewozu osób i rzeczy

Do zawarcia: umowy składu, umowy przechowania, umowy spedycji, umowy przewozu rzeczy oraz umowy przewozu osób wystarczy zastosowanie podpisu elektronicznego Autenti.

Podpis elektroniczny do umowy spedycji

Porozumienie faktoringowe z klauzulą eksportową

Porozumienie faktoringowe może zawierać zastrzeżenie ograniczające zakres faktoringu w zakresie eksportu do wyszczególnionych w umowie państw lub towarów i usług. Porozumienie faktoringowe w klauzulą eksportową można zawrzeć za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Podpis elektroniczny z klauzulą

Umowa użyczenia

Umowa użyczenia, np. przestrzeni magazynowej lub środka transportu może zostać podpisana elektronicznie za pośrednictwem podpisu Autenti.

Podpis elektroniczny z umową użyczenia

Przyjęcie oferty

Ofertę można przyjąć podpisując dokument podpisem elektronicznym Autenti. Wyjątek stanowią oferty, które wyszczególniają formę szczególną, tj. przyjęcie oferty będzie wiązać się z zawarciem umowy. W przeciwnym wypadku przyjęcie oferty będzie stanowiło jedynie zobowiązanie do zawarcia umowy przyrzeczonej.

Podpis elektroniczny na ofertę

Odwołanie oferty

Co do zasady, odwołanie oferty powinno zostać złożone w tej samej formie, w której nastąpiło przyjęcie oferty. Jeżeli oferta była złożona w formie cyfrowej, jej odwołanie można złożyć za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Podpis elektroniczny do przetargu

Pełnomocnictwo ogólne                                                                

Pełnomocnictwo ogólne wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc jego elektroniczny odpowiednik wymaga zastosowania kwalifikowanego podpisu SimplySign.

Podpis elektroniczny - pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo w konkretnej sprawie, np. odebranie towaru z magazynu przez wskazanego kierowcę, o ile przepisy prawa lub inne okoliczności nie wyszczególniają formy szczególnej dla czynności, której dotyczy zakres pełnomocnictwa, może zostać podpisane za pomocą podpisu elektronicznego Autenti.

Umowa o ustanowieniu zastawu

Elektroniczna umowa o ustanowienie zastawu (tzw. zastaw zwykły), musi zostać zawarta na piśmie z datą pewną. Datę pewną zapewania kwalifikowany znacznik czasu, dołączany do podpisu kwalifikowanego. Wówczas za datę pewną ustanowienia zastawu przyjmuje się datę opatrzenia dokumentu podpisem.

W przypadku umowy zastawniczej (tzw. zastaw rejestrowy) występuje obowiązek sporządzenia jej na piśmie pod rygorem nieważności, a więc i w tym przypadku jej cyfrowy odpowiednik wymaga podpisu kwalifikowanego.

Podpis elektroniczny dla zastawu

Umowa dostawy, umowa kontraktacji

Umowę dostawy lub umowę kontraktacji należy podpisać korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednak, jeżeli obie strony mają status przedsiębiorcy, wówczas na podstawie art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego do podpisania obu rodzajów umów można także wykorzystać podpis elektroniczny Autenti.

E-podpis dl kotraktacji

Umowa rachunku bankowego

W celu założenia rachunku bankowego, na podstawie przepisów prawa bankowego art. 52 ust.1, w celu ustanowienia umowy na piśmie jej cyfrowy odpowiednik należy podpisać certyfikatem kwalifikowanym.  

Kwlaifikowany podpis do umowy na rachunek bankowy

Umowa leasingu

Umowa leasingu powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 7091 Kodeksu cywilnego) Cyfrowy odpowiednik umowy leasingu wymaga więc skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Elektroniczne podpisanie leasingu

Ugoda

Zawarcie ugody w większości przypadków nie wymaga zachowania określonej formy, a więc elektroniczna ugoda może zostać podpisania za pomocą podpisu Autenti.

Wyjątek stanowią sytuacje, gdy przedmiot ugody wymaga przeniesienia prawa własności, np. przeniesienia prawa własności nieruchomości (np. magazynu, placu manewrowego, składu itd.), w której to należy zastosować formę aktu notarialnego.

Poręczenie

Wystawienie poręczenia wymaga zastosowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc elektroniczne poręczenie należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zgłoszenie wypadku w pracy

Zgłoszenie wypadku w pracy może przyjąć dowolną formę, w tym formę dokumentu elektronicznego podpisanego e-podpisem Autenti.

Składanie deklaracji VAT, CIT, JPK

Deklarację VAT, CIT, JPK składaną przez osobę fizyczną należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W przypadku działania w imieniu przedsiębiorstwa (osoby prawnej) należy skorzystać wyłącznie z podpisu kwalifikowanego.

E-podpis do CIT, VAT i JPK

Sprawozdania finansowe

Sprawozdanie finansowe należy przygotować w formie elektronicznej i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości).

Podpisywanie elektroniczne sprawozdań finansowych

Pozwy Sądowe

Obecnie w sposób elektroniczny, można składać cyfrowe pozwy sądowe jedynie w elektronicznym postępowaniu upominawczym, tzw. e-sądem. Pozew, np. związany z nieopłaceniem faktury za zlecenie transportowe można złożyć za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego lub podpisu elektronicznego dostarczanego przez e-sąd. Pozew złożony w trybie cyfrowym może dotyczyć (w uproszczeniu) roszczenia pieniężnego, którego wymagalność nie przekracza 3 lat przed złożeniem pozwu, a doręczenie nakazu zapłaty nastąpi na terytorium Polski.

E-podpis do pozwów sądowych

Korekta faktury

Wystawienie korekty faktury nie musi być podpisane elektronicznie, jednak w celu zapewnienia większej wiarygodności dokumentów finansowych zaleca się podpisywanie ich podpisem elektronicznym.

Instrukcje BHP

Instrukcja BHP, np. instrukcja bezpiecznego poruszania się po placu manewrowym, może być sporządzona w dowolnej formie. Obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie jej pracownikom. Ułatwieniem będzie sporządzenie jej w formie cyfrowej i przekazanie mailem, np. za pośrednictwem platformy Autenti.

Podpis kwalifikowany do BHP

Wystawienie noty korygującej i akceptacja noty korygującej

Nota korygująca wymaga akceptacji ze strony wystawcy faktury (art. 106k ust. 2 ustawy o VAT). Akceptację można uzyskać m.in. poprzez złożenie podpisu pod akceptacją noty korygującej przekazanej za pośrednictwem platformy Autenti.

Wystawianie noty korygującej

Zawarcie umowy ubezpieczenia osobowego i ubezpieczenia majątkowego

Zawarcia umowy ubezpieczenia osobowego i/lub majątkowego można dokonać za pomocą podpisu elektronicznego Autenti. Jednak podmiot ubezpieczający zobowiązany jest potwierdzić zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. w formie polisy z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego.

Umowa ubezpieczenia

Umowa o zachowaniu poufności

Umowę o zachowaniu poufności można podpisać za pośrednictwem podpisu elektronicznego Autenti.

Umowa poufności

Potwierdzenie powierzenia mienia pracownikowi

Potwierdzenie powierzenia mienia firmowego pracownikowi, np. telefonu służbowego, samochodu, laptopa itd. można podpisać za pomocą e-podpisu Autenti.

Podpis kwalifikowany SimplySign czy platforma Autenti – z czego korzystać w przedsiębiorstwach i działach logistycznych?

Największą zaletą stosowania podpisów kwalifikowanych jest uniwersalność oraz możliwość stosowania niemal każdej sytuacji wymagającej podpisu odręcznego lub pieczątki firmowej. W przypadku umów wadą jest konieczność zachowania równoważnego podpisania dokumentu, a więc podpis kwalifikowany musi posiadać zarówno pracownik, (np. specjalista ds. logistyki) jak i również druga osoba.

Mimo to podpis kwalifikowany jest najbardziej wszechstronnym narzędziem prawomocnego podpisywania cyfrowych dokumentów i doskonale zastępuje podpis odręczny przy kontakcie z magazynami, dostawcami, firmami spedycyjnymi, centrami logistycznymi, portami ale również podczas wymiany dokumentów z administracją publiczną, w wewnątrzfirmowym obiegu dokumentów oraz podczas zawierania prawomocnych umów elektronicznych B2B.

Dodany graficzny podpis (parafka) do dokumentu elektronicznego. Wizualiacja podpisu elektronicznego SimplySign.
Choć podpis kwalifikowany wymaga potwierdzenia tożsamości, posiada on szerszy wachlarz możliwości podpisywania dokumentów elektronicznych.

Jak na tle podpisu kwalifikowanego wypada podpis elektroniczny Autenti? Zarówno dla wewnątrzfirmowych działów logistyki jak i przedsiębiorstw logistycznych największą korzyścią platformy Autenti jest brak konieczności weryfikacji tożsamości, tak jak ma to miejsce przy certyfikacie kwalifikowanym. E-podpis Autenti ma węższe zastosowanie, ale dobrze sprawdza się jako narzędzie do cyfrowego podpisywania umów w logistycznych procesach wymiany dokumentów.

Co istotne Autenti to nie tylko podpis cyfrowy, ale również cała platforma do zarządzania dokumentacją elektroniczną i podpisami w organizacji. Dzięki temu w szybki sposób przejdziesz z papierowego archiwum do elektronicznego obiegu dokumentów, a intuicyjny proces składania podpisów na odległość współgra z globalnym zasięgiem pracy przedsiębiorstw logistycznych.

Wizualizacja podpisu w karcie podpisów Autenti. Podpis elektroniczny został potwierdzony pieczęcią elektroniczną Autenti
Platforma podpisu elektronicznego Autenti to cały ekosystem pozwalający tworzyć, podpisywać elektronicznie, przekazywać do podpisu i archiwizować umowy w firmowym i zewnętrznym obiegu dokumentów elektronicznych.

Sprawdź także:

home.pl wspiera rozwój firm w Internecie

home.pl jest największym w Polsce dostawcą usług internetowych dla klientów biznesowych i indywidualnych. Jako członek globalnej grupy United Internet firma jest liderem branży również w Europie.

#wspieramyrozwójfirm